浅谈事业单位人事档案管理的现状及对策

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浅谈事业单位人事档案管理的现状及对策
★ 乔晶晶
随着我国社会的不断进步，传统的事业单位管理模式已经无
法满足业务发展的需要。

本文对人事档案管理的重要性和现状进行分析，提出了若干个事业单位人事档案管理的优化措施。

一、事业单位人事档案管理的重要作用
人事档案是我国人事管理制度的一项重要内容，是指以个人为单位，记录和反映个人工作经历和表现的考察性文件材料。

人事档案管理是人事管理工作的一项重要工作，能够帮助用人单位进行合理的员工分配，为选拔、录用、职称申报、社保等工作提供重要凭证性文件，是保证事业单位行政管理公正性，人事信息准确性的重要工作。

对事业单位从业人员的管理工作，如聘用、升降职、增减薪、评职考核、退休保险等，都是建立在完善的人事档案信息基础上的。

用人单位想要全面了解员工的受教育情况、工作经历、工作能力、奖惩情况，也都要依据人事档案中的记录文件。

二、事业单位人事档案管理的现状
1、事业单位领导层对人事档案管理的重要性缺乏认识
目前各地事业单位都建立了人事档案管理基本制度，也有专人对相关工作进行统一协调和管理。

但在实际操作过程中，部分事业单位领导人员对人事档案管理的重要性没有一个深刻的认识，认为人事档案管理工作仅仅是一些资料收集、保管和记录的事务性工作，对事业单位的业务发展没有实际帮助，更不能带动单位经济效益的提升。

这种意识普遍存在且由来已久，造成了事业单位人事档案管理得不到重视，服务质量自然难以得到保证。

2、对人事档案管理工作人员综合素养要求较高
人事档案管理是一项综合型的业务工作，业务量较大且事务繁杂，特别是在一些人员流动性较大的单位，人事档案的转入转出也很频繁。

这些都对人事档案管理工作人员的综合素质提出了要求，如业务熟练度、沟通能力、信息技术应用能力等。

3、人事档案管理缺乏信息化管理平台
人事档案管理信息化可以提高登记工作的准确性，也可以避免由于人工记录造成的误差，还能提高信息检索的效率，是提高人事档案管理服务水平的一个有效手段。

但在事业单位的人事档案管理工作中，由于一直沿用的纸质装袋保管制度，信息系统的使用并不广泛。

三、事业单位人事档案管理的优化对策
1、完善人事档案管理制度
虽然各事业单位都有一套为自己量身定做的人事档案管理制度，但由于制度的年代久远，其合理性和科学性难以保证。

提高事业单位人事档案管理工作服务水平的首要举措就是要完善人事档案管理制度。

要从事业单位当前的实际工作需要和人员构成出发，建立符合现阶段实际情况的规章制度。

人事档案管理制度要保证规范性，避免由于制度漏洞造成的人事档案损失；人事档案管理制度要公平公正，保证一视同仁，制度制定要得到一线工作人员和上级领导部门的普遍认可后才可施行；人事档案管理制度确定后就要严格执行，并施行配套的追责奖惩制度。

2、深刻认识人事档案管理的重要性
事業单位要把人事档案管理纳入日常工作计划，对该项工作的性质和重要性进行广泛宣传。

建立领导直接负责制，指派专门的领导来监督、指导人事档案管理工作。

制定人事档案管理工作的绩效考核制度，对人事档案管理部门和人员进行定期考核，根据工作完成情况给予一定的奖励或惩罚。

定期组织专家对人事档案管理制度进行可行性评估，修改不可行的制度内容。

3、加强人事档案的保密性管理
人事档案的机要管理是防止人事档案遗失、破损或泄露的有效手段，事业单位要根据国家规定制定机要管理制度：人事档案的保管地点要与公共办公区域分开；严格按照国家对人事档案的管理要求进行建造、存放和调转；人事档案保管地点的门窗要做加固处理，严格控制档案室和文件柜的门禁秘钥数量；档案的查阅、调转操作都要由专人负责，无关人员不得靠近和观看；对信息化的人事档案要进行加密处理，防止病毒、木马的入侵造成人事档案的泄露或遗失。

4、提高人事档案管理人员的综合素质
人事档案管理工作人员的综合素质直接影响了事业单位人事档案管理工作的服务水平。

必须通过多种手段来提高人事档案管理工作人员的综合素质，除了业务培训和思想教育外，还可以通过建立奖惩制度来保证人事档案管理人员的工作水平。

人事档案管理人员的选用应考虑单位的实际情况，优先选择工作年限较长，对业务较为熟悉的员工来担任人事档案管理员，避免由于人员流动对人事档案管理工作造成影响。

加大培训力度，对人事档案管理人员进行有针对性的培训教育，一方面是提高他们的业务水平和工作能力，另一方面也是通过岗前、岗中培训提高人事档案管理人员的思想境界和综合素质，保证人事档案管理工作的顺利进行。

要建立奖惩机制，规范人事档案管理人员的行为，保证人事档案管理制度的严格执行。

5、应用人事管理信息化手段
信息技术在各行各业的应用已经是大势所趋，事业单位人事档案管理也要积极引入信息化技术，借助网络、多媒体等先进技术来提高服务水平。

在建设人事档案管理信息系统过程中，要加强信息安全意识，通过技术手段来防护病毒木马等外部攻击，保证人事资料的可靠性和保密性。

四、结语
优化事业单位人事档案管理，提高相关工作的服务水平，必须要领导和员工都积极参与其中，充分认识到提高该项工作管理水平的重要性，去除无关紧要等麻痹大意思想，以认真、负责的工作态度，严格执行相关制度，这样才能保证该项工作顺利进行。

单位管理层要对人事档案管理制度进行反复研究，修改不适合时代特点的条款，建立行之有效的追责机制和奖励制度，保证制度顺利执行。

这样，通过所有人的努力才能够使事业单位档案管理工作的水平在本质上得到有效的提升，对事业单位的正常发展起到积极的促进作用。

（作者单位：内蒙古鄂尔多斯市教育体育局）。