浅析传统纸质档案管理与电子档案管理的区别

信 息 技 术
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浅析传统纸质档案管理与电子档案管理 的区别
苏 晗 Biblioteka （ 依安县 畜禽屠宰 管理所 ， 黑龙江 依 安 １ ６ １ ５ ０ ０ ） 摘 要： 随着经济的不断发展 ， 各行各业都迎来 了发展 的契机。面对于这样的机遇 ， 很 多行业都在大力的改革 。我们处于一个信 息的 时代 ， 现阶段 的很 多方面进行 了普及 ， 其 中的电子 档案的管理在 不断的普 及 ， 与传统 的纸质档案 管理有很 大的区别， 与之相比较有更大的 优点， 面对于这些方面就是 我们前行 中的收获 。现阶段是普及的初 级阶段 ， 还有很 多的优 势的方 面没有被发掘 ， 在以后 的工作 当中需要我
们 进 行 不 断 的创 新 与 提 高 。 关键词 ： 档案管理 ； 电子文件 ； 信 息保护 ； 差异
我 国有着五千年 的悠久 的历史 ， 在发展的长河 中留下了一笔又 ３ ． ３ 电子文件在保管方式上 和传 统档 案有差异 。电子文件载体 笔宝贵 的财富 。在不同的时代都有着 自己的代表作。但是 ， 近代 ， 易老化变质及信 息多媒体 、 新 存贮介质 的产生 和发展 ， 都会影 响电 我 国长期处于半殖民地半 封建社会 的状态 ， 导致 了我 国各项事业 的 子文件 的长期可读性。 档案部门可以在接收到 电子文件后打 印出一 发展遇到了阻力 ， 很难与世界相接轨 。 改革开放以来 ， 不断的 向前 发 份纸质档案 以作备份 ， 但最终 的解决办法还是需要计算机技术 的发 展， 已经取得 了很大 的进步 ， 二十一世 纪 ， 我们 步入了信息 的时代 ， 展 和文件形成部 门的配合 ， 档案部 门在接收到 电子文件后对文件进 以通用 、 统一的格式存 储接收到的电子文件档案 ， 以便 我们在 各个领域都 开展 信息化管理 ， 档案管理也 不例外 ， 长期 以来 行格式转换 ， 人们对于档案管理不够重视 ，就导致了长期积累下 了很多 的问题 ， 将来 计算机技术发展后 ， 仍能读取 以前存储的档案 ， 保证信 息资源 这篇文章对 于相关 的方 面进 行 了剖析 ， 并且做 了鲜 明的对 比 ， 目的 方便利用 。 传统 的档案的保管主要是通过对纸制品资料 的存储进行 的， 也就是说 在管理过程 中必须要 占用 一定 的空间 ， 而且要严 格 的 就是为 了更 好的提高大家 的认识 ， 从而促进 行业 的发展 。 控制存储的环境 ， 避免 由于受潮和其他环境 因素导致纸制品 的破损 １纸质档案与 电子档案管理工作现 状及发展趋势 就 目前档案管理工作来看 ， 在纸质档案和 电子档案管理 中存在 和损毁 ， 所以， 传统的纸制 品资料 的管理的难度比较大 。 ３ ． ４ 电子文件 的分类 、 编 目等管理方式与传统档案不 同。 因为电 很 多问题 ： 一是管理工作人员办理程序不规范 ， 技 术能力单 一 ， 在实 践中不能较 好的发 挥开拓与创新意识 ，致使许多档案流失 和保存 子文件的特殊性 ， 可 以达到文件一级的管理 ， 所 以， 档案部门在接收 可以马上给每份文件 编制 一个 唯一 的文件 号 ， 并 给 出 不完整 ； 二是存在 纸质档案 和电子档案两者并存 的现 象 ， 纸质档案 到文件 同时 ， 受时代发展的影响 ， 规模越来越小 ， 电子档案则在信 息技术 的支持 相应 的分 类号和档案号 ， 根据上下行文 之间的关系 ， 再给 出相关文 下涉及 的领域越来越广 ， 交叉 和融合性发挥越来越好 。 件号 ， 在归档的同时进行主题词标引 、 著 录。 技术条件允许时可以编 ２ 纸质档案与电子档 案简 介及特征 制多角度 、 全方位的检索工具 方便 检索查询信息 。 用户只须给出文 即可以找出相应的文件和相关 的上下级 行文及 纸 质档案是人们 为了纪念并保存 一些有意 义的事物 而产生并 件分类号或主题词 ， 加 以利用 的 ， 也是我们最为熟悉的一种资料保存方式 。电子档案则 附件 ， 在很大程度上减少了工作人员 的工作量 ， 变得更加的轻松 。 在 在管理手的各个环节都要 进行 区分 ， 需要 大 源于具有保存价值并 已归档的 电子文件 ， 依赖计算机的软硬件及数 传统 的管理模式 当 中， 在工 作的环节很可能 出现人 为的错误 ， 这种失误 据 库等 ， 并存 储在 磁带 、 磁盘 或光盘 上 ， 时刻记 录着人 们 的真 实活 量的 的人力物力 ， 对于后续 的工作 开展造成 了极大 的影 响 ， 工作量 繁重 ， 而 电子档 案 动。 纸质档案和 电子档案都具有各 自的特征 。 纸质档案 主要具有保 管理把 这些 方面的问题大大的降低 了， 是我们今后 一个相 当长时期 存 时间长 、 易识别 、 存储形式直观等优点 ， 是电子档案所不能具备和 的 发 展 的重 要 的方 向 。 替代 的， 但 同时又 有许多弊端。 ４纸质档 案与 电子档案应并存 管理 国家信 息化 发展 战略的实施 ， 对社会 的各行 各业产生着划时代 ３ 传统纸质 档案 管理 与电子档案管理的区别 尤其对传 统的思维方式 和管理模式产 生了革命性 冲击 。档 电子 文件档案化管 理是 由电子档 案部 门集 中统一管理 电子文 的影响 ， 件， 对电子文件采取社会 化 、 自动化 、 标 准化 、 网络化管理 ， 它不 由文 案的管理模式包括管理体制 、管理手段必然进行根本性的变革 。 尽 而纸质档案 的优点是 电 件形成部 门或其它非专业部门来管理 电子文件 ， 也和传统的档案管 管电子档案相对 于纸质档案有着某些优势 ， 子档案所无可 比拟的。对 二者进行 深入 一层 的分 析 ， 便可 以发现纸 理方式有所 区别 。 ３ ． １电子档案 的归档 时间与传统档案不同。电子文件档案可以 质档案与 电子档案实际上有着某些不容忽视的联 系。 在当今信息化 在文件办理结案后随时归档 ，或在某一时间周期定时统一归档 ， 由 社会 ， 纸质档案和电子档案的载体不具 有继承性和相互否定性 ， 二 文件形成部 门通过网络传送给档案部门 ， 并用 电子数 码签名封签认 者发挥各 自的优势 。纸质档 案是保存和反映历史真实面 目的可靠 证， 由档案工作人员接收登记 ， 按事 由原则给 出档案分类号 ， 设定访 记 录， 电子档案可 以发挥在检索 、 利用 、 传输 、 存贮 等方 面的优越性 。 问限制级别 ， 以便将来用户查找利用。 这样随时归档 ， 一方面可以避 在 当前 日新月异 的数字 时代 ， 电子档 案和纸质档案相辅 相成 ， 相得 为社会经济 的发展发挥其 巨大 的作用 。纸质档案与 电子档案 免文件漏 归 ， 保 证归档率和完整 率 ， 此外， 具有 快捷的方式 ， 非 常的 益 彰 ， 取长补 短 ， 长期并 方便 ， 很大 的程度上减少 了文件的丢失现象 ， 避免 了病毒的侵入 。 传 在 当前 以及今后相 当长 的一个 时期将互为补充 ， 统 的档案管 理工作 ， 都是 由相关 的部 门进行统一 的整理 ， 定期进行 存 。 ５ 结论 更 新整理 ， 一些 的格式都是特定的 ， 具有一定的流程性。 ３ ． ２ 电子文件 的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用 档案管理工作在我们今天 的工作 、 生活 、 学 习当中非常 的重要 ， 电子编码技术 ， 可 以编辑修改而不 留痕迹 ， 载体无法固定 ， 某些 鉴别 正是这样的情形促进 了大 家的不 断的研究 。在研究 的过程 ， 不断的 文件原始凭 证性的关 键信息也 可以更 改 ， 这些都使 电子文件 的原始 发挥原有的优势 ， 解决当前的难题 ， 现 阶段是发展 的阶段 ， 遇到 了许 这些方 面其 实是我们 向前发展 的动力 ， 现阶段 的发 展完 凭证性 辨别 变得 复杂 而困难 。因此 ， 电子文件在形成过程 中要 随时 多 的困难 ， 进 行数字签 名 、 信 息认 证 、 身份 验证和加密保护 ， 保证文 件在传输 、 全 的正确 ， 只要我们沿着这 个方 向稳步 的向前 发展 ， 问题就会被 攻 一定要注重人才的培养 ， 只有这样行业才会更好 的创新 。 处理过程中不会 出现错误 ， 以确保档案部 门收到 的电子文件 的原始 破 。此外 ， 我相信在不久的将来一定会取得更 大的成绩 。 性， 真实性 和准确性 ， 保证 电子文件 的法律凭证地位。 传统 的档案 的 归 档方式相对 于电子文件就 比较简便 ，是通过 一定部 门的证 明开 参考文献 １ １ 郭晓光， 王继 莹． 纸质 档案 与电子档案 的互补 共生性［ Ｊ ］ ．兰台 内外， 据， 对 现有的材料进行 更改 ， 在更改 的过程 中 ， 由于介质 是纸制 品 ， 『 所 以没 有严格 的验证程序 和要求 ， 对于材料 的保密性 的要求也并不 ２ ０ １ ２ （ ０ ３ ） ． 十分高。