高速公路档案管理现状与改进措施

高速公路档案管理现状与改进措施
发布时间：2023-02-15T07:07:07.491Z 来源：《科技新时代》2022年9月18期作者：龚素婷
[导读] 档案管理是高速公路档案管理的前提条件，有着一定的实践价值，
龚素婷
广东开阳高速公路有限公司
摘要：档案管理是高速公路档案管理的前提条件，有着一定的实践价值，论文对于如今国内档案管理的情况进行研究，根据其管理特征与标准，针对档案管理工作做出简单说明，从而制定有效的改进措施。

关键词：高速公路；档案管理；现状
经过三十年的发展，档案管理始终是高速公路管理的主要构成部分。

档案管理作为一种长期性活动，应当构建健全的规则章程，管理人员应该及时发现上述问题并有效解决。

档案工作规范化、标准化是推动档案管理现代化发展的主要环节。

1高速公路档案管理现状
档案不仅能够体现出高速公路交通状况，以及后期公路设计的主要资料，并且还是优化组织管理的主要基础，逐步变成当前决策、业务管理与学术分析的主要材料，有着一定的参考与保存作用，应当对其展开科学的分类管理和存档，对于各种档案材料进行合理使用，必定能够推动高速公路的管理与发展。

然而，如今大部分收费管理站所，没有意识到档案管理的重要性，关于档案的搜集、整理和归档，没有安排专业的人员完成这项工作，也就造成档案分类和归档不够科学，并且一些地区并未设置独立的档案管理场所，各类档案大多由对应的办公室与部门进行管理，也就造成档案资料未实现统一管理。

当部门员工离职或者移动办公场所时，造成资料的遗漏，加上兼职人员变动，以及档案分类标识不明，造成资料过多而缺乏有效使用，造成档案作用不能完全体现出来。

同样地，因为档案管理观念的不强，大部分高速公路均是选择重藏轻用的管理形式，并未关注档案的使用，较少借助目前档案来找到并应对问题，从而导致资源的严重浪费。

另外，从高速公路收费档案类型进行分析，大部分管理部门的文书档案占比较高，业务档案要求不断优化。

从档案载体角度进行分析，以纸质档案为主，其他类型的规模不大。

显而易见，这种情况不仅无法跟上业务发展的要求，并且无法满足信息化背景下对于档案管理与使用的要求。

2高速公路档案管理制度要求
2.1档案管理制度
对于高速公路来说，在档案管理过程中应当选择业务管理两级机制，资料的搜集、分类和归档应当在档案工作管理部门的统一带领下展开，由其进行组织管理。

其业务管理分成站、科两级，对于业务发展中产生的各种收费和车辆交通监测监督资料，根据站、科两级做出管理。

只要是属于站级业务管理的材料，由不同科室进行搜集和归纳，并且按期向站级进行归档，从而实现集中管理。

只要是属于科级业务管理的材料，由不同科室进行搜集、归纳和归档，并且由科室进行管理。

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在对于业务展开分级过程中，应当根据整体性、综合性、研究性和学术性方面的需求做出分类，站级档案不仅能够包含可以体现业务整体能力的资料，并且能够包含在基本数据监测数据中产生的具备较强保管价值的档案材料，这种资料应当能够体现出主要业务的管理能力。

2.2档案安全性要求
如若想要确保档案的安全，则应当根据要求确定相应的库房，并且安排专门人员进行管理，建立完善的档案管理机制，相关人员在查询资料过程中需严格遵守规则章程，未经允许不得进入。

同时，应当重视库房的防火、防潮措施，而且制定有效的安全预案，管理人员需按时对于档案加以检查，找到问题需迅速上报，出现事故迅速解决，而且进行对应的记载，这是为了保证档案的安全性。

[2] 另外，在档案管理过程中，需要关注其有无涉密，把绝密档案与普通档案分开进行管理，应当增强对于涉密档案的保管，如若需要查看绝密资料，则需根据要求完成手续办理，避免随意查看，如若发生泄密情况，应当迅速找到其中的因素，采取对应的措施，并且相关人员需拥有较强的政治素养、责任感与保密观念，涉密档案按照其级别采取有效的安保措施。

3高速公路档案管理的改进措施
3.1档案的科学分类
按照高速公路档案专业性服务性的特征，需要逐步扩大档案资料搜集范畴，提高资料搜集、归纳、存档的效率与质量。

而科学分类就是根据部门标准，结合高速公路管理的现实状况，根据不同部门、内容等方面的差异，分成不同类型。

通常而言，档案分成党群、精神文明、行政与人劳四种，这是为了更好地进行划分与搜索，另外一方面，应该重视案卷装订质量，在对于档案进行归纳整理时，其中不得带有金属物品，在面临案卷受损情况时需迅速恢复，从而实现规范化管理。

在对于照片资料进行整理时，安排专门人员对于归档范围、保存时间、具体编号等对于办公室员工开展专业的培训活动，从而提高整理质量与效率。

根据便于保持照片档案的内在关系、便于保存使用的要求，对于图片清楚并具备重要价值的图片，根据保管时间的差异进行归纳整理，对于图片保存时间较长的年份，根据不同类型做出排序处理。

针对图片不多的年份，根据时间进行排列，而且根据六要素做出文字描述，保证能够直观反映出图片的现实价值。

根据资料保存要求，确保室内温度与湿度保持合理水平，并且要求安排专门人员进行清洁，保证资料不会受损。

档案搜集仅有利用合理划分，才能更好地查询和使用。

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3.2档案资料的编研
规范化、标准化是推动档案管理现代化建设的关键所在，大量实践经验说明，尽管文书处理和档案管理的内容存在差异，然而仍然具备独立性。

因此，二者存在密切关系。

所以，对于相关人员来说，应当增强系统思维观念，在实践过程中，确保文书处理的规范化和标准化，做好各种基础任务。

类似公文的重复和立卷组合的混乱是影响档案规范化和标准化的主要方面。

而推动档案工作规范化、标准化发展的本质目的就是提高档案资料的使用价值，确保案卷的全面性，还有搜集使用的便利性。

而确保立卷归档的科学性，不仅能够应对问题，并且能够达到目标，具体来说，以本单位产生的文件为主的要求，不只是在实践过程中产生并长期实施的一种原则，并且也是实现档案现代化的一大要求。

正确掌握文件立卷归档的界定原则。

只有实现目前文件时期任务的，才能够进行立卷或者归档，而并未实现的则无法归档，在高速公路收费站就是每年做出归档，不然必定将影响档案管理的效率。

确定立卷归档的重点与实现科学的立卷分工。

应该在科学的立档原则引导下明确其中的重点内容，在实践过程中应当重视区别文件和材料，做到具体问题具体研究，这是为了尽量减少管理的庞杂性，提升档案使用的质量与成效。

在归档过程中不仅应当明确重点和主次关系，让不该归档资料不致混进，并且应当避免文件的遗漏。

尤其是在立卷环节，应当将相同类型且存在内在关系的文件资料归档在同一卷中，确保相同问题的全面性，能够查看相同问题的整个解决环节，进而在提升档案使用价值之时，能够确保档案的全面性，从而为档案的规范化管理打下一定的基础。

3.3档案管理的信息化建设
借助信息化平台的构建，能够提高档案管理的自动化水平，随着网络时代的来临，人们对于信息需求有着便利、迅速、准确等特征，对于管理人员来说，需借助先进技术对于档案资料进行有效管理，增强信息化发展。

在高速管理过程中，相关人员需配合上级领导对于主要问题做出科学决策，为高速公路管理各种工作快速上交档案资料，从而提高管理效率与质量。

[4] 4结语
高速公路档案管理工作作为一种长期性任务，不仅应该结合部门运作情况，并且应该跟上时代发展的步伐，借助计算机技术、互联网技术等方式对于档案资料加以管理，从而开启档案管理的新时期，使得档案管理能够跟上高速公路的建设脚步，实现共同发展。

参考文献
[1]候建来.加强重点工程档案建设之建设,档案学通讯,2001（6）.
[2]李国栋.档案管理学[M].北京：高等教育出版社,2000(3).
[3]钟锦红.完善建设工程档案管理工作的八个建议.广东科技,2007（9）.
[4]郎淑琴.浅谈社保档案管理现状和工作分析[J].科技视界.2013(22)。