秘书的工作职能

秘书写作的表现手法
一般写作的表现手法
记述
叙述 描写
秘书写作的表现手法
多用说明，少用议论；
多用记叙，少用描写； 基本不用抒情。
抒情
说明 议论
（一） 文稿撰拟
秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种表达领导和管理 意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。秘书在撰拟文稿的过程中 应注意以下几个方面： （１） 要明确自己代笔者的地位。秘书在撰稿过程中必须认真领 会和准确表达组织和领导者的意图，不允许掺杂个人利益取向而与 领导和管理目标相悖。在公务文稿形成中，组织和领导是立意者， 文稿表达内容的确定者、相关权责的承担者，是文稿的作者；秘书 是领导和组织意图的表达者、代笔者，承担的是忠实、准确、规范、 按时限表达之责。 （２） 要准确使用规范的文种。要根据行文目的、对象、内容、 行文关系和行文规范，选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求 草拟成文。
（二） 文书运行
（４） 文书运行中智能辅助的渗透性。秘书操办文书 运行，主要
是在文书运行各环节中从事办公事务辅助。但在收文 中的分办、拟
办，发文中拟稿、审核等环节，有不少都需要秘书发 挥参谋作用， 进行智能辅助的机会和空间。若秘书将智能辅助渗透 到这些环节中
去，对领导者签发、批办等决定是极有针对性的补益，
（三） 文书整理
【案例】 秘书科长指导秘书小石整理公司来客登记簿时， 看到小石的来 客登记簿按客人的姓氏笔画排列，让小石将已经排好 的客人名单按 他所在公司的笔画顺序排列重排，小石不理解，认为 都是一样的， 科长说：这些来访的客人，是代表他们所在的公司来 我们公司洽谈 业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他 们现在所在的
办公事务辅助在秘书职能活动中是大量的、经常性的、基础 性的。秘书办文、办会、办事在整个秘书职能活动中要占全部工 作时间和精力的三分之二左右，所以说是大量的；这类工作是每 天或每周、每月往复出现的，所以说是经常性的；秘书的参谋智 能辅助和综合协调辅助不少都渗透和包容在办公事务辅助中或者 与办公事务辅助相配合，所以说是基础性的。因此，从事秘书工 作的人，首先必须要尽职尽责地完成办公事务辅助工作任务。办 公事务辅助主要包括办文、办会、办事，以及办公环境管理等， 它是领导活动和管理组织运转不可缺少的辅助和服务环节，它对 领导工作和管理运作的效率和有序性、规范性有着不可低估的影 响。
一、办 文
办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。 自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工作 服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。文字产生之后，国家行 使其统治权力、管理主体行使其管理和支配权，都必须以文书为载 体并以文书为重要依据。即使在高度集权的封建君主时代，君权的 行使也需要秘书性官吏的辅助和操办，在办文的过程中也必然存在 秘书性官吏不同程度的参谋建议的智能辅助。随着社会的发展，文 书应用的范围越来越广泛，数量和要求也不断地提高。因此，办文 成为了秘书工作极为重要的业务内容。即使在信息化社会，使用了 网络化的文字处理技术后，采用以计算机为主要工具的秘书办文， 也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。
（三） 文书整理
文书立卷的范围，也是文书归档的范围，主要包括： （１）本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的， 具有一定查 考利用价值的文书、电报、会议文件、内部文件、电 话记录、会议 记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、 声像材料等； （２）上级机关发来的与本机关业务有关的决议、决 定、指示、 命令、重要通知、通报、条例、规定等；
（一） 文稿撰拟
（４）要反复进行认真修改。公务文稿的修改过程是领导与其秘书主辅配合、 紧密合作的过程。领导者提出修改的指导性意见和修改要求，在关键性观 点和提法上也可亲笔修改；秘书则应在篇章、结构、文字语言上反复仔细 修改，既要使领导者满意，又要符合规范要求。 （５）要有可靠依据。法治社会要求依法行政、依法经营管理。 ①秘书草拟公务文稿必须以国家法律、法规及有关规章制度为 依据，与相关方针政策保持一致，要遵从行业管理规范、公文规范、 保密规范等。②秘书撰拟文稿时必须有可靠的信息依据，特别对有 关数据、事实、人物、地点、时间、绩效等，要反复核对，做到准 确无误。③务实求真是有效进行管理和领导工作的关键，也是秘书 准确草拟文稿的关键性要求，在这方面的任何疏漏和失误，都会造 成不良的影响。④秘书草拟公务文稿必须以组织公利目标为依据， 文稿的具体内容必须与组织的整体公利目标保持一致，必须与相关 文件内容相协调，这样才能保持组织运转的有序性和整体性。
办理文书是秘书部门的传统工作。 （1）起草撰写公文及公务应用文。 （2）文书处理，包括收文和发文。 （3）文书的立卷归档工作。 （4）信息工作，包括信息简报、内参编写、材料整理。
【案例】
（一） 文稿撰拟
方老师原是一中远近闻名的才子，不仅自己经常在报刊上发表文章， 而且他教的学生，个个语文成绩优秀，特别是作文写得好，经常在省市 中学生作文竞赛中拿名次。由于书教得好，被提拔到市教育局当了科长， 又由于会写文章，又选任为陈书记的秘书。陈书记的儿子就是方老师教 出来的，考入了国家重点大学中文系。陈书记出于对老师的尊重，对方 秘书仍然称方老师。 方老师第一次为陈书记写讲话稿，是他至今难忘的。陈书记向他交代 写作意图、主要观点和有关材料。他表面虚心在听，心里却在想，写文 章还用你来教我吗。虽然他十分自信，但毕竟是第一次给县委书记写讲 话稿，必须一炮打响。于是他熬了两个通宵，反复修改润色。改好后自 己又读诵了几遍，直到自己完全满意，才算完稿。 开会那天，方老师坐在台下，准备欣赏陈书记宣读他笔下的杰作。只 见陈书记把讲话稿放在桌上根本没有打开，开口就说：“今天我讲８个 字，第一个字是……”８个字全是讲话稿上没有的，整场讲话内容完全 按 “８ 个字”展开。半个钟头后，台下响起雷鸣般的掌声。方老师给惊 呆了，但心里又很不服。讲语言、讲结构、讲文采，我写的哪点不如他？ 为什么……
（二） 文书运行
文书运行包括收文和发文两个程序化运行过程。 收文程序的主要环节有： 签收—登记—分办—传阅—拟办—批办—承办— 催办—注办
发文程序的主要环节有：
授意—拟稿—审核—签发—复核—缮印—校对—用 印—登记—封发 文书运行可根据机关规模、文件流量、沟通往来
（二） 文书运行
（１） 程序的有序衔接性。收文和发文程序中的各个 环节都要环 环紧扣，不能随意颠倒顺序，不能相互脱节，不能任 意增删，不能 重叠混乱；要分工明确、责任到人，运行制度化、规 范化，要确保 无差错运行，做到及时、准确、高效。 （２） 领导与秘书的主辅协同性。无论收文还是发文， 都是领导 与秘书协同完成的。领导者负责收文中的批办和发文
（一） 文稿撰拟
（６） 要有精益求精认真负责的态度。秘书草拟公务文稿，不是 个人感受的随意宣泄，而是组织和领导意图的郑重表达，不仅限于 笔下成文或键盘点击，而且要全面、透彻地领会和理解领导的意 思，综合收集处理有关资料、准确把握相关依据，是精心构思，认 真撰拟的过程。在这一过程中，若发现材料不足、依据不准、立意 领会不清等问题，就必须反复做事实调查、文献调查、专家咨询或 请示领导者等，不得有半点马虎。草拟公务文稿体现了组织者和领 导者对执笔秘书的信任，准确表达是秘书应尽之责。执笔秘书只有 认真负责、精益求精，才能不辜负领导和组织的信任。
（三） 文书整理
（３） 凡需要在立卷中组合在一个案卷中的文书，必 须在其自然
形成过程中有一定联系，并按其一定规律组成案卷； 没有一定联系
不存在一定规律的文书不能组合在一个案卷中。 （４）通过文书立卷所组成的案卷是文书档案的基本 保管单位，又 为文书档案的价值鉴定、数量统计、编制检索工具打 下了基础；单
（二） 文书运行
【案例】 张秘书请李副总到阅文室看机密文件。李副总说：“我正忙着 哩，请你把文件送到我办公室来吧。”按规定，重要机密文件应在 阅文室看，但领导说了，张秘书只有送了过去。李副总说是看了就 还过去，没有签字，后来又外出开会去了。几天后，上级要收回那 份文件。张秘书找李副总收回文件，可李副总把此事忘得一干二 净，说是他没拿此文件，是不是张秘书自己弄丢了。秘书若丢了机 密文件，可是个大事故，急得张秘书满头大汗，四处寻找。后来， 还是在李副总办公室里找到了它。张秘书这才体会到，办文无小 事，必须按照规章制度办事。 问题： ★在对机密文件的传阅中张秘书错在哪里？
秘书写作的特点
代单位立言，非个人意愿
集体成果，非个人创作
上司授意——秘书拟稿——上司审核；秘书不署名
内容真实、实用、客观，符合政策
有针对性，能解决实际问题，符合法规政策。
语言流畅、平实、简洁、规范
不允许语言风格个性化；用单句、陈述句和判断句。
讲究文体格式
正式公文按照《国家行政机关公文处理办法》要求（掌握15种 公文格式）
（一） 文稿撰拟
（３） 要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达。公 务文稿特别是公务文书，是决策、执行、谋求合作、经营管理的工 具，文字表达上稍有偏差若不能得到修正，其产生的负面影响是难 以估量的。 领导人讲话稿的草拟，不仅要忠实于领导者的授意，而且在语 言运用上还要充分考虑到领导者的个人风格、听众的特征及场合、 气氛渲染及感召力等。秘书草拟的讲话稿要使照稿演说的领导者演 讲时感到自然流畅，是自己的思想，便于自己的情感表达；要使听 众感受到领导人真实思想的流露和领导人人格的魅力；要使演讲者 与听众产生情感的交融进而形成共识。这样才算出色地完成讲话稿 草拟的任务。要达到这种境界，草拟文稿的秘书没有高超的文字表 达水平是不行的，对其领导者没有全面、透彻的了登记簿上“刘 钢”这么简 单的两个字，在科长的头脑里竟包含了这么多信息。 她以为只要把
刘钢的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成
了“文件整理” 工作。 （《一个外企女秘书的日记》）
（三） 文书整理
文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理， 主要包括文书 立卷和案卷归档。文书立卷是指将已经办理完毕的、 具有一定查考 利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征 和一定的规律 组成案卷。它是整理和保存文书的一种重要方法。案 卷是有关某一 问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件 材料的组合体。
秘书的工作职能
第一节 办公事务辅助
秘书是为领导工作服务的，其工作职能必须围绕着领导工作需 要展开。概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服 务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。从这个意义上讲，秘书职 能范畴是： （１） 具有从属性。它从属于直接服务对象———领导者的职责 和职权范围。 （２） 管理辅助性。无论何级何类的领导者，都有确定的管理范 围，秘书的职能范畴，就是在领导者的管理范围内发挥辅助 作用的空间。 （３） 既有近身综合辅助的确定性又有领导需要差异的选择性。 开展正常的领导活动，就必须借助会议、文件、处理事务等 形式以行使职权，必须依据信息进行沟通以实施管理，这就 需要秘书办文、办会、办事、沟通信息等职能辅助。
他带着迷惑去听与会干部讨论陈书记的讲话。干部们对陈书记 讲的“８ 个字”记得清，理解得透，并能与各自的实际工作紧密地 联系起来。方老师这才服气了。 事后，方老师见了陈书记感到有些惭愧。陈书记笑着说：“方老 师，你的文稿很有文采，但不对路，不要紧，慢慢就会对路的。” 方老师为了将文稿写“对路”，仔细学习了不少文件、讲话稿， 认真地分析各种应用文体的风格，虚心地向领导和老秘书请教，经 过很长时间的努力，他才认为自己在秘书写作上能够得６０分了。 问题： １．方老师反复润色的讲话稿为什么没有被陈书记采用？ ２．怎样才能写出与领导“对路”的文稿？
（三） 文书整理
文书立卷的原则是保持文书间的历史联系，区别保 存价值，便 于保管和利用。这一原则是把握文书立卷的标尺，并 从文书立卷的 结构、质量、目标提出了原则性要求。根据这一立卷 原则，我国文 书立卷的方法常用的有按问题特征、时间特征、文种 特征、作者特 征、地区特征和通讯者特征六种特征立卷。这六种特 征立卷的方 法，符合我国文书档案工作的实际，鲜明地反映出文