高校留学生档案管理的现状与对策

高校留学生档案管理的现状与对策
作者：邓丽芝
来源：《文教资料》2018年第18期
摘要：在中国国际影响力日益提升带来来华留学生不断增多的现实背景下，提高高校留学生档案管理水平已经成为考验高校国际化办学水平的重要内容。

针对当前高校留学生档案管理出现的职能定位模糊、档案管理分散、管理过程失范等突出问题，需要进一步强化相关人员档案意识、实行档案电子化管理、推行档案标准化管理，进而更好地为高校的国际化办学服务。

关键词：留学生档案管理国际化
在经济全球化迅速推进的21世纪，国家间的合作交流为高校持续发展提供了不可获取的国际资源，高等教育国际化随之成为全球高校发展的必然趋势。

中国经济的快速发展对中国教育走出去与留学生走进来提供了良好契机，优化留学生教育服务与管理，提高留学生教育质量，已成为高校合作交流必须面对的问题。

其中，高校留学生的档案管理是提升高校合作交流质量的关键一环，对于推进留学生培养工作可持续性发展具有重要意义。

一、高校留学生档案管理的重要意义
1950年11月，罗马尼亚派出2名学生到清华大学报到学习，自此揭开了新中国外国学生来华留学深造的序幕。

改革开放以来，来华留学生数量逐步增加，据统计，2016年共有来自205个国家和地区的442，773名各类外国留学人员在31个省、自治区、直辖市的829所高等学校、科研院所和其他教学机构中学习[1]。

在此背景下，如何对高校留学生档案进行科学管理与有效利用，成为关系到高校档案事业的重要内容，影响到高校对留学生培养与服务的质量和水平。

（一）留学生档案为高校留学生的服务管理提供基本依据。

高校档案馆是高校发展过程中不可或缺的重要组成部分，对高校承担人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作的使命具有重要价值。

留学生档案反映了留学生的教育方式、招生宣传、生源地、风俗习惯等诸多信息，涵括了留学生生活、学习与就业等全面信息。

加强高校留学生档案管理，有助于高校留学生精准化服务管理，提升留学生管理科学化水平，避免信息不对称造成的管理盲区误区。

（二）留学生档案是留学生在华学习工作凭证价值的基本保障。

《高等学校档案管理办法》明文规定：“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

”高校档案馆是存储在校师生档案的重要场所，所出具的留学生档案信息具有相应的法律效力。

作为留学生生活、学习、工作等基本信息的记载凭证，是对留学生档案实体的实质性保护，为留学生档案利用与查询提供便捷渠道。

（三）留学生档案为高校留学生政策制定提供重要参考。

留学生教育是高校教育国际化趋势的必然要求，改革开放以来在华留学生日益增多，必然要求制定科学有效的留学生管理政策。

留学生档案呈现的是留学生的国籍、专业基础、学历背景、民族习惯等基本内容，对留学生档案的系统性掌握与分析，可以归纳出我国当前留学生发展的基本态势，并为未来留学生管理服务提供数据支撑，提高留学生招生的针对性。

此外，作为高校一支特殊群体，留学生本身也是高校发展中的一笔重要资源，是向所在国宣传学校的“民间大使”，充分挖掘留学生档案价值对于提高留学生招生质量亦有重要价值。

二、当前留学生档案管理存在的主要问题
随着在华留学生人数日益增加，留学生档案意识日益增强，社会档案意识日益强化，留学生档案的规范化与标准化问题显得尤为重要。

当前，高校留学生档案管理仍然存在一定的薄弱环节，这与高校国际化交流合作快速发展的趋势之间仍有一定的距离。

第一，职能定位模糊，档案意识薄弱。

相对于目标明确、分工明晰的高校日常档案管理工作而言，一些高校对留学生档案工作并没有引起足够重视。

目前对于多数高校留学生教育管理机构来说，都没有设置专门的档案保管部门，而是由行政管理部门兼管档案，他们大多仅仅把档案管理作为其部门的一项工作内容，定期向学校档案馆移交相关范围的档案材料[2]。

正因如此，在尚未建立系统的留学生档案管理制度的前提下，留学生档案缺乏专业的档案人员进行管理，兼职档案管理人员的档案保密意识、管理意识和服务意相对比较识薄弱，影响留学生档案的管理服务水平和有效利用质量。

第二，档案管理分散，信息采集凌乱。

留学生在华学习活动涉及学习、就业、工作等众多内容，而且每一项内容可能又由不同部门分管，例如，留学生的教学资料多由教务部门管理，生活资料多由后勤物业部门管理，就业资料多由招生就业部门管理，这样就会造成留学生档案由多头部门进行管理，协同性不足，造成留学生档案资料采集和存放分散，如此既给留学生本人的档案利用带来不便，又造成留学生档案的社会价值利用不够充分。

第三，管理过程失范，管理方法落后。

留学生培养需要高校多部门通力合作，这是留学生培养工作的客观要求，在一定程度上多部门管理带来研究生档案管理要求不统一、管理不规范的现实问题，以致同一内容材料在不同部门呈现出不同的样式，甚至内容相互矛盾，影响留学生档案的便捷化利用。

此外，留学生档案的分部门管理，由此出现一些非档案专业的工作人员负责留学生档案工作，这些工作人员仍以手工编织目录为主，对信息化条件下档案工作的新挑战与新要求认识不足，留学生档案的管理环境、管理设备与查询检索系统难以满足留学生档案需求，影响网络资源在留学生档案管理中的普遍运用。

三、提升留学生档案管理工作水平的思考
为改变当前留学生档案管理滞后于留学生发展的状况，需要采取多种方式提高留学生档案馆管理科学化水平。

第一，明确档案管理职责，增强相关人员档案意识。

留学生档案是高校档案工作的重要组成部分，由于档案语言、管理部门、文化背景等，留学生档案管理的协同性问题影响到档案本身的开放与利用。

为此，一要理顺留学生档案管理部门的各自责任，明确各自分工。

2008年教育部颁布《高等学校档案管理办法》，其中确定外事类档案包含“学校开展校级交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料”。

高校留学生管理部门作为专门负责留学生招生就业与管理服务、唯一参与留学生培养全过程的专业部门，对留学生工作有着比其他部门更深刻的了解，在留学生档案管理方面应起到统筹规划的作用。

档案馆作为档案管理的专业性部门，应对档案的归档管理、保存利用等方面提出相应的明确要求；教学单位和管理部门根据搜集的档案资料，结合档案馆和留学生管理部门的要求进行整理归档，并交留学生管理部门最后查验，最后交档案馆存档。

二是开展留学生档案管理的常规性培训，明确强化管理部门的档案意识。

一般而言，留学生档案管理涉及档案馆、留学生管理部门、教务处、学生处、后勤保障等部门，需要定期召开留学生档案管理的常规性会议，确保留学生档案在校、院两级各模块内容的衔接与备份，档案工作人员交流工作经验，探讨出现的问题，提高档案工作水平，保留学生档案资源的一致性与完整性[3]。

第二，实行档案电子化管理，提高档案管理利用便捷化。

21世纪是信息化时代，档案管理需要紧跟信息化发展的步伐，由于档案的信息化管理具备信息存储海量性、信息交流便捷性、信息查询低成本性等基本特征，因此，不少高校档案馆在校内师生档案管理方面都对信息化建设做出了有益探索。

从留学生档案保存现状看，纸质档案居多，电子档案较少，虽然教育部国际合作与交流司研制了《全国来华留学生管理信息系统》，为在华留学生的招生、教学、生活服务和管理提供了重要数据和基本依据，但是部分高校仅将此系统作为数据填报的一种工具，对系统内的信息资源利用程度不高。

为此，需要完善全国统一共用的系统，在实现系统本身的信息录入、填报与汇中基本功能的基础上，进一步拓展系统附加功能，对留学生的数据统计、质量评估与生源开发提供可资利用的重要信息，也为留学生档案的存储、归档与查询提供一种便捷的渠道。

就单个学校内部的留学生档案信息化管理而言，需要建立留学生档案资源共享平台，克服多部门管理对档案利用不充分问题的出现，为留学生在华工作、学习、生活提供便捷通道。

第三，推行档案标准化管理，提高档案利用水平。

标准化是档案管理的内在要求，是推动档案有效利用开发的重要保障。

推进留学生档案管理的标准化，当前最重要的是建立和完善留学生档案管理制度。

2008年教育部颁发的《高等学校档案管理办法》，涉及留学生档案管理的部分内容，为高校制定留学生管理相关制度的基本依据。

就高校层面来说，不同层级高校的留学生规模、留学生要求、课程设置等方面存在差异，为此，在制定留学生档案管理的标准化要求过程中，一方面，必须遵从留学生档案管理、正常档案管理的一般规律，将留学生档案纳入高校档案事业发展的重要内容，另一方面，需要考虑各自高校留学生基本情况开展管理，在借鉴其他高校留学生档案管理的同时，根据自身实际制定符合本校留学生档案发展发展的规章制度，促使带有普遍性的管理规则在本校留学生管理之中得以具体化和具有可操作性。

参考文献：
[1]教育部发布2016年出国留学和来华留学[EB/OL].http：
///htmlnews/2017/3/369188.shtm，2017.3.3.
[2]刘礼堂.高等教育理论与实践研究探索集[M].武汉：武汉大学出版社，2015：359.
[3]何淑冰.有效加强高校留学生档案管理的若干思考[J].兰台世界，2016（18）.
基金项目：本文系重庆邮电大学国际化教育研究项目“重庆市高校留学生学籍档案管理的现状与优化”[GJJY16-2-09]的阶段性成果。