人事档案改版工作“三字经”

人事档案改版工作“三字经”
中组部1991年3月颁布的《干部档案整理工作细则》将干部人事档案材料的载体定为16开型。

在2009年7月颁布的《干部人事档案材料收集归档规定》中明确将载体定为16开（长260毫米，宽184毫米）或国际标准准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文纸。

2012年6月中央组织部印发《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28号）文件中强调自2012年7月起全面推行干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297*210mm），由此人事档案材料改版工作全面推开。

[1]该项工作范围广、任务重。

江苏省作为人事档案管理先进省份，高度重视改版工作，2012年9月转发中组部28号文，省委组织部于2013年5月至7月间对全省二百五十多个机关、事业单位人事档案管理者进行培训与工作布置。

人事档案改版工作作为重中之重摆在了人事档案工作者面前。

本人所在学校也按照要求全面实施改版工作，工作中边实践边积累边总结，概况为准备、开展、自查三阶段的“三字经”，与同行探讨。

一、准备工作阶段“清”、“明”、“实”
加强组织与领导，思想认识要“清”。

干部人事档案工作是国家和党干部人事工作的重要组成部分，干部人事档案的规范、真实、完整是做好干部工作的基石。

档案改版整理工作从领导到专兼职档案员都必须高度重视，认清该项工作的重要性、清楚工作的要求、理清工作开展的流程，确保人事档案改版能井然有序进行。

加强档案员的学习，工作要求需“明”。

必须认真组织整档人员学习中央组织部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字[2012]28号）的精神及相关法律法规，如：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《干部档案工作条例》等，让管档人深入了解新规定，领会人事档案改版的精髓，切实掌握改版的技能，强化档案人员的岗位职责意识。

根据各单位人事档案工作实际，制定可行、有效的改版工作方案，明确改版各环节任务、明确责任人、明确标准，确保人事档案改版工作规范实施。

加强前期调研，准备要“实”。

在人事档案改版整理工作中，要涉及档案柜、档案盒、档案备用袋、打孔机等设备的更换，库房要进行相应的调整。

档案盒、档案柜更换数量较多、金额较大，因此之前的采购中要注意多咨询、多比较。

档案用品生产厂家较多，推荐上门的也比比皆是，从本市、本省，远至河北省涿州。

我单位从送货、物资补充、价格、服务等实际情况考虑，选择从本市档案用品门市部购买以上专用产品。

与供应商落实使用要求，及时沟通试用情况，确保改版用品能及时按要求到货。

另外，人事档案管理系统软件也要升级更新，这样方能打印出新要求中的“三龄两历一身份”表和A4版目录。

江苏省委组织部针对高校特点还专门设计了高校版人事档案管理系统，为做好高校人事档案管理提供了帮助。

改版单位要与软件公司做好沟通，尽快升级系统。

所有的软硬件准备工作都要认真考虑、细致落实，这样才能保证改版工作开展时得心应手。

二、开展工作阶段“严”、“准”、“全”
严格档案纪律。

在档案整理过程中，要涉及更换档案盒、档案标、备用袋、目录等，每一个细节都会直接影响到人事档案信息的外泄，要强化档案工作人员的职责意识，强化安全意识、保密意识，严格遵守、执行档案工作纪律，确保人事档案改版全过程在严格、安全、有序下进行。

本人工作中严格遵守“三要三不准”即：整档要有记录。

每天更换内容要进行必要的记载，如：档案盒几号更换***号至***号，一方面避免差错，另一方面有据可查；整档要有保护措施。

档案改版过程中必然会有查档、送档人员来档案室。

特别是小型管档单位，仅一管档人时，整档人员要将手中整理的档案妥善放置好，如关闭整档案室门、将档案收回档案柜中等，避免档案错拿、遗失、泄密。

库房钥匙要保管好。

整档过程中，有可能会抽调其他非管档人员来协助，但人事档案室的库房钥匙万不能人手一把，一定要专人保管，严格控制进出库房人员的数量，减少档案被破坏、涂改的人为因素。

三不准为：本人及亲属不准接触相关档案；非党员不准参与整档工作；无负责档案人员在场不准进行整档工作。

改版准确到位。

为确保改版工作高标准完成，我单位将改版整理工作分为六个阶段：（一）制作档案盒标签、备用袋标签；（二）更换档案盒；（三）修改原分类标、页码；（四）补充完善材料；（五）制作新版档案目录；（六）整理装盒。

每个步骤都是对现有档案的再审核过程，前两个过程技术难度较小，可操作性强，进展也相对迅速。

但到了第三阶段修改原分类标、页码时，就必须仔细甄别材料的有效性与准确性。

因人事制度的改革，各个时期形成的材料要求不一样，所以形成的材料也不一致。

如：之前将学生登记表归入一类履历材料中，现改为与学籍材料按时间顺序归入四类-1中；第二类新增加了报告个人有关事项材料；之前的“三龄一历表”改为“三龄两历一身份表”；九-1任免与九-2工资材料进行了调换等。

这些材料整理要求的改变，使个人的阶段性情况体现更集中、更完整、更详尽。

另外对未规定归档的多余材料也要进行剔除。

如我单位原材料中包含职称计算机考试证书、录取通知书等，这些材料在收集归档规定中没再提及，应及时取出，使人事档案内容精炼、准确。

这些阶段整理可采取分类集中调整、交叉审核、逐项逐类进行解决，保证人事档案改版整理准确到位。

材料尽量补全。

人事档案材料的收集是长效机制。

平时是普通收集和定向收集为主，此次改版整理就必须将突击性收集充分运用。

干部的奖惩、任用在后期形成的职称评审、干部任免表等材料中总有所体现，但与之相配套的奖励登记表、任前考察材料总是漏缺。

另外如工资调整材料不连贯也普遍存在。

因此必须重点关注这类特殊性材料的收集，需要与相关部门沟通，尽力补齐材料，保证人事档案材料的完整性，全面性。

三、自查工作阶段“勤”、“改”、“思”
改版工作中，各阶段需边工作边自查。

自查时要做到“三勤”：勤与上级主管部门沟通。

在遇到特殊问题和情况时，要主动求教于上级主管部门，绝对不能回避问题、自作主张处理问题，要争取上级的帮助与指导。

勤与兄弟单位交流。

在组织部培训时，每期培训班都制作了通讯录，人事档案工作者要运用多种联系方式，电话、QQ群交流工作经验，讨论工作中遇到的问题与困难，集思广益开展好工作。

勤于抽查。

按照中共江苏省委组织部《关于干部人事档案审核工作检查验收有关问题的通知》（苏组通[2005]29号）中规定，抽查的方法为：根据现职干部名册，按照总人数的1.5%左右的比例抽取档案。

省直机关企事业单位，抽查正职3分之2。

自查时各单位应适当提高抽查比例，保证改版的质量。

对在与上级主管部门沟通和与兄弟单位交流中发现的问题要知道一处立即改正一处，不能拖延。

抽查中发现了问题要及时通报，并进行整改，避免同样问题再度出现。

管理档案是手段，最终目的是为了充分利用，发挥档案的价值。

档案的每一次改革都是为了更好的服务于社会、服务于大众。

[2]人事档案改版工作之后紧接着的将是人事档案数字化，它使得纸质干部人事档案的受损率降低，查全率与查准率提高，档案流转更便捷。

而改版整理为人事档案数字化打下了良好基础，同时改版工作的开展与推进过程也有许多经验可以被数字化工作所借鉴。

因此，思考、总结人事档案改版工作全过程，分析两项工作的特点与联系，可以大大减少在数字化过程中的重复劳动，节约人力、物力、财力和时间。

人事档案改版工作是与国际接轨，与文书档案载体统一的体现。

伴随着信息时代的要求，干部人事档案必将揭开它神秘的面纱，成为重要的信息资源，被开发被利用。