{财务管理财务知识}某集团文件控制程序概述

{财务管理财务知识}某集团文件控制程序概述
3.4.1负责本公司各类文件及外部文件的编号、发放、回收等控制、管
理工作。

3.4.2负责编制公司受控文件清单。

3.5公司其他部门及基层单位和项目部负责签收、登记、保存各种质量文件和资料。

4.0程序（工作流程见附图）
4.1文件的分类
4.1.1质量体系文件
a)质量手册。

（含方针和目标）
b)程序文件和记录。

c)其他管理、工程技术文件与质量体系运行有关的行政文件。

d)记录。

4.1.2外来文件。

4.2文件的编制和审批
4.2.1质量体系文件及与质量体系运行有关的行政文件
a)《质量手册》、程序文件和记录由总经理批准的文件编写小组编制，管理者代表组织总工程师、副经理和办公室主任会审，总经理批准《质量手册》，管理者代表批准《程序文件》。

b)其他管理和工程技术文件由承担职能的部门编制、部门负责人审核，分管领导批准。

c)与质量体系运行有关的行政文件由有关的职能部门编制，办公室负责人审核，总经理批准。

d)《施工组织设计》专项施工方案、特殊过程作业指导书由技术质量科组织编制，报总工程师审批；
4.2文件的编号、登记、发放、签收
4.2.1质量文件由办公室统一编号，编号方法见附件。

4.2.2质量手册和程序文件发放，由办公室负责人拟定复制份数及发放范围，经总经理批准发放。

4.2.3办公室资料员根据《文件复制及发放范围审批表》审批的数量和发放范围印制相应份数，在文件首页左上角填写文件发放顺序号，《质量手册》、程序文件需加盖受控印章。

4.2.4办公室资料员负责按照《文件发放/回收登记表》进行登记和发放。

4.2.5各部门的文件由本部门资料员负责收集、登记和保管。

4.2.6需向本公司系统以外单位发文时，由办公室资料员建立发文登记，并经总经理批准。

4.2.7外来文件
a)技术质量科负责收集和跟踪与施工技术有关的外来文件，建立收文登记。

b)技术质量科、安全科负责收集和跟踪与质量、安全有关的外来文件，建立收文登记。

c)分管领导负责审定外来文件的适用性、发放范围及旧版文件的处置。

d)办公室资料员按照审定意见，进行复制、发放、回收、登记和处置外来文件。

4.3文件的更改
4.3.1每年在管理评审会议上对《质量手册》、程序文件进行会审，办公室负责记录，起草文件会审报告。

4.3.2管理者代表根据会审记录，审核会审报告，报总经理批准。

4.3.3办公室根据文件会审报告，负责传递。

4.3.4其他管理和工程技术文件由原文件编制部门，根据文件会审报告精神，审定文件是否需要更改，如需更改，制定文件更改表，报分管领导批准，交办公室统一发放。

4.4更改方式
4.4.1文件更改分换页、划改、换版三种方式。

4.4.2版本及修改状态
a)版本：用大写英文字母表示。

A表示第一版，B为第二版……
b)修改状态：用数字表示。

“修改状态0”表示未修改，“修改状态1”
表示第一次修改……，依此类推。

4.4.3各收文单位资料员按照文件会审报告和文件更改表进行更改，部门负责人验证。

4.5文件的回收和销毁
4.5.1旧版文件或作废的文件由公司办公室负责回收，并作好回收记录。

4.5.2需作为参考资料的回收文件，加盖“保留资料”标识，并在使用单位和原审批部门作好登记。

4.5.3回收的旧版本及已过保存期限的文件和资料要销毁。

公司办公室填写《文件销毁审批表》，经分管领导批准后，统一销毁。

4.6文件的复制及借阅
4.6.1《质量手册》、程序文件不得私自复制，需要时按本程序4.2.6中相关内容执行。

其他受控文件需要复制作为执行文件时，由原文件编制部门负责人批准，并加盖控制印章，按本程序文件发放条款执行。

4.6.2有关人员需用由资料员保管的文件和资料时，在本部门资料员处办理借阅登记，并妥善保管并及时归还。

原版文件一律不得外借。

4.7文件和资料控制清单
办公室负责编制全公司正在使用的受控文件总清单，每年五月份发布一次，下发到所有与质量体系有关部门的部门、单位，以识别处于现行有效的文件。

公司各有关部门和项目部负责参照执行。

4.8控制印章的管理
办公室负责制做受控、作废、保留资料印章各一枚，由办公室资料员保管使用。

5.0记录表格（式样）
5.1表AHCJ.JL4.2.3-D001文件登记表
5.2表AHCJ.JL4.2.3-D002文件复制及发放范围审批表
5.3表AHCJ.JL4.2.3-D003文件发放/回收登记表
5.4表AHCJ.JL4.2.3-D004文件更改表
5.5表AHCJ.JL4.2.3-D005文件借阅登记表
5.6表AHCJ.JL4.2.3-D006受控文件清单
5.7表AHCJ.JL4.2.3-D007文件销毁审批表
6.0附图
质量手册
AHCJ / SC 9001 —00
顺序号
标准号
质量手册代码
企业代码程序文件
AHCJ / CX xxx—B00
顺序号
标准条款号
程序文件代码
企业代码记录（见《记录控制程序》AHCJ/CX4.2.4-02）
其它文件
AHCJ / x 000
序号
文件类型代码
企业代码文件类型代码：M为管理制度，J为其它文件，O为操作文件。

1.0目的
通过对质量记录的控制，以提供工程质量符合规定要求和质量体系有效运行的客观证据。

2.0适用范围
适用于本公司质量体系覆盖的所有部门和施工项目的质量记录的控制管理。

3.0相关文件
3.1《建筑工程施工质量验收规范》与《统一标准》
4.0术语和定义
本程序使用《质量手册》中的有关术语和定义。

5.0职责
5.1办公室负责检查质量体系运行记录。

负责组织实施《质量记录控制程序》，并进行检查、指导、监督。

5.2技术质量科
a）负责检查、审核工程质量记录。

b）负责工程质量记录的归档工作。

5.3质量体系要素的各主管部门负责建立、收集、整理、编目、保存有关的质量体系运行记录。

5.4项目部资料员负责建立、收集、整理、传递工程质量记录和本工
程项目产生的质量体系运行记录。

6.0程序（工作流程见附图）
6.1质量记录的分类：
6.1.1质量体系运行记录（包括分承包方的质量记录）；
6.1.2工程质量记录包括：
a)工程质量保证资料；
)工程质量管理资料；
c)工程质量验收资料。

6.1.3安全生产文明施工资料
6.2质量记录的标识
6.2.1质量体系运行记录的标识，以所属文件的记录表编号、质量记录名称加上编号作为其标识，编号填写见附录。

6.2.2工程质量记录的标识按《建筑工程施工质量验收统一标准》的要求，以单位（子单位），分部（子分部）、分项工程和检验批名称；原材料、半成品的名称及所用工程部位和编号等作为其标识。

6.2.3安全生产文明施工资料的标识按项目部为单位，以安全生产、文明施工分类，进行编号标识。

6.3质量记录的填写要求
a）质量记录填写应字迹清晰，内容完整，真实准确，有关人员签字
齐全；
）质量记录应及时填写，工程质量记录应与工程进度同步；
c）质量记录填写的份数由各归口部门根据实际需要作出明确规定；d）质量记录不得伪造和撤换；如需更改，须经主管部门负责人签字批准并加盖印章。

6.4质量记录的收集和传递
6.4.1工程质量记录以施工专业为单位，项目技术负责人负责组织收集、整理并传递给各归口管理部门。

6.4.2质量体系运行记录和安全生产文明施工资料由主管部门、项目部负责收集、整理、保存，需要传递的按质量体系程序文件和有关规定的要求进行。

6.4.3质量记录的各归口管理部门负责质量记录的审查、确认。

6.5质量记录的编目和归档
6.5.1保存现有质量记录的部门、项目部，均应建立质量记录封面，填写序号，制定目录，以便查找。

6.5.2工程质量记录由项目部技术负责人按《建筑安装工程施工质量验收规范》的规定，组织收集、整理、编目，经归口部门核查确认后，报当地质量主管部门审查。

工程竣工后由项目部负责送达有关单位，交一份给公司技术质量科归档。

6.5.3质量体系运行记录的编目和归档，在办公室指导下负责进行。

6.6质量记录的保管、贮存、销毁
6.6.1项目部质量体系运行记录由公司办公室保存，
6.6.2项目部工程质量记录由公司技术质量科归档保存，50～70年。

6.6.3项目部安全生产文明施工资料由安全科保存。

6.6.4其余部门、单位负责保存本部门产生的记录，保存期限不少于三年。

6.6.5质量记录贮存在防潮、防腐、防火、防蛀的适宜环境中，并应避免丢失或损坏。

6.6.6质量记录保存期满后，质量体系运行记录由办公室提出申请并报管理者代表审批后统一销毁。

6.6.7安全生产文明施工资料保管期满后，安全科提出申请报主管领导审批后，交办公室统一销毁。

6.7质量记录的借阅
6.7.1质量记录可提供给顾客及其代表查阅，本公司内部员工可借阅。

经主管部门负责人审批，资料保管人员登记后，查阅在资料室进行，不得带出，不得在记录上涂写或标记，不得损坏；借阅的质量记录应妥善保管，及时归还。

6.7.2资料员对归还的质量记录应进行检查、核对，确认无误，才能
注销借阅手续。

若发现记录有涂改、损坏等问题时，及时上报主管部门负责人，采取措施及时修复记录，并对借阅人员进行相应的处罚。

7.0记录表格（式样）
7.1表AHCJ.JL4.2.4-D008质量记录清单
7.2表AHCJ.JL4.2.4-D009质量记录移交记录表
7.3表AHCJ.JL4.2.4-D010质量记录借阅登记表
7.4表AHCJ.JL4.2.4-D011质量记录销毁/处理审批表
8.0附图
↓
↓
↓
↓
9.0附录记录编号规定如下：
JL--xxx --D000
1.0目的
通过策划管理评审时机，确保公司质量体系保持其持续的适宜性和有效性，以满足标准和公司的质量方针、目标的要求。

2.0适用范围
本程序文件适用于指导公司进行管理评审活动。

3.0相关文件
3.1CX.
4.2.3-01《文件控制程序》
3.2CX.
4.2.3-02《质量记录控制程序》
3.3CX.8.2.2-14《内部审核程序》
4.0术语和定义
本程序使用《质量手册》中的有关术语和定义。

5.0职责
5.1总经理负责主持管理评审。

5.2管理者代表负责管理评审的具体实施，验证改进措施的实施有效性。

5.3办公室
a)负责实施《管理评审程序》，编制管理评审年度计划；
)负责管理评审活动的签到、记录和起草管理评审报告；
c)负责保存管理评审记录、报告及有关资料。

5.4相关责任部门负责提供评审所需资料，制定并实施改进措施。

6.0程序（工作流程见附图）
6.1管理评审由公司总经理主持，管理者代表协助，有关副总经理、总工程师、承担要素的部门负责人参加，需要时由总经理决定具体的参加人员。

6.2办公室每年年底编制管理评审计划，报管理者代表审核，总经理批准。

管理评审编制要求：一般每年进行一次，前后两次间隔时间不超过十二个月，正常情况是在内部质量审核后一个月内进行，随着标准修订、市场环境、市场需求、公司内部组织机构等有重大变化时，或公司系统出现重大质量安全事故或被顾客连续投诉时，由公司总经理决定增加管理评审频次。

6.3评审会议前一个月内，下列部门或人员及时提供所需信息到办公室。

a)办公室提供审核结果（包括内部、外部审核）；
b)技术质量科、项目部提供顾客反馈报告；
c)技术质量科提供过程的绩效和产品的符合性报告；
d)技术质量科、办公室提供预防措施和纠正措施的状况报告；
e)安全科提供创建安全文明标准化工地情况报告；
f)办公室提供以往管理评审的跟踪措施报告；
g)办公室提供人力资源策划报告。

h)总经理、管理者代表、总工程师、副总经理提出可能影响质量管理体系的策划的变更；
h)领导层及各职能部门提出质量体系改进的建议。

6.4评审输出
办公室负责收集有关信息，汇总分析，拟定管理评审报告草案，提交总经理经会议讨论，其内容包括以下方面有关的任何决定和措施：
a)质量管理体系有效性及其过程有效性的改进；
b)与顾客要求有关的产品的改进；
c)资源需求。

6.6办公室根据会议记录整理管理评审报告和发放范围，经管理者代表审核总经理批准后，作为正式文件下达，并负责签发《纠正/预防措施》表，对实施情况进行跟踪检查。

6.5改进措施由相关责任部门制定，部门负责人审核，主管领导批准。

6.6管理者代表负责验证改进措施实施的有效性，并报告总经理。

6.7办公室资料员负责收集、整理、保存好相应的评审记录、报告及有关资料。

7.0记录表格（式样）
7.1表AHCJ/.JL.5.6-D012签到表
7.2表AHCJ/.JL.5.6-D013会议记录表
8.0附图
1.0目的
对所有从事与质量有影响的工作人员进行能力确认,以保证质量体系的有效运行和达到预期的质量目标,以适应管理，执行和验证工作需要，为各岗位提供合格人员，胜任本岗位工作。

2.0适用范围
本程序适用于公司对所有从事影响产品要求符合性工作有关人员的控制管理。

3.0相关文件
3.1CX.6.2-04《人力资源控制程序》
4.0术语和定义
本程序使用《质量手册》中的有关术语和定义。

5.0职责
5.1总经理负责批准公司年度培训计划。

5.2办公室组织实施《人力资源控制程序》；负责制定年度培训计划，负责人员的培训，负责培训资料、文件的管理。

5.3公司相关部门根据工作需要提交培训需求计划，报公司办公室。

5.4办公室负责组织对生产管理人员进行岗位培训。

5.5技术质量科对技术人员进行岗位培训。

5.6安全科负责安全、设备管理人员和特殊工种的培训。

5.7项目部负责对班组长、操作工人的岗位常规培训。

6.0程序（工作流程见附图）
6.1能力的确认
6.1.1管理人员能力要求：
6.1.1.1总工程师
具有高级工程师技术专业职称。

从事施工技术管理工作二十年以上经历，熟悉施工技术管理并具有较强协调组织能力。

6.1.1.2办公室主任
从事管理工作五年以上经历，有较强协调、沟通能力和组织能力，工作认真负责。

6.1.1.3生产经营科科长
具有工程师以上技术职称，从事施工技术管理工作五年以上经历，熟悉规范标准和工程招投标工作，熟悉现行定额和预算编制依据，能独立进行工程预决算。

有较强公关能力和一定的工程项目预决算能力，工作认真负责。

6.1.1.4技术质量科科长
具有工程师以上技术职称，从事施工现场管理工作五年以上经历，并具有建筑施工质检工作经验和安全生产管理经验，熟悉施工规范标准
及相关法规，工作认真负责。

6.1.15安全科科长
具有工程师以上技术职称，从事施工安全技术管理工作五年以上经历，熟悉安全生产管理工作和安全生产法规，熟悉安全生产操作规程。

经培训合格，具有资格证书，持证上岗。

建筑施工管理有三年以上工作经历。

6.1.1.6项目经理建造师
a)经专业知识考核有项目经理建造师证书。

b)建筑施工管理有五年以上工作经历。

c)熟悉房屋建筑施工管理工作，具有一定的领导能力，组织能力和实干精神。

d)熟悉现行施工规范标准和有关法规。

6.1.1.7项目技术负责人
a)从事建筑施工技术管理工作五年以上经历。

b)熟悉房屋建筑工程技术、质量和安全工作要求。

c)能独立识别、处理施工中的技术问题和质量问题。

d)能独立完成施工现场技术指导工作，能进行技术交底。

6.1.1.8施工员
a)经培训合格，具有资格证书，持证上岗。

b)建筑施工管理有五年以上工作经历。

c)熟悉施工规范、技术与安全要求。

d)能在施工现场进行施工指挥和监督工作。

6.1.1.9质检员
a)经培训合格，具有资格证书，持证上岗。

b)建筑施工质量管理有五年以上工作经历。

c)熟悉现行规范标准、能独立实施质检工作。

6.1.110安全员
a)经培训合格，具有资格证书，持证上岗。

b)建筑施工管理有三年以上工作经历。

c)熟悉施工安全要求及操作规程和有关法规。

d)能吃苦耐劳，工作认真负责。

6.1.1.11造价员
a)经培训合格，具有资格证书，持证上岗。

b)建筑施工管理有三年以上工作经历。

c)熟悉现行定额和预算编制依据，能独立进行工程预决算。

d)能吃苦耐劳，工作认真负责。

6.1.1.12材料员
a)经培训合格，具有资格证书，持证上岗。

b)建筑施工管理有三年以上工作经历。

c)熟悉施工材料及其质量要求。

d)能吃苦耐劳，工作认真负责。

6.1.1.13内审员
a)经G/T19001-2008标准培训合格，并经公司批准。

b)建筑施工管理有五年以上工作经历。

c)熟悉G/T19001-2008标准，能独立进行内部审核工作。

d)工作认真负责。

6.1.2操作班组及成员能力要求：
操作工
a)施工过同类工作三年以上或同等的工作经验。

b)经培训合格，具有操作岗位证书。

c)特殊工种，培训资格证书，须在有效期内持证上岗。

d)熟悉本工种操作规程和质量、安全要求。

e)能吃苦耐劳，工作认真负责。

6.2培训计划
6.2.1管理人员:公司相关部门根据公司生存发展、承担施工任务、体系运行和基层单位（部门）工作需要于每年12月份提出下年度培训需求计划，报公司办公室综合平衡后于次年元月份编制该年度培训计划，明确培训内容、方式、时间、地点、参加人员和要求等，报总经理批准。

6.2.2操作班组及成员：项目部根据工程进度安排培训时间。

6.3培训范围和内容
6.3.1管理人员应明确建立质量管理体系的意义和内容，掌握全面参与体系运行所需的方法和技术，掌握评价体系有效性所用的准则，重点掌握与自己岗位有关要素的职责、程序、方法及正常运行的要求。

6.3.2班组长、操作工人要求不断提高质量意识，熟悉本岗位职责范围内的质量标准、要求、程序和操作技能。

6.3.3对新接受的大、中专学生、新工人和转换岗位人员要先培训后上岗。

6.4培训方式
6.4.1内部培训：
6.4.1.1管理人员在培训计划中明确培训地点、内容、师资和时间。

培
训师资和培训资料由办公室组织落实。

6.4.1.2操作班组由项目部根据工程进度通过施工技术交底、安全文明教育方式在施工现场进行。

6.4.2外送培训：根据建筑行业的要求公司各部门、基层单位的需求，按照培训条件，办公室确定外送培训的人员，总经理批准后参加培训。

6.5考核
6.5.1管理人员上岗前由办公室负责按照人员岗位能力要求进行能力考核。

每年年终对人力资源管理进行总结，检查培训计划完成情况，找出存在问题和处理方法，指导下年度培训工作更好地进行。

6.5.2操作人员上岗前由项目部经理按照岗位能力要求进行考核，报相关部门备案。

6.6培训资料的管理
6.6.1办公室负责建立管理人员台帐，保存资料。

记录内容包括：考核记录、岗位培训合格证书、学历证书、工作经历等。

6.6.2项目部负责建立操作人员资料。

7.0记录表格
7.1表AHCJ.JL.6.2-D014培训记录表
7.2表AHCJ.JL.6.2-D015人员经历登记表
7.3表AHCJ.JL.6.2-D016人员登记表
8.0附图
←
↓↑
→
1.0目的
为了有效地管理施工设备，充分地发挥施工设备的工作效率，保持施工设备正常地运行，保证过程能力满足合同或施工的要求。

2.0适用范围
本程序适用于公司承接的所有工程中直接影响过程质量的施工设备。

3.0职责
3.1安全科
a)负责本程序的组织实施；
b)负责公司范围内施工设备的维修、保养制度及计划的制定；
c)每月对项目部施工设备的完好状况及维修保养进行监督检查。

3.2项目部
负责对特种施工设备的操作工、维修人员进行岗位培训。

负责施工设备维修、保养。

4.0施工设备管理
4.1.1安全科对公司施工设备和项目部施工设备建立总台帐和分台帐；
4.1.2对于公司施工设备，项目部需要时可用租赁方式领取，由项目部负责人申请，报公司总经理批准后，方可领用，安全科登记租赁台帐；
4.1.3施工设备使用前，必须经安全科，项目部共同对施工设备的完好状况进行现场鉴定，合格后方可投入运行。

4.1.4施工设备在工程结束时，必须经安全科、项目部共同鉴定完好状况后，办理入库手续。

对于大型设备或在外地施工时，由项目部负责保护、保管，公司安全科加强监管。

4.2施工设备保养和维修
4.2.1安全科制定施工设备保养、维修总计划，各项目部制定该项目部使用的施工设备日常保养维修计划；
4.2.2项目部施工设备管理员负责日常对机械设备运行、保养、维修情况的检查，发现问题立即整改，操作人员每天、月填写机械运行、保养记录；施工设备的例行保养由操作人员依据施工设备使用保养说明定期进行；
4.2.3对于施工设备需要大修的，安全科和项目部在工程开工前报大修计划申请单，经总经理批准后执行。

施工设备不能使用且无维修价值时由安全科提出报废申请，经总经理批准后执行。

4.3施工设备的购置
为满足公司的发展和施工的需要，安全科或项目部要根据公司或项目的具体情况，编制施工设备购置计划，报总经理批准后实施。

（公
司鼓励项目部用自有资金购买施工设备，其产权属项目部，公司安全科在其投入使用时进行管理。

）
4.4施工设备事故处理
对于发生的重大施工设备事故，由各项目部填写事故报告单报技术质量科，不准隐瞒真相私自处理。

安全科按照“四不放过”即：事故原因不查清不放过；没有防范措施不放过；事故责任者和群众没有受到教育不放过；领导者的责任不查清不放过的原则，进行调查、分析、提出处理意见。

5.0质量记录
5.1施工设备台帐
5.2施工设备入库单
5.3施工设备领料单
5.4表AHCJ.JL.
6.3-D017《施工设备维修保养记录》
5.5表AHCJ.JL.
6.3-D018《例保记录》
5.6表AHCJ.JL.
6.3-D019《施工设备购置申请表》
5.7表AHCJ.JL.
6.3-D020《施工设备运行情况检查表》
6.0附图
→
↓↑↓
→→
1.0目的
在工程投标和合同签定前，对每份招标文件和合同进行评审，明确合同评审的程序以及参与合同评审的部门和单位，以验证本公司的履约能力，确保本公司有能力满足合同规定，便于与顾客沟通，实现对顾客的承诺。

2.0适用范围
本程序适用于公司所有工程项目招标文件、合同签订前的评审活动及与顾客的沟通。

3.0相关文件
3.1《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招投标法》及《建设工程施工验收规范》《强制性标准》。

3.2《建设工程施工合同》
4.0术语和定义
本程序使用《质量手册》中的有关术语和定义。

5.0职责
5.1生产经营科
a)负责组织实施《与顾客有关过程控制程序》。

b)负责收集招标文件和顾客反馈信息，组织公司相关部门及项目经理对招标文件进行评审，确定是否参加该项目投标。

c)负责组织合同的评审、签订、修订和施工过程中合同履约，办理最终产品的交付手续。

d)负责保存合同评审记录和顾客反馈信息。

5.2公司总经理签定合同或授权委托人签定合同。

5.3技术质量科负责对招标文件和合同中质量要求，安全科对安全生产文明施工要求进行评审，负责对招标文件和合同中的机械、设备和材料要求进行评审。

5.4生产经营科负责对招标文件和合同中的技术要求、工期及付款方式进行评审，并负责做标。

5.5项目部负责对顾客问询和接受顾客反馈意见，施工过程控制、产品的检验试验、产品交付进行评审。

6.0程序（工作流程见附图）
6.1合同评审
6.1.1招标文件收集
a)按照地区、县行业主管部门的通知，参加建筑工程信息发布会。