行政文秘人员实用工作手册

GEC Program
行政文秘人员实用手册
广东ZX管理顾问有限公司
ZX公司版权，2xx2年10月
目录：
一、行政文秘人员职业标准
（一）职业概况
（二）基本要求
（三）工作要求
（四）附录：初级、中级、高级文秘人员鉴定比重表二、行政文秘人员日常工作常用表格
（一）约会安排常用表格
（二）工作计划常用表格
（三）会议安排常用表格
（四）接待工作常用表格
（五）信息处理常用表格
（六）信访工作常用表格
（七）文书处理工作常用表格
（八）文书立案工作常用表格
三、行政文秘人员常用文书范例
（一）通用文书
（二）礼仪文书
（三）法律文书
（四）商业规划文案
（五）商务信函
（六）附录：国家行政机关公文处理办法
（七）附录：国家行政机关公文格式
一、行政文秘人员职业标准
行政文秘人员职业标准
（一）职业概况
1. 职业名称
文员/秘书
2. 职业定义
专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

3. 职业等级
初、中、高级
4. 职业环境
办公室
5. 职业能力特征
要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。

6. 文化程度
具有高中以上文化程度
7. 培训要求
7.1 培训时间
初级文秘人员培训时间不低于250标准学时
中级文秘人员培训时间不低于200标准学时
高级文秘人员培训时间不低于150标准学时
7.2 培训教师
要求具有本职业（或专业）2年以上培训经验，其培训资格需经过劳动管理部门认定。

8. 鉴定要求
8.1 适用对象
在企事业、社会团体、涉外机构等组织中，从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的各类文秘人员。

也适用于有志从事文秘工作的人员。

8.2 申报条件
——初级（具备以下条件之一者）：
（1）经本职业初级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书。

（2）连续从事本职业1年以上。

（3）取得本职业（或专业以及相关专业）毕业证书。

——中级（具备以下条件之一者）：
（1）取得本职业初级资格证书，并经本职业中级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书，且连续从事本职业工作2年以上。

（2）取得本职业初级资格证书后，并连续从事本职业工作3年以上。

（3）连续从事本职业工作4年以上。

（4）取得大专文秘职业（或专业及相关专业）毕业证书。

——高级（具备以下条件之一者）：
（1）取得中级职业资格证书后，并经本职业高级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书，且连续从事本职业工作2年以上。

（2）取得中级职业资格证书后，并连续从事本职业工作3年以上。

（3）取得文秘专业或相关专业本科毕业证书后，并连续从事本职业工作1年以上。

8.3 考评人员
考评员与考生配备比例：
1、知识考试：20：1
2、技能考核：10：1
8.4 鉴定方式与鉴定时间
本职业采用知识考试和技能考核两种方式进行鉴定。

知识考试时间为90分钟。

技能考核时间为120分钟。

以上两项鉴定均采用百分制，两项鉴定各达到60分钟以上者为合格。

涉外文秘加试外语，考试时间为60分钟，鉴定方式分为笔试和听力，满分100分，60分以上者为合格。

8.5 培训与鉴定设备（工具）、场地要求
1、培训与鉴定设备（工具）
（1）微型计算机及打印机
（2）复印机
（3）录音机、录像机
（4）传真机
（5）照相机、摄像机
（6）投影设备
（7）电话机
2、培训与鉴定场所
标准教室、模拟办公室
（二）基本要求
1. 职业道德
1.1 忠于职守，自觉履行各项职责
1.2 办事公道，热情服务
1.3 兢兢业业，甘当无名英雄
1.4 服从领导，当好参谋
1.5 实事求是，讲究时效
1.6 奉公守法，不假借领导名义以权谋私
1.7 遵守纪律，保守国家机密
1.8 谦虚谨慎，文明礼貌
1.9 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质
1.10 钻研业务，掌握文秘工作各项技能
2. 汉语
2.1 现代汉语
2.1.1 遵照国家正音标准，推广标准音
2.1.2 正确使用汉字
2.1.3 词汇的规范化
2.1.4 句子和句子成分
2.1.5 标点符号
2.2 古代汉语常识
2.2.1 古汉语常用词的用法2.2.2 几种特殊的文言句式2.2.3 古汉语中几种固定结构2.3 修辞
2.3.1 几种常见的修辞格
2.3.2 公文的语词修辞
2.3.3 公文的语句修辞
2.3.4 公文的语段修辞
2.3.5 公文的辞格
3. 办公自动化
3.1计算机基础知识
3.1.1 计算机系统组成
3.1.2 Windows98操作系统3.2 Word中文版
3.2.1 文本录入与编辑
3.2.2 表格制作
3.2.3 图文混排
3.2.4 打印机输出
3.3 计算机网络
3.3.1 计算机网络基本知识3.3.2 INTERNET的使用
3.4 办公设备的使用
3.4.1 常用办公设备的使用
3.4.2 其它办公设备的使用
4 速记基础知识
4.1 速记与文字
4.2 速记在文秘工作中的应用
4.3 创制快速记录法的规则
5 法律与法规
5.1 公司法的基本内容
5.1.1 公司与公司法
5.1.2 有限责任公司
5.1.3 股份有限公司
5.2 合同法的主要内容
5.2.1 合同与合同法
5.2.2 合同的订立
5.2.3 合同的履行
5.2.4 违约责任
5.3 劳动法的基本内容
5.3.1 劳动法及调整对象
5.3.2 劳动合同
5.3.3 工资与工时制度
5.3.4 劳动安全卫生制度
5.3.5 社会保障与福利制度
5.3.6 劳动争议处理制度
6. 经济制度
6.1 管理概述
6.1.1 企业和企业管理
6.1.2 现代企业制度的基本内容
6.2 管理的组织结构
6.2.1 管理组织功能
6.2.2 企业组织模式和结构
6.2.3 企业组织的关系和创新
6.3 外商投资企业管理
6.3.1 三资企业的特点
6.3.2 三资企业的管理
6.4 现代企业文化
6.4.1 现代企业文化教育的内涵和特征6.4.2 现代企业文化的建设
（涉外文秘人员外语要求另行规定）
（三）工作要求
1. 初级文秘工作要求
2. 中级文秘人员工作要求
3. 高级文秘人员工作要求
（四）附录：
初级行政文秘人员鉴定比重表1．知识考试
2．技能考核
中级行政文秘人员鉴定比重表1．知识考试
2．技能考核
高级行政文秘人员鉴定比重表1．知识考试
2．技能考核
二、行政文秘人员日常工作常用表格
（一）约会安排常用表格
当日约会安排一览表
约会时间提示表
（二）工作计划常用表格
办公室日工作计划表
办公室周工作计划表
（三）会议安排常用表格
单位大会日程安排
日期时间
日期时间
会议记录单
会议决议催办登记表
（承办单位）负责人（签章）
年月日
每周会议一览表
每月会议一览表
每月会议情况检查表
接待工作月总结表
每周重要信息汇总表
每月重要信息汇总表
（六）信访工作常用表格
信访制度实行表
单位（部门）来访登记表
单位（部门）信访转办单
信字（200 ）第号
：
现转去等人来信（访）件，请酌情处理，并希：
一、直接答复信访人
二、简要回报
三、留作参考
办公室（签章）
年月日
单位（部门）交办处理便函
信字（）第号
：
来信（访）件，关于
问题，现交由你们处理。

希于年月日前将处理结果告诉我们。

此致
办公室（签章）
年月日
单位（部门）交（转）办回函
字第
号
：
（单位） 年 月 日交办的
来信（访） 件有关 问题，经调查，现作如下处理：
…………………………………………
…………………………………………
此复
附：《×××关于的处理决定》×件。

部门（签章）
年 月 日
单位（部门）信访登记单（联单式）
收到日期：年月日
字号：
第
一
联
：
按
编
结果备注
号
装
订
为
总
登
记
簿
单位（部门）信访登记单（联单式）
收到日期：年月日
二
联
：
附
于
信
访
材
料
前
随
文
运
转
单位（部门）信访登记单（联单式）
收到日期：年月日
字号：
第
三
联
：
作
分
户
催
办
用
单位（部门）信访回复（催办）单（联单式）
××信复字（）第号
：
来信收悉。

信中关于
的问题。

一、已转请部门处理
二、已转至单位参考
三、正在处理之中，请耐心等候
此复
办公室（签单）
年月日
信访工作情况月报表
年月
（七）文书处理工作常用表格
公文的外观形式例表
①
下
行
文
格
式
×××关于××××工作的通知
……………（主送单位）
……………………………………………………………………………………………………………。

……………………。

②上行文格
式
③无下文标识和公文末尾标识格
式
送件登记簿
收文登记簿（样式一）。