电子文件管理20120528

Oracle Oracle是美国Oracle(甲骨文)公司推出的关系数据库系 统，它是目前主流的广泛使用的数据库系统之一。作为大型 的数据库系统，Oracle数据库提供了完整的数据管理功能， 主要作用于大、中型应用系统、C/S（客户端/服务器）、 B/S（浏览器/服务器）系统中的服务器端。对于数据量大、 并发操作多、实时性要求高的系统，服务器端的数据库一般 都选择Oracle 数据库。

二、电子文件信息的游动性和共享性 电子文件信息与其存储的载体之间是可游动的，不再 具有物理意义上的固定实体状态，也不再有固定的物理位 置，它可以方便地从一个载体转移到另一个载体，只要应 用计算机系统的复制和移动功能，任何存储在计算机上的 电子文件可以被复制或移动到另一个载体，甚至一个电子 文件的信息可以分别存储在不同在载体上。归档、管理电 子文件工作重要的是对电子文件信息内容的管理和保存， 而不是纯粹的对电子文件存在载体的保管。 电子文件在计算机网络系统上传输可以使万里之遥空 间化为十指键盘之间。在计算机上查阅到的电子文件、档 案，可能是存储在单位电子文件服务器，也可能存在他乡 异国档案馆的服务器上。一份纸质文件，只能在同一时刻 ，同一地点让接触到它的人利用，一份电子文件可以通过 复制为多个利用者同时提供利用。
三、输入设备 常用的文字、图像输入设备包括键盘、鼠标、扫描 仪、数码相机等。 声音输入设备包括话筒、音频采集、转换器等。 影像输入设备包括摄像机、视频采集、转换器等。
四、输出设备 输出设备（Output Device）是计算机的终端设备， 把各种计算结果数据或信息以数字、字符、图像、声 音等形式表示出来。 常见的有显示器、打印机、绘图仪、影像输出系统、 语音输出系统等。

操作系统的型态多种多样，不同机器安装的OS可从 简单到复杂，可从手机的嵌入式系统到超级电脑的 大型操作系统。目前微机上常见的操作系统有DOS 、UNIX、LINUX、Windows等。
二、系统操作基本要求 现以Windows操作系统为例，列出应用计算机管理档 案应该熟练掌握的基本技能： 1、计算机系统的启动与关闭 2、文件存储 注意工作文件不要存放在系统盘！ 3、应用软件的运行与关闭 使用桌面快捷方式，或点击“开始”-“所有程序”要启用的应用软件。 4、磁盘与文件夹目录浏览查看的方式 有时遇上插入移动硬盘或U盘检测不到，无法打开的 情况，可右击“我的电脑”，点击“管理”-“磁盘管理 ”，右击增加的磁盘，添加盘符就可以了。

一、电子文件的非直读性和依赖性 电子文件信息存储到载体和还原显示信息内容必须 依靠计算机技术，电子文件信息与产生电子文件的计算 机技术密不可分，它不能离开生成它的计算机技术环境 而独立存在，更不能不使用计算机技术环境而识别电子 文件的信息内容。 电子文件受存储的载体和软硬件系统环境因素影响， 使电子文件的信息发生改变。如，随着文字处理软件和 操作系统的发展，仅几年以前产生的电子文件，因软件 升级或操作系统改变，不能真实地还原或根本无法读取。 再如以前广泛使用的软盘，现在由于读取软盘的硬件已 被淘汰，软盘中的电子文件也无法读取。
东莞市档案局档案信息技术科梁志峰二一二年五月??第一章第一章计算机基础知识与技能要求计算机基础知识与技能要求第二章电子文件概述电子文件概述第三章电子文件管理电子文件管理第四章电子文件归档电子文件归档第五章归档电子文件保管归档电子文件保管第六章电子文件利用电子文件利用??第二章??第三章??第四章??第五章??第六章?从计算机管理档案目录电子文件归档管理的角度结合档案管理和电子文件归档管理的相关规定现简述档案工作者须知须会应知应会的计算机相关基础知识和应该熟练掌握的计算机操作技能

计算机网络技术飞速发展，在档案部门也得到了很好 的应用。现以我局的若干业务系统举例。 例1：虚拟档案室 作用：在完善的电子政务网络或光纤专线上建立虚拟档案 室管理平台，使各立档单位相对独立进行档案管理，同时 降低了各立档单位的软硬件购置和维护成本。 （1）档案数量不多、规模不大的市直单位可向我局申请 开通虚拟档案室，直接在虚拟档案室上归档，不必安装档 案管理软件及配置存储等硬件。 （2）各镇、街及下属单位较多的部门，可安装网上档案 管理系统，可实现按权限多人归档、多人查阅等功能，并 可直接指导、监督下属单位的归档工作。
第一节 电子文件的概念 在国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子 文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中 形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网 络上传送的文件。”

电子文件的两个基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机或数字化加工设备 生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示， 因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所 有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与 其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数 码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特， 需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器 （包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通 信网络进行传输。
一、文字与表格处理软件 金山WPS Office办公组件：WPS文字、WPS表格、 WPS演示 微软Office办公组件：word文字处理、excel表格 处理、powerpoint幻灯片制作与演示 要求熟练掌握文字输入、编辑、排版等操作， 熟悉表格、ppt制作。 二、图像浏览软件 ACDSee、AERSee等。
1998年，我局开始使用广东万维博通公司开发 的档案管理系统，2002年系统升级为文档管理系 统，2005年上半年，系统升级为数字化网上档案 管理系统。近年来，在此基础上建设了馆务管理系 统、多媒体管理系统等。 当前市面上的优秀档案管理软件很多，如清华 紫光、东软集团、上海中信、珠海泰坦等公司都有 开发很优秀的档案管理软件。但服务响应、专注程 度、性价比、数据兼容等角度考虑，建议选择广东 万维博通的档案管理软件。


以我局为例，简要介绍数据保护的一些措施。 1、对核心数据，配置快速恢复系统。 2、配置虚拟磁带库，对所有服务器数据做好备份， 现用的策略是每周一次完全备份，两次增量备份。 3、所有的存储（包括服务器硬盘和磁盘阵列）均采 用了RAID技术，尽量保证数据不丢失。
档案管理软件是基于数据库技术开发的应用软件。 档案管理软件的基本要求： 1、符合档案规范。包括档案部门的政策法规、国 家标准、行业标准等。 2、安全可靠。能保证档案数据的安全，可实现自 动备份，档案系统稳定、可靠。 3、优质服务。要有规范、优质的售后技术支持与 服务。
三、图像处理加工软件 Photoshop图像处理软件、扫描仪配置的图像 扫描加工软件、AER图文管理员等。 有些档案管理软件支持档案扫描的图像文件直 接上传挂接，减轻档案人员的工作量。 四、其他 查杀病毒、网页浏览、电子邮件等都需要我们 在工作中熟练掌握。
一、数据库系统的基本概念 数据库系统是指一个具体的数据库管理系统软件和用它 建立起来的数据库。 数据：实际上就是描述事物的符号记录。 数据库：是数据的集合，具有统一的结构形式并存放于 统一的存储介质内，是多种应用数据的集成，并可被各个 应用程序共享。 数据库管理系统：一种系统软件，负责数据库中的数据 组织、数据操纵、数据维护、控制及保护和数据服务等， 是数据库的核心。
东莞市档案局档案信息技术科 梁志峰 二〇一二年五月
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章

计算机基础知识与技能要求 电子文件概述 电子文件管理 电子文件归档 归档电子文件保管 电子文件利用

从计算机管理档案目录，电子文件归档管理的角度， 结合档案管理和电子文件归档管理的相关规定，现 简述档案工作者须知须会、应知应会的计算机相关 基础知识和应该熟练掌握的计算机操作技能。
二、常用的关系型数据库 关系数据库，是建立在关系模型基础上的数据库，借助 于集合代数等数学概念和方法来处理数据库中的数据。关系 模型由关系数据结构、关系操作集合、关系完整性约束三部 分组成。 现介绍两种在档案管理软件中常用到的关系型数据库。

SQL Server SQL Server是由微软开发的数据库管理系统，是Web上 最流行的用于存储数据的数据库。SQL Server 提供了众多 的Web功能，如对XML和Internet标准的丰富支持，通过 Web可以对数据进行轻松安全的访问，具有强大的、灵活的 、基于Web的和安全的应用程序管理。而且，由于其易操作 性及其友好的操作界面，深受广大用户的喜爱。
CAD文件 Word文件

例1：市府OA办公系统

例2：网上办事服务平台

例3：港澳通行证签注申请
二、数字化加工设备生成 (一)扫描：扫描仪将纸张上的文字、图像、图形、照 片等信息通过扫描的方式，输入计算机里面形成电 子文件。 (二)拍照：数码相机可以直接生成图像。又可以作为 档案数字化设备。 (三)采集：通过音频采集、视频采集设备将存储于录 音带和录像带上的模拟信息转化为数字信息。

例2：目录中心 作用：集中全市档案目录信息，实现资源集中管理，为监督 指导提供数据基础。

例3：监督指导业务管理系统 作用：及时发现归档存在的问题，实现网上监督指导。

例4：移动办公平台 作用：通过VPN登录政务网公文流转系统，实现移动办公。


一、网络安全 网络安全是指网络系统的硬件、软件及其中数 据受到保护，不受偶然的或者恶意的破坏、更改、 泄露，保证系统连续可靠地运行，网络服务不中断 的措施。 二、电子文件信息安全 目前用于维护电子文件的真实性、安全性的技 术，主要有密钥技术、签署技术、消息认证、身份 验证、防护墙、防写处理、加水印等技术措施。 在管理策略上，可采用异质异地备份、存用分 离的管理方式。

当前市面上的扫描仪各种各样，适合档案数字化的 主要是平板扫描仪和高速扫描仪，具体选择主要根 据需要数字化的档案数量。
我局从2005年开始，每年安排专项经费采取外包 形式进行馆藏档案数字化处理工作。截止到2011年 底为止，完成了330余万页馆藏档案的数字化处理工 作，约50万页档案正在进行数字化处理。 各个单位进行档案数字化处理加工可参考《东莞 市数字化档案室建设指引》（东档〔2009〕34 号 ） 。这份文件可在我局主办的东莞市政府公开信息查阅 中心（）中找到。 各单位二〇〇〇年以后形成的永久、长期、三十 年的档案应有步骤进行档案数字化工作。
一、中央处理单元 中央处理单元（CPU），简称微处理器，是计 算机的核心，负责处理、运算计算机内部的所有数 据。
二、存储设备 （一）主存储器（内存）是大规模集成电路芯片， 运行速度快，但容量有限。目前一般计算机用1G或 2G，服务器用4G、8G或16G。
（二）辅助存储器：
每台计算机都需要配备辅助存储器来存储信息，一般是 用硬磁盘，320G、500G、1T等。服务器会用到磁盘阵列、 光盘阵列等存储设备。 《电子文件归档与管理规范》规定“本标准推荐采用的 载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、 可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件 长期保存的载体”。 光盘很经常用作数据的保存介质，目前也出现所谓 “档案级光盘”，如 JVC国际档案级光盘等，号称使用寿命 可超过100年，但光盘是近十年才发展起来的，实际使用寿 命还有待实践检验。建议对刻录数据的光盘不定期抽查，检 查其可用性；若干年翻刻一次，保证光盘数据可读可用；对 重点数据的保存选用异质备份等安全手段。
一、操作系统简介 操作系统（Operating System，简称OS）是管理 电脑硬件与软件资源的程序，同时也是计算机系统 的内核与基石。 操作系统的功能包括管理计算机系统的硬件、软件 及数据资源；控制程序运行；改善人机界面；为其 它应用软件提供支持等，使计算机系统所有资源最 大限度地发挥作用，为用户提供方便的、有效的、 友善的服务界面。
5、文件与文件夹操作 6、文件搜索 7、语言和字体 8、打印机、网卡等设备安装 9、安全防护 存储档案数据的计算机应当专机专用，设好计算机系 统启动密码（一般由不少于8位的字符和数字组合构成） 、档案管理系统的登录密码（不少单位的档案人员使用档 案系统安装的初始密码，必须改为自定义密码）。 10、了解档案管理软件的安装要求和方法 档案数据不可放在系统盘，定时做好备份。 Nhomakorabea

第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件 的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是 电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文 件与其他形式文件的共同点。 从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个 概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是 以数字信息为特征的文件。
第二节 电子文件产生的途径 一、计算机系统生成 在办公自动化、计算机辅助设计（CAD）、 电子政务、电子商务等领域通过办公系统或各类 业务信息系统形成各种类型电子文件。