物业档案的整理

第三节物业档案的整顿
一、物业档案全宗的划分
物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、有关场地实行专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。

根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的所有档案应当构成一种物业档案全宗。

物业公司自成立之日起，就是一种新的立档单位，在其基本职能没有发生重大变化，只是职能或工作范畴的扩大或缩小、内部机构的调节等状况下，其变化前后形成的档案仍属于一种全宗。

如，物业公司属下的其中一种管理处因业务因素要移送给此外一间物业公司管理，部分档案因此也移送出去，但这种状况并不影响原物业公司全宗。

管理处(社区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一种全宗，而属物业公司全宗的一部分。

在该管理处(社区)转出时，将有关我司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系社区管理的档案可一并移送给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。

但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一种全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一种全宗。

如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即1990～1999甲公司全宗、1992～1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。

二、全宗内物业档案的分类
(一)分类的含义和规定
1.分类的含义
全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物业管理公司的所有档案提成若干类别，并构成体系，以利整顿、保管和运用的过程。

为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的根据。

所谓分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表达全宗内档案分类体系的纲要。

类目，是档案分类表的构成单元，是在性质上或特性上具有共同属性的档案的总称。

分类方案编制后不是一成不变的，在具体操作过程中可根据实际状况加以修正和补充。

2.编制分类方案的基本规定
(1)分类应当体现客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发，按照文献在物业公司或各管理处(社区)管理活动中本来形成的联系进行分类，最大限度地保持全宗内档案文献之间的历
史联系。

(2)分类应当具有逻辑性，即在构思分类体系时，应当有统一的分类原则和明确的类属关系。

分类方案中同级的各类地位相等，内容上互相排斥、不能互相包容。

(3)分类应当具有实用性，即便于保管、检索和运用。

要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。

(4)分类应当具有发展性，即在档案类目的具体设立上，不仅要考虑到既有的档案状况，还要进行科学预测，充足估计到也许浮现的新类目，使档案分类类目的设立留有合理的扩大发展的余地。

事物是不断发展的，物业公司的业务范畴也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的档案也将不断的丰富。

在编制分类大纲时，应充足结识这一点，给类目留有一定的发展空间。

(二)分类的作用
物业公司管理着一定规模的物业，业务范畴广，设立的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，如果不按照档案之间的异同或联系把它们辨别成若干类别，就无法立卷、保管和运用。

再者，在新的形势下，档案机制必须进一步到平常的业务工作中去，对全宗内的档案进行分类，可以指引业务部门的文献材料按类别积累、归档。

因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。

(三)编制分类方案的指引文献
物业公司属于非生产型的公司。

在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档案局制定的《工业公司档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类措施执行。

《工业公司档案分类试行规则》适合一种全宗内所有档案的分类整顿，编制目的是解决公司档案实体的分类整顿和排架管理，属于档案实体分类。

其选择的分类原则充足考虑了公司档案实体所反映公司的职能活动，遵循公司活动的特点和档案的形成规律。

(四)编制分类方案的环节
1.在编制物业公司分类方案之前，必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文献材料)进行全面的理解和掌握
综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等多种职能部门；公司下一级是各物业管理处(社区、大厦)和公司开办的公司。

办公室产生公司行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；经营部产生经营管理档案；租赁部租赁管理档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案；工程部产生基建档案、修缮档案。

对于我司与否设立有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、运用价值、运用频率都应在编制分类方案之前理解清晰。

2.根据1991年国家档案局颁发的《工业公司档案分类试行规则》的分类原则，以物业公司的所有档案为对象，以公司的重要管理职能为原则划分一级类目
《工业公司档案分类试行规则》设立10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。

根据目前物业公司的职能范畴，物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。

这些一级类目能涉及物业公司的所有档案，即全宗内的所有档案都能找到相应的大类。

《工业公司档案分类试行规则》中规定声像、照片或其她非纸质载体形式的档案一般不单独设立类目，可视其内容特性同纸质档案相应分类编号。

但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的规定，视档案管理实际操作的以便限度，增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。

这种状况下，物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。

但凡属归档范畴内的文献材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。

3.根据一级类目各自的特点分别设立二级或如下类目
二级或如下类目的设立要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目，反之则不需要再设立下一级类目，以免分类方案复杂化。

(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式，再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。

房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按与否为业主细分业主和租户，也可不再细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁，或不细分；修缮类可细分也可不细分。

(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其她。

(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。

(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。

(5)会计档案可按会计文献形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其她。

(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。

这三大类下二级类目的设立可参照《公司档案分类与组卷实用参照》中的附表《工业公司档案分类表》进行。

(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等，不同载体可再按专项(内容)细分。

(8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。

4.对物业档案分类类目进行标记，即编制物业档案的分类号
分类号，是指类目的简要编码，标记各级类目的符号，可固定所有类目的先后顺序和明确一种类目在分类体系中的特定位置，以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

标记物业档案分类号，是指根据物业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一种特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。

如“9”表达“会计档案”；“9.1”表达“会计档案”的下位类“财务报告”。

同一全宗内不能有相似的分类号。

详见物业公司档案分类表(表3-5-1)。

三、物业档案的立卷和编号
(一)立卷的含义
立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文献组合成案卷，即档案基本的保管单位。

立卷是档案整顿工作的基本内容之一，它的作用在于揭示档案文献之间的联系，使文献更加系统化，条理化，便于保管和运用。

案卷由两部分构成：一是通过整顿的文献材料自身，二是整顿过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。

卷内目录是指案卷内登记文献及其排列顺序的目录，一般排列在文献材料之前。

卷内备考表是指阐明案卷内文献状况的表格，一般排列在文献材料之后。

案卷有装订和不装订两种形式。

物业档案的案卷有文字材料型(如党群工作类档案)、图样材料型(如基建档案)、图文混合型(如修缮档案)、声像材料型(如照片档案)等四种类型。

(二)各类档案的立卷措施
物业档案全宗由11大类档案构成，各类档案的内容各不相似，其立卷措施更是各有千秋，但各类档案的立卷都要遵循物业档案文献材料的形成规律，保持案卷内文献材料的有机联系，并要便于保管和运用。

1.物业管理专门档案
(1)租赁档案
租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其有关文献材料为一种立卷单位。

如租赁合约签订的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文献材料构成一种案卷；如租赁合约签订
的租赁地址为2503～2509房，我们便将有关2503～2509房的租赁文献材料构成一种案卷。

原租赁关系解除后，房屋再次出租，所签订的租赁合约及其有关文献材料应此外构成新的案卷。

同一房屋单元的不同步期构成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起。

租赁档案案卷内文献材料的排列按结论性材料在前、根据性材料在后；中文译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。

如：组卷时应将租赁合同排在最前面。

(2)住户(租户)档案
以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内一种房屋单元的住户资料，涉及有关入住手续、家庭概况等文献材料构成一种案卷。

这里的“一段时期内”指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的时间段，对于不同的房屋单元其时间段长短不同。

同一房屋单元的不同步期构成的住户档案在实体排架上并不集中在一起。

住户(租户)档案卷内文献材料准时间顺序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。

(3)修缮档案
以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内同一单元的修缮材料构成一卷；如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。

同一房屋单元的不同步期构成的修缮档案在实体排架上并不集中在一起。

修缮档案案卷内文献材料的排列同样按结论性材料在前、根据性材料在后；译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。

(4)物业房产档案
以社区或管理处为立卷单位。

2.设备、仪器档案
以一种或一套设备、仪器为立卷单位。

设备、仪器档案按根据性材料——设备、仪器开箱验收——设备、仪器安装调试——设备、仪器运营维修——随机图样排列。

随机图样也可单独立卷。

3.基建档案
以一种项目或一项工程为立卷单位。

基建档案按根据性材料——基本性材料——工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)——工程施工——工程竣工验收排列。

4.科研档案
以科研课题为立卷单位。

科研档案按课题立项阶段——准备阶段——研究实验阶段——总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广应用阶段排列。

5.行政管理档案
行政管理档案按年度——问题——保管期限进行立卷，即将同一年度形成的同一问题且同一保管期限的文献材料构成一卷。

卷内文献材料按问题、时间或重要限度排列。

跨年度的请示与批复放在复文年立卷，无复文则放在请示年立卷；跨年度的规划、筹划放在内容针对的第一年立卷；跨年度的会议材料放在会议揭幕年立卷。

密不可分的文献材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文献的历次稿依次排列在定稿之后；决定性文献材料在前，根据性材料在后。

6.经营管理档案
同行政管理档案。

7.党群工作档案
同行政管理档案。

8.声像档案
声像档案涉及照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片等特殊载体档案。

对这部分档案立卷时应先将不同载体形式的档案分开，同一载体形式的档案根据实际状况按专项(问题)进行分类后再立卷：
(1)照片
以张为单位立卷。

照片的底片应单独整顿与寄存，照片和阐明一同整顿和寄存。

一般应以照片的自然张为单位编写阐明，一组联系密切的照片应加总阐明。

(2)录音、录像带
以盒为单位立卷。

如果同一内容分录了数盒，应统一编一种案卷号，每盒再编案卷分号。

(3)计算机磁盘
以盘为单位立卷。

如果同一内容分录了数盘，应统一编一种案卷号，每盘再编案卷分号。

(4)缩微胶片
以卷为单位立卷。

以上各案卷的排列准时间先后进行。

9.人员档案
以个人为立卷单位。

卷内文献材料的排列先按材料类别再按形成时间先后进行。

人员档案卷内文献材料可提成10大类：(1)履历材料；(2)自传材料；(3)鉴定、考核、考察材料；(4)评估岗位技能和学历材料(涉及学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评估技能的考绩、审批等材料)；(5)政审材料；(6)参与中国共产党、共青团及民主党派的材料；(7)奖励材料；(8)处分材料；(9)招用、劳动合同、调动、聘任、复员退役、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；(10)其她可供组织参照的材料。

10.会计档案
会计档案按形式——年度——保管期限进行立卷，即将物业公司形成的会计档案，先按财务报告类、会计账簿类、会计凭证类、工资单或其她四种形式分开，再按会计年度分开，最后按永久、定期(25年、、、5年、3年)等不同保管期限分别立卷。

案卷顺序号按属类内(财务报告、会计凭证、会计账簿、工资单及其她)年度流水编号。

卷内文献材料准时间顺序排列。

11.荣誉档案
先按荣誉档案的形式进行分类，以件为立卷单位。

(三)卷内文献的编码
案卷内文献材料均以有书写内容的页面编写页号。

页号编写位置：单面书写的文献材料在右下角编
写页号，双面书写的文献材料，正面在右下角背面在左下角编写页号。

页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清晰。

案卷封面封底、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

装订形式的案卷，采用大流水方式编写案卷页号；不装订形式的案卷，两页以上的单份文献应单独装订和单独编写页号。

不装订案卷内的文献应逐件加盖档号章。

档号是指档案馆(室)在整顿和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有记录监督作用。

档号的构造分为三种：第一种构造为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号；第二种构造为：全宗号——类别(分类)号——案卷号——件、页(张)号；第三种构造为：全宗号——类别(分类)号——项目号——案卷号——件、页(张)号。

物业档案可采用第三种构造，一案一号，全宗内不容许有相似的档案号。

档号章位置在每件文献首页的右下角，其内容、格式、尺寸及填写规范如下：
1.全宗号
档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。

2.类别号
即类目号，分类号，标注各级类目的符号。

3.项目号
租赁、修缮、住户、房产、工程、课题、设备等档案的代字或代号，具体可引用有关管理部门编制的项目代号。

如一种物业公司可用该公司所管辖的各管理处(社区)的代号作为租赁档案或修缮档案的项目号。

4.案卷号
案卷排列的顺序号。

5.件号
案卷内文献的顺序号。

(四)填写案卷封面
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。

外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。

1.党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、科研档案案卷封面的填写。

式样见表3-5-2，其内容及填写规范如下：
(1)案卷题名案卷题名应简要、精确揭示卷内文献材料的内容。

(2)编制单位填写案卷内文献材料的形成单位或重要责任者。

(3)编制日期填写案卷内文献材料的起止日期。

(4)保管期限填写划定的保管期限。

(5)密级根据保密规定填写。

(6)档号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。

(7)档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号，同全宗号。

(8)缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。

无缩微业务的单位此项可留空。

2.物业管理专门档案案卷封面的填写。

式样见表3-5-3～表3-5-6，其填写规范如下：
(1)房屋座落。

填写房屋所在行政区、路、街、门牌号码、管理处(社区)、房号。

(2)出租人。

填写房屋产权所有者姓名。

(3)承租人。

填写承租房屋者姓名。

(4)住户。

填写房屋使用人(承租、出租人)姓名。

(5)全宗号、分类号、项目号、案卷号、编制单位、编制时间、缩微号、保管期限、密级填写规范同档号章或表3-5-2的填写规范一致。

3.人员档案案卷封面式样见表3-5-7。

4.照片、录音、录像带、计算机磁盘案卷封面内容参见表3-5-8。

5.会计档案案卷封面式样见表3-5-9。

填写规范如下：
(1)全宗名称、类别、全宗号、案卷号、保管期限、案卷标题。

(2)起止时间。

填写卷内文献的起止时间。

(3)卷内页号。

填写卷内文献的起止页号。

(4)目录号。

填写案卷所属分类目录的号码。

(五)填写备考表
卷内备考表要标明案卷内文献材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要阐明的问题。

如更改档案或补充档案材料都可在此反映。

式样见表3-5-10。

(六)编制案卷脊背
会计档案的案卷背脊式样见表3-5-11。

内容涉及全宗号、目录号、案卷号、类别、期限、册号等。

其她类别档案案卷脊背可编也可不编，其内容涉及有案卷题名、档号。

式样见表3-5-12。

(七)文字材料型、图纸材料型、图文混合型案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式；案卷内不同尺寸的文献材料要折叠为统一幅面；案卷装订时必须去掉金属物。

1.装订方式：对齐左下角，采用三孔一线的措施把案卷封面、封底、文献材料、卷内目录、卷内备考表装订牢固，并在封底绳结处粘上封纸，盖上骑缝章。

行政管理、经营管理、党群工作档案、会计档案一般不用补充文献材料，可采用装订形式进行管理。

2.案卷不装订时，其卷内文献材料要按卷内目录的编排顺序排列有序，并装入案袋或卷夹内。

房产物业管理档案、基建档案等可采用不装订形式进行管理。

(八)案卷的入盒
案卷装订或装袋后，必须装入卷盒内保存。

1.物业管理专门档案、党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、人员、科研档案
卷盒尺寸采用310ｍｍ×220ｍｍ，其厚度可根据需要分别设立30，40，50，60ｍｍ的规格，在盒盖翻口处中部应设立绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。

卷盒封面项目涉及全宗名称、类目名称、年度、卷数、保管期限，式样见表3-5-13。

其填写规范与案卷封面同。

卷脊项目涉及年度、类别号，项目号，案卷起止号，式样见表3-5-14。

其填写规范如下：
(1)年度。

填写盒内文献材料的起止年份。

(2)卷数。

填写盒内所装案卷的数量。

(3)起止卷号。

填写盒内案卷的案卷起止号。

(4)其他项目的。

填写措施同软卷皮格式。

2.会计卷盒封面和背脊内容格式可参照以上案卷封面和背脊格式，并将项目号改为目录号。

3.照片、录音、录像带、计算机磁盘卷盒封面内容同其案卷封面内容。

(九)编目移送
文献材料组卷后要按照档号顺序编制案卷目录。

案卷目录随档案一并移送。

四、物业档案案卷目录的编制
(一)案卷目录的含义
案卷目录是著录全宗内所有案卷的内容与成分等状况，并装订成册的一种检索工具。

它是按照一定的规则编排而成的档案条目组合，是档案管理、检索、报道的工具。

物业档案全宗内案卷目录一般有案卷总目录、案卷分类目录、案卷专项目录等三种类型。

(二)物业档案案卷总目录的编制
物业档案案卷总目录是物业管理档案案卷的总登记账，其目的重要是为掌握物业档案数量与物业档案基本内容，便于记录管理。

案卷总目录涉及如下项目：
1.总登记号
物业公司档案管理部门对接受的档案，按照归档时间顺序，以案卷为单位登记的流水编号。

2.归档时间
案卷归档的实际时间，按年、月、日填写。

3.案卷题名、档号、编制单位、编制日期
按照案卷封面上已填写的内容填写。

4.份数、张数
按照案卷备考表内注明的文献份数、文献总页数填写。

5.变更状况
填写案卷管理过程中多种变更状况。

6.备注
填写针对本案卷需要阐明的事项。

案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本，一般不具有查找功能。

物业公司可根据实际状况选择编与不编案卷总目录。

(三)物业档案分类目录的编制
物业公司档案分类目录是以全宗内一级类目或二级类目、三级类目为基本单元，以该类目的案卷为登记单位，根据案卷已整顿排列顺序进行流水登记的档案目录。

案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别：其一，分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序和揭示不同类别档案的成分，并记录各类档案的数量，并且便于案卷的查询和提供运用检索服务。

其二，案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序，而分类目录是根据各类目内案卷排架顺序进行登记案卷的分类顺序号。

物业公司档案分类目录的项目与案卷总目录项目基本相似，重要有分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、变更状况、备注。

分类顺序号填写该分类内的案卷排列顺序号，其她项目与总目录填法一致。

具体到不同类目其分类目录的编制各不相似。

1.行政管理档案、党群档案、经营管理档案、基建档案、科研档案、设备档案、声像档案可各自编制案卷分类目录。

2.房产物业管理档案可按照二级类目或三级类目编制若干本案卷分类目录，如物业房产档案目录、物业公司租赁档案目录(物业公司商业租赁档案目录、物业公司住宅租赁档案目录)、物业公司修缮档案目录、物业公司业主档案目录。

3.会计档案按报表、账簿、凭证、工资单各自编案卷目录。

4.已故人员档案独立编制分类目录。

(四)物业档案专项目录的编制
物业档案专项目录是揭示物业管理全宗内有关某一专项的档案内容和成分的检索工具，属检索型目录之一。

它的特点是选题的灵活性，集中了有关某一专项的所有档案，不受案卷顺序号的限制，目的是通过该专项的核心词来检索档案案卷号及其她有关内容。

物业档案专项目录的项目与分类目录基本相似，不同的是专项目录将该专项的核心词排在表格的最前面，案卷号等其她项目相应的排在背面。

如物业公司租赁档案分类目录，其表格内各项目是按案卷号。