会议管理系统的流程是什么

会议管理系统的流程是什么
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有很多会议的召开是有一定的准备额的，所以大部分的人都会想知道会议如何管理。

下面为您精心推荐了会议管理系统步骤，希望对您有所帮助。

会议管理系统流程
1、召开记者会：准备新闻稿及大会相关资料。

2、现场接待/工作人员预演：筹备委员会主要委员也应到场。

3、报到相关资料装袋：并安排运送至会场。

4、检视各场所布置：确认并现场验收。

5、各项节目、表演彩排：司仪或主持人也应到场。

6、会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机/单枪一一检视无误。

7、报到处/秘书处sep-up：报到资料及大会相关资料进场。

8、展览厂商进场：厂商报到并发给相关资料。

9、检视餐饮安排：再确认数量、菜单。

10、大会正式开始：根据工作流程表(run-book)进行每一项工作;每日工作结束后，主要工作负责人需集中总结当日工作有无任何缺失需即时改善，同时再预习第2天的工作流程。

大型会议管理流程
一、会前二个星期：
1、综合管理部召开内部全体会议，成立基地大型会议筹备小组。

2、会上明确会议目的，确定具体的召开时间与会议举办地点。

3、原则上，基地大型会议筹备小组组长由综合管理部经理担任，分配具体工作。

4、会议筹备小组下设：领导组、秘书组、材料组、宣传组。

(附
件1：职能图)文秘部落
5、领导组：制定工作进度表(附件2)，由组长统一控制会议筹备进度
6、秘书组： A草拟会议通知，经审批后下发各部、中心。

B回收会议通知回执，根据各部、中心参会人员名单制作会场座位图。

(附件3)
7、材料组：A购置会场需要的会议设备及装饰物品。

(如横幅、花卉、音响设备等) B根据秘书组制作的会场座位图，制作与会人员的桌签。

8、宣传组：明确报道主旨，有针对性的进行会议的前期宣传报道。

二、会前一个星期：
1、综合管理部召开筹备小组碰头会，由各组的负责人汇报一周以来的筹备落实情况。

2、领导组： A根据工作进度表的执行情况，对四个组的上周的筹备工作进行审核。

B在本周内确定此次会议的会议议程(如会议主持人选的确定、领导发言提纲的编写等。

) C最终确定会议的各类分发材料，将定稿交于秘书组，根据与会人数进行印制。

3、秘书组： A开始着手准备会议材料，进行大规模的印刷装订工作。

B制作会议签到本。

(附件4)
4、材料组： A对会场内的音频、视频设备进行系统的调试，力求在会议召开时达到最佳视听效果。

B对会场内座椅的排放、横幅的挂钉、座签及一些装饰物品的摆放进行最后的确认，力求达到舒适美观的效果。

5、宣传组： A继续对本次会议进行跟踪报道
三、会前3天
1、会议筹备小组在组长的带领下，对会议的所有筹备工作进行验收。

2、验收过程中任何一个筹备环节出现了问题，由领导组迅速制定解决方案，其他各小组协力解决，确保会议按时正常的召开。

四、与会当日
1、会议筹备小组全体成员在会前30分钟到会场，对各环节做最
后确认，应对可能发生的突发情况。

2、秘书组：A负责会场门前的接待工作。

(如签到、分发会议纪念品等) B在会场入座率达80%以上后，由秘书组出面安排与会领导集体入席。

C秘书组直接对与会领导负责，满足领导提出的要求。

3、材料组： A对会中所使用的音频、视频设备进行时时监控。

B 对与会人员直接负责，负责为有需要的与会人员提供纸张、铅笔、圆珠笔等会议工具。

C会议结束后的收尾整理会场的工作由材料组负责。

4、宣传组： A负责整场会议的照片拍摄或电视摄像工作。

B会议结束后的三天内，完成本次大型会议的新闻报道的编写、投稿等工作。

五、会议后三天：
在综合管理部内部例会上，对会议的筹备工作进行小结，查找筹备工作中出现的漏洞与不足。

会议管理流程包含要素
1、清楚地述会议的目标。

2、准备与分配会议议程与主题。

3、确定与会者名单(尤其是团队以外的成员)。

4、通知并再次提醒与会者，使其明晓会议的目的、时间、地点。

5、准备会议使用的场所以及必备的器材与文具。

6、建立或确认开会时共识或守则。

例如：会议准时开始，不准任何人迟到，别人在说话时不能打忿以及与会前需作准备等。

7、确实使议题都被处理，处理的方式是作成决议，延到下次再议或取消该议题。

8、记录重要的观点或决定，成员所被分派的任务。

9、记录非议程中所列项目以便下次讨论。

10、记录会议使用的时间、讨论的主题、完成的项目、作成的决定、与会者的姓名。