纸质档案扫描系统操作规范

一、操作流程系统操作流程如下⒈档案整理对档案进行拆分、档号核实等档案准备的前处理工作。

⒉档案扫描使用扫描仪对档案进行扫描。

⒊图像修正检查所扫描图像的质量特别是检查图像是否清晰、有无缺页、影像方向是否正确。

⒋文件命名严格按照《文书档案目录数据交换格式与著录细则》DB35/T161-2002中档号的命名规则对生成的图像信息以相应的档号进行命名⒌数据对接建立目录数据和档案图像之间的一一对应关系。

⒍数据校对对扫描的图像与相应数据信息链接的准确性进行检查。

⒎刻录光盘将扫描的图像和相关的信息及时地刻录到光盘上一式三份异地保存。

⒏档案还原将拆分扫描的纸质档案重新装订恢复其原貌。

二、操作规范要求一档案整理⒈必须逐卷、逐份验收和检查档案以全宗为单位分类组成案卷案卷按顺序编号且有根据相应数据要求所建的目录。

无关和重复的文件要剔除有正式件的文件不扫描原稿。

⒉对影响扫描质量的装订物如订书钉、别针、其他固定器具、装订线要先拆除拆除原件的装订物时应注意保护原件。

如拆除后不能复原的珍贵原件应请示主管部门再决定是否拆除。

⒊破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复折皱不平影响扫描的原件应先用电熨斗熨平或压平后再进行扫描。

二档案扫描⒈认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。

⒉对每份文件的每页进行纠偏处理其左右歪斜偏差小2度。

⒊对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理以符合阅读习惯。

⒋对于除文字内容外纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。

⒌扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时应尽可能按原缝隙粘贴好再用平板扫描仪扫描。

⒍每一案卷纸质档案扫描完后扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。

⒎A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。

先将全部正面扫描并保存后再将全部反面扫描中间的白页也要扫描。

排序时每次将最后一页依次在双数页246……前插入即可直到最大页码数减2为止。

最后将文档中的空白页删除。

在实际操作过程中当全部页数少于21时可用缩略图中剪切与粘贴功能当全部页数大于21时可用CTRLE和数字键实现快速排序最后将空白页删除。

⒏R、G、B颜色过滤及其应用支持红、绿、兰三色过滤的扫描仪可以分别将纸张上的三种颜色之一过滤不扫描设置参数时应根据纸张的颜色选择过滤或不过滤。

例如纸张上的红色表格、表框、红头文件时不能选择过滤当红底黑字时就要选择红色过滤。

⒐纸张底色较浅字迹较深、黑、明显如毛笔字、碳素墨水字等时其明暗度应设为默认值0当纸面上有较多的表格时为了达到较好的效果应适当提高明暗度参数值推荐10-20。

⒑纸张底色较浅字迹较浅、淡、不明显如复写纸复写过和字、蓝色墨水、圆珠笔、铅笔字等时应适当提高明暗度参数值推荐20-30或者40-50。

⒒纸张底色较深纸面粗糙字迹较深、黑、明显如毛笔字、碳素墨水字等时为防止因亮度设置不当出现较多黑点时其明暗度应设为负值推荐-5到-10之间。

⒓因纸张超薄且背面又有字迹时扫描时为不让背面字迹扫描出来应将明暗度设为负值推荐-5到-10之间。

⒔卡纸的处理纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。

卡纸后该页应改用平板扫描并尽可能恢复纸质档案原状。

⒕平板扫描与ADF装纸
平板扫描一张其扫描时间为40秒ADF正常扫描时间为4秒。

因此应尽可能用ADF扫描以实现快速扫描对扫描较薄的纸张时应站立单张送纸连续扫描。

⒖A3幅面的纸张在A3扫描仪上扫描对于某些长度超过A3标准长度无法一次性扫描时应分为多次扫
描注意保证对应纸质档案内容的前部份或表头内容一致。

纸质档案幅面超过A3时暂不处理。

在对应扫描交接单上备注栏注明页码及页数如P1-33页。

⒗在某些文件的中间有可能会插入一些照片黑白或彩色扫描时将图像类型设置为灰阶256色。

⒘检查核对完后将当天影像数据上传到服务器保存。

三图像修正⒈扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI。

⒉图像画幅数要与扫描交接单上保持一致准确无误。

⒊每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。

⒋要保证画幅上的图像、文字完整清晰可读。

⒌对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数尽可能使图像能清晰识别。

⒍对每个画幅进行纠偏处理使其左右歪斜偏差小2度。

⒎对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理以符合阅读习惯。

对于除文字内容外纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。

⒏图像文件如非原件原因字迹或图像无法清晰识别应返工。

四文件命名馆藏纸质档案的每一文件都有一个与之相对应的唯一档号该档号也是每份文件图像的文件名应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》DB35/T161-2002中有关档号结构标准建立每份文件的目录数据和文件名。

命名标准其组成格式简单表述为全宗号4位—1位目录号3位—1位案卷号4位.1位分卷号2位—1位文件起始页号4位没有分卷时文件档号为18个字符有分卷时文件档号为21个字符如没有分卷0233-002-0004-0012 有分卷
0233-002-0004.02-0012 每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系实现档案目录数据与图像文件的对接。

五数据对接根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接对接过程中应通过参看原文内容看文件内容是否与数据所著录的内容一致图像文件与目录数据对接要做到准确无误。

目录数据著录内容与原件有偏差时应以原件内容为准。

六数据校对以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。

发现对接错误的文件应做好记录并通知有关人员及时进行改正。

一个全宗的合格率未达到95以上不予以验收。

七光盘刻录每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘。

刻录光盘时应注意图像信息的完整刻录完成后要进行质量检查。

质量检查的内容有图像文件能否打开文件数是否准确防止刻录失败。

合格的光盘用只读光盘复制两份异地保存。

八档案还原在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌做到安全且无遗漏。