业主资料管理制度

业主资料管理制度
为了规范业主资料管理工作，提高资料管理效率，保障业主利益，制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于所有涉及业主资料管理的部门和人员。

三、业主资料管理责任主体
业主资料管理责任主体分为业主服务部门和物业公司负责。

业主服务部门负责具体的资料管理工作，物业公司负责监督和检查资料管理工作的执行情况。

四、业主资料管理内容
1. 业主档案的建立和维护：业主档案包括个人信息、联系方式、住房情况、入住日期等内容，必须真实、完整、准确。

档案建立后由业主服务部门负责维护更新。

2. 业主服务记录的管理：业主服务记录包括业主投诉、建议、要求等信息，必须及时记录并进行处理。

记录的保存时间为3年。

3. 业主通知的发送和管理：对于业主会议、重要通知等信息，业主服务部门要及时发送并做好相关记录和汇总工作。

4. 业主信息的保密：业主信息属于个人隐私，业主服务部门和物业公司都要严格遵守保密规定，未经许可不得泄露给外部机构和个人。

五、业主资料管理流程
1. 业主信息采集：业主搬入时要填写详细的个人信息登记表，并提供相关证件复印件。

业主服务部门负责及时录入系统。

2. 业主档案建立：业主信息录入系统后，业主服务部门组织对信息进行整理和存档，建立业主档案。

3. 业主服务记录管理：业主服务记录要及时、完整地记录，并及时处理和反馈。

业主服务部门对记录进行分类存档。

4. 业主通知发送：根据需要，业主服务部门制定通知发送计划，及时发送通知给业主，并做好记录和跟踪。

5. 业主信息保密：业主服务部门和物业公司要建立保密意识，确保业主信息安全。

六、业主资料管理考核
业主资料管理工作定期由物业公司进行考核评估，对业主服务部门工作情况进行评分，并对工作中存在的问题提出改进意见。

七、业主资料管理制度的执行
1. 业主服务部门要全员学习本制度，确保制度的有效执行。

2. 物业公司要加强对业主服务部门的监督和指导，确保业主资料管理工作顺利进行。

3. 凡违反本制度规定者，将被追究责任。

以上为业主资料管理制度的相关内容，希望各相关部门和人员严格遵守并按照执行，确保业主资料管理工作的顺利进行。