管理员工档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司员工档案的管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档
案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的档案管理，包括人事档案、劳动档案、培训
档案、考核档案等。

第三条公司档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和可追溯性原则。

第二章档案收集与整理
第四条档案收集
1. 新员工入职时，人力资源部门应负责收集其相关档案材料，包括身份证、学历
证明、资格证书、劳动合同等。

2. 员工在任职期间，如有变动，应及时更新档案材料，如职务变动、薪酬调整、
奖惩记录等。

3. 员工离职时，应将其档案材料整理归档，包括离职证明、交接清单等。

第五条档案整理
1. 档案材料应按照档案分类标准进行分类，确保档案的有序性。

2. 档案材料应按照时间顺序排列，便于查阅和利用。

3. 档案材料应装订整齐，封面标注档案名称、编号、卷号、页数等信息。

第三章档案保管与利用
第六条档案保管
1. 档案室应配备专门的档案柜，确保档案存放安全。

2. 档案室应定期对档案进行防潮、防虫、防火、防盗等安全措施。

3. 档案室应建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。

第七条档案利用
1. 员工本人及其授权代理人可查阅本人档案。

2. 公司内部各部门因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经档案管理人员审批后方可查阅。

3. 查阅档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。

第四章档案销毁
第八条档案销毁
1. 档案材料在保管期限届满或因其他原因需要销毁时，应进行销毁。

2. 销毁档案前，应填写《档案销毁清单》，经档案管理人员和相关负责人审批后方可销毁。

3. 档案销毁应采用安全、环保的方式进行，确保档案信息安全。

第五章奖励与处罚
第九条对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，公司给予表彰和奖励。

第十条对违反本制度，造成档案损坏、丢失或泄露的个人，公司将依法依规进行处罚。

第六章附则
第十一条本制度由公司人力资源部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起实施。

【注】本制度仅为示例，具体内容需根据公司实际情况进行调整。