国际学术会议的筹办及会场布置.
召开国际会议的具体流程
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3. 其他的一些行政方面负责 的工作 举办国际学术会议需要 准备一系列会议的组织、 策划、布置、灯光音响、 电视屏幕墙、摄影摄像、 多媒体连接、同声翻译等 会议前的工作。
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会前工作： 1. 制定会议接待策划方案和报价。 2. 实地考察会议举办场所。 3. 确认会议接待方案和接待标准。 4. 在会议举办前制定会议工作人员 服务标准条例及会议接待手册。 5. 准备会议资料。 （含代邀请相关领导、新闻媒体、 新闻通稿、接待资料、会议配套 的商务服务及公关礼仪、翻译、 通讯及文秘服务。）
• 注意：需要介绍两个组委会主席的背景：名字 学历，职称，单位，职务，研究方向，贡献等 （均为虚拟）。其他只要列出名字和单位。
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2. 写出具体的征集大会学术论文的通知
• 内容包括以下各项（语言表述参阅教 材内容以及各相关任务所列的典型句 子） • A) Theme and/or background • 可以考虑向来宾介绍确定此次会议主 题的一些思路： • 1、 Hot spots of society (社会热点) • 2、 Contentious issue in the community • 3、 Issues of common concern in a certain field • 4、 Controversial issues in a certain field • 5、 According to the characteristics or properties of certain kinds of products
After March 30, 2011 USD 350.00 USD 400.00 USD 80.00
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H) Contact Information 参阅以下内容： • Contact information: • Minghui Xiong • Email: hsdp07@ • Tel: (025) 44816640 • Fax: (025) 44817656
学术会筹备方案策划
学术会筹备方案策划学术会是一种促进学术交流与合作的活动形式。
它提供了一个平台，让学者们可以分享研究成果、交流学术观点，并探讨当前领域的热点问题。
学术会通常由相关领域的专家和学者组成，旨在推动知识的传播和学术的进步。
学术会的目的在于促进学术社群中的学者之间的互动和合作。
通过学术会，学者们可以借助各种形式的演讲、讨论和研讨会，分享他们的研究发现和观点，并获得来自其他学者的反馈和建议。
此外，学术会还可以提供一个互相研究和创新的机会，使学者们能够深入了解最新的研究动态和热点话题。
为了确保学术会的顺利进行，一份筹备方案策划是必不可少的。
筹备方案策划旨在规划和组织学术会的各项活动和事务，确保会议能够达到预期的目标并顺利进行。
通过制定详细的筹备方案策划，可以提前解决可能出现的问题，准备必要的资源和设施，并确保与会者的顺利参与和满意度。
因此，一份完善的学术会筹备方案策划对于确保学术会的顺利召开和推动学术交流具有重要意义。
它不仅能够帮助组织者合理安排活动日程和议程，还能够为与会者提供良好的学术体验和学术交流的平台。
为了成功组织学术会议，我们需要确定一个高效的筹备团队，每个成员都承担着特定的职责。
以下是筹备团队的成员及其职责：会议组织：策划会议的日程安排和议程，确保会议流程的顺畅进行。
确定会议场地并协调会议设施、设备的安排。
负责邀请演讲嘉宾和确认参会者名单。
组织会议注册和签到流程。
财务管理：编制会议预算并负责监督预算执行情况。
审核和处理与会议相关的财务事务，如报销和付款。
协调赞助商和合作伙伴，确保经济支持的有效管理和使用。
宣传推广：设计和制作会议宣传材料，包括海报、宣传册等。
利用社交媒体和传统媒体广泛宣传会议信息。
维护会议网站和在线注册系统，确保信息准确和及时更新。
协助组织宣传活动和前期准备工作。
每个成员都需要在各自的领域内展现专业素养，并保持良好的沟通和协作能力。
筹备团队应该定期开展会议，确保工作进展顺利，并及时调整策略以应对可能出现的问题。
学术会议举办流程
学术会议举办流程一、会前准备1.拟定会议计划：1）会议主题、名称、地点、规模，会议的背景、类型、学术价值和社会意义；2）预算与会专家人数，择定会议主持（主席）、讲者、特邀嘉宾；3）确定主办单位、协办单位和赞助商；4）确定会议日期、日程及会议内容；5）排出会议作息时间及注意事项；6）做出会议经费的预算和筹资方案；7）组建会务组，并确立会务组的职责。
2.发出会议通知：1）会议征稿；2）第一轮通知：告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等；制作微信邀请函3）正式通知及回执：会址、交通、报到、住宿要求、返程票预定、授课题目等；3.准备会议材料：1）会议审稿，确定大会发言名单；2）确定开幕式议程、开幕词或致辞稿；3）编印会议指南：包括会议日程、代表须知等；4）准备会议纪要和通讯录等；5）定制会议纪念品。
4.准备会议标识：1）代表证、工作证；2）会场背景幕布、横幅/条幅（宾馆门口/会场内）、带箭头引导牌（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处张贴）等。
3）赞助商的展览布置：宣传标语、海报、易拉宝等。
5.安排会议生活：1）预定交通工具；2）预定宾馆，安排住宿、餐饮、会场；3）确定财务、接待、签到人员；4）安排茶歇活动：水果、点心、冷热饮、矿泉水等；6.选定布置会场：1）排定会议座次；2）布置会场：横幅/条幅的悬挂，海报的张贴，引导牌的摆放。
桌椅摆放方式，资料的摆放，主席台及演讲台的摆放，台签打印，分发纪念品的位置；3）检查并调试电子设备：电脑、投影仪的摆放和调试，音响、话筒的调试；两液晶屏；4）赞助商展台安排。
7.其它：1）整理注册信息，并为参会代表发送短信提醒；2）收集调试授课专家PPT，授课专家简介幻灯；3）联系、准备报到及会场使用的各类物资：电脑、打印机、验钞机、POS机、桌椅、饮水机、插座、胶带、剪刀、订书机(针)、打印纸（黑白、彩色）等，椅背贴名字；4）暖场视频或音乐；5）会诊、义诊安排。
会议接待1.会议报到：1）安排接站；2）填写签到簿；3）分发会议材料、纪念品、安排住宿；4）收取代表费用；5）通知有关事项。
国际学术会议管理办法
国际学术会议管理办法第一章 总则一、为了加强国际学术会议的管理，规范会议的组织和运作，提高会议质量，确保会议的顺利进行，根据国家相关法律法规，结合我国实际情况，特制定本办法。
二、本办法适用于我国各级学术机构、高等院校、科研单位及社会组织等主办的国际学术会议。
三、国际学术会议应遵循以下原则：1. 立足学术前沿，促进学术交流，推动学科发展；2. 公开、公平、公正，保障参会人员的合法权益；3. 注重实效，提高会议质量，降低会议成本；4. 遵守国家法律法规，尊重社会公德，维护国家安全和社会稳定。
四、国际学术会议的主办单位应具备以下条件：1. 具有法人资格；2. 拥有与会议主题相关的学术资源和研究成果；3. 具备组织国际会议所需的场地、设施和资金；4. 设有专门的会议组织机构，负责会议的筹备、组织和实施。
五、国际学术会议的筹备、组织和实施，应严格按照本办法的规定进行。
会议主办单位应加强对会议过程的监督与管理，确保会议的顺利进行。
六、本办法所称的国际学术会议，是指在我国境内举办的，以学术交流为主要目的，邀请国内外专家学者参加的会议。
七、本办法自发布之日起施行。
如有未尽事宜，由主办单位参照国家相关法律法规予以处理。
本办法的解释权归主办单位所有。
第二章 会议流程一、会议筹备1. 确定会议主题和目标：根据学术发展需求和现状，明确会议的主题和预期目标，突出学术性和前瞻性。
2. 成立会议组织机构：设立会议组委会，负责会议的整体策划、组织、协调和实施工作。
组委会应包括学术、会务、宣传、财务等相关部门。
3. 制定会议方案：包括会议时间、地点、规模、议程、参会人员、预算等，报请上级主管部门批准。
4. 发布会议通知：通过多种渠道发布会议通知，包括会议主题、议题、时间、地点、参会要求等，确保信息覆盖目标群体。
二、会议报名与邀请1. 报名方式：采用线上和线下相结合的方式，方便参会人员报名。
2. 报名审核：对参会人员的资格进行审核，确保参会人员的专业性和会议质量。
国际学术会议举办程序
国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。
第一条申办条件（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；（四）会议经费有保证。
第二条申办手续（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前2个月报送国际交流办公室。
提交报告应遵循下列规定：1、申办单位（1）单独举办的，由举办单位负责申报；（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。
2、申办内容（l）会议名称、举办日期；（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；（5）会议联系及筹划进展情况；（6）会议活动的初步安排；（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。
（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。
会议批件下达后，主办单位在会议举行前40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。
第三条会议总结（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。
（二）会议总结的内容：会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；会议的收获和成果以及存在的问题和建议；与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；会议论文集出版情况；是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。
浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备
浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备近年来，高校大型国际学术会议已成为高校学术交流与合作的重要平台，旨在促进学术思想的交流与碰撞，深化国际合作与交流，推动学术研究的进步与发展。
但是，举办一场高水平、有影响力的国际学术会议不仅需要组委会有足够的资金和人力，还需要前期筹备和准备工作的精细、认真与周密。
本文将从四个方面浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备：会议主题与议题、邀请专家与嘉宾、场地布置与技术设备、会议宣传与推广。
一、会议主题与议题会议主题和议题的选定是国际学术会议的核心。
主题的选定应当体现学科的前沿与热点，涉及到国家重点领域、难点和亟待解决问题等，并且要具有一定的学术含量、专业性和解决实际问题的能力。
同时，应当考虑到与会专家与学者的特点，把握学科方向的难点，共同规划与解决学科问题。
而议题的设计需要考虑到学科方向的广度和深度，需要体现对问题的深入理解和解决实际问题的能力。
议题应当具有可持续性，要能够夯实学术观点与问题，引导参会者产生共鸣，营造良好的学术氛围。
二、邀请专家与嘉宾邀请专家与嘉宾是国际学术会议的重要保障。
邀请的专家应当具有高水平的学术素养和权威地位，在学科领域中有深入的研究和探索，能够引领学术走向的发展。
在邀请专家时，建议加强对国内外一流大学的邀请，以保证会议的高水平、高质量。
在确定邀请名单时，需要注意邀请的专家与议题的匹配度，确保参会专家的层次和议题的深度相适应。
邀请嘉宾时，应当体现国际化的特点，优先邀请具有影响力和知名度的专家，但也要兼顾涉及学科的方向、层次等综合因素，使会议内容和讨论更加丰富和深入。
三、场地布置与技术设备场地布置和技术设备对于国际学术会议的运行和效果都有着至关重要的影响。
会议的场地应当选在有代表性的地点和场馆，考虑场地的实际情况和参会人数的数量等因素，保证会议的场馆、报告厅、分组讨论室等场所的各项条件达到国际标准。
技术设备也是保证学术研讨顺利开展的重要保障。
会议现场安装了远程视频会议系统、多媒体教学系统、语音识别系统等技术设备，提供增值服务，使全球专家无需亲赴现场，便可通过网络参与会议讨论，提高会议效率和礼仪效果。
国际学术会议及其筹备概述ppt课件
三、会议时间的决定及议程安排
• 会议时间包括三种含义：
一指会议召开的日期，即学术会议召开的具体年、月、 日，以及时、分。会议日期的选择要考虑工作安排、与 会者出席可能，以及气候、环境等多种因素。
二指整个会议所需要的时间、天数，即学术会议需要的 天数或小时（分钟）。学术会议应尽可能准确地预计需 要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排 。
科学家学者教师等具有高学历的研究人员国际学术会议流程?前期工作学术议题的决定会议名称的决定会议时间的决定及议程安排会议地点的选择?中期工作准备会议材料会议主持者的选择不会代表的确定収出会议通知?后期工作准备会议标识安排会议生活选定布置会场?前期准备工作二会议名称的决定?正式学术会议须有一个恰当确切的名称
• 国际学术会议最根本的原则是国与国之间的平等，正式 的与会代表均享有同等的代表权和交流权。会议的时间、 地点、议程、交流语言等应尊重与会者的选择。
国际学术会议的意义
• 开展国际学术交流活动，对于掌握国际科学技术发展的 动向，提高本国的学术地位和水平有直接的促进作用。 参加国际学术会议，可以直接取得国际最新信息和研究 成果，广泛结交朋友，建立国际合作关系，培养人才和 推动我国学科建设的发展。
国际学术会议及其筹备概述
第一小组
国际学术会议的定义
• 国际学术会议是各个国家相关学术领域研究者聚集交流 的学术交流形式。国际学术会议的主要与会者来自各个 国家，这是识别国际学术会议的主要标志。
• 国际学术会议分双边学术会议和多边学术会议。双边学 术会是指与会者仅来自两个国家；多边学术会议是指与 会者来自3个及3个以上国家。
关键词
学术会议筹备方案
学术会议筹备方案1. 引言学术会议是学术界重要的交流和合作平台。
筹备一个成功的学术会议需要全面的规划和组织。
本文旨在提供一个学术会议筹备方案，以确保会议的顺利进行。
2. 确定会议主题和目标在筹备学术会议之前，需要明确会议的主题和目标。
主题应与相关领域的最新研究趋势紧密相关，并具备吸引力和影响力。
目标可以包括促进学术交流、推进研究进展、培养新人才等。
3. 组建筹备团队一个成功的学术会议需要一个专业的筹备团队来负责各项工作。
筹备团队应包括以下角色：•会议主席：负责整体策划和决策。
•学术委员会：负责审查并选择论文、组织分论坛等。
•行政团队：负责会务组织、场地预订、物资采购等。
筹备团队应有明确的分工和合作机制，确保各项工作有序进行。
4. 确定会议时间和地点会议时间和地点的选择对于会议的成功至关重要。
考虑到参会人员的工作安排和交通便利性，尽量选择方便的时间和地点。
同时，会议场地应具备充足的空间、良好的设施和服务，以满足参会人员的需求。
5. 招募主题演讲嘉宾主题演讲嘉宾是学术会议的重要组成部分，他们的演讲将吸引更多的参会人员和关注。
筹备团队需要遴选有影响力、专业知识广泛、在相关领域有重要贡献的学者作为主题演讲嘉宾。
并及早联系他们，确保他们的参会。
6. 发布会议邀请函通过书面或电子形式向潜在参会人员发送会议邀请函，邀请他们参加会议。
邀请函应包括会议的时间、地点、主题、目标，以及参会的重要信息。
另外，邀请函应提供注册方式和截止日期，以便参会者及时报名参加。
7. 确立会议议程会议议程是会议顺利进行的重要指南。
筹备团队需要在会议开始之前确定会议的具体议程安排，包括主题演讲、分会场活动、学术报告等。
议程应合理安排时间，确保每个环节充分展开，同时留有充足的休息时间和互动交流的空间。
8. 征集和审稿论文学术会议的核心内容是学术论文的征集和审稿。
筹备团队需要制定征文计划，并向学术界广泛宣传，吸引更多的研究者提交论文。
审稿过程应公正、严谨，确保论文的质量。
学术会议策划方案
学术会议策划方案篇一：大型学术会议策划方案第二十届世界华文文学国际学术研讨会会议筹备方案一、会议时间定于6月28日至30日，会期3天。
二、会议地点宿迁学院新图书馆报告厅三、参会人员（100人）1.国务院侨务办公室主任×××、中国世界华文文学学会会长×××、世界华文文学联会会长××、中国作家协会名誉副主席××、宿迁学院党委书记、院长等领导。
2.港澳和海外以及大陆的知名专家、学者、作家、传媒人士，各所研究机构和高校代表。
四、会议议程见附件。
五、所需经费预算与会学者支付来往机票及当地交通费用，现场会费及其它由宿迁学院负责。
详细见附件。
六、工作分工（下设三个工作组）1.协调组：负责整个会议的组织协调。
组长：×××2.会务组：负责材料的打印、收集、装袋、分发，会议报到、签到，会场布置，媒体报道等。
组长：××组员：……3.后勤保卫组：负责经费、食宿安排，纪念品选购，会议人员患病就医及会议保卫工作等。
组长：×××组员：……江苏省台港暨海外华文文学研究会20XX年6月10日第二十届世界华文文学国际学术研讨会邀请函尊敬的先生／女士：您好！受江苏省台港暨海外华文文学研究会委托，由宿迁学院承办、江苏省文联协办的第二十届世界华文文学学术研讨会定于20XX年6月28—30日在江苏省宿迁市召开。
素仰您学养闳深，特专函邀请光临大会，共襄世界华文文学之盛举。
相关事宜如下：一、会议总议题：多元文化共建的世界华文文学分议题：１.近三十年华文文学学术史梳理；２.两岸四地文学对话；３.海外文化语境中的华文创作与研究；４.华文文学教学实践与教材建设的新问题；５.世界各地区华文文学最新信息交流。
二、报到时间：20XX年6月27日全天三、报到地点：宿迁京杭大酒店四、会后文化考察：古楚大地一日游五、经费：活动期间，与会者支付来往机票及当地交通费用，宿迁学院负责落地招待、迎接，市内交通，7月1日古楚大地一日游，会议期间饮食，以及其他会务费，会议论文出版等费用。
国际会议策划方案
国际会议策划方案篇一：国际会议策划流程国际会议策划流程工作实施1.准备工作收集相关信息和资料。
调研已经成功举办过的国际会议。
2.工作步骤第一步启动举办国际会议的初期策划方案。
()第二步选择和确定举办国际会议的各个机构。
这些机构次要有主办单位、支持单位和承办单位。
第三步研究并初步确定国际会议专业内容。
第一，明确此次国际会议对我国科学技术发展和国民经济建设的促进意义。
第二，确定国际会议的大会议题。
第三，确定国际会议各个分组会议的专题。
第四步确定国际会议的其他有关问题。
第一，确定该次国际会议中文和英文名称。
第二，确定国际会议的举办时间。
第三，选择会议举办城市。
第五步规划会议预算。
第一，猜测会议的规模。
第二，编制会议预算。
第六步研究决定是否举办会议附设展览。
第七步上述问题安排妥当后，开始办理审批手续。
3.特别提示我国机构发起的国际会议通常规模都不会很大，注意会议的预算是否能平衡。
我国有些机构在专业领域权威性不高，因此策划的国际会议有时甚至不能成功举办。
由于不能收取很高的注册费，我国机构发起的国际会议通常需要寻求企业赞助。
三、专业知识我国的会议组织者发起一个国际会议，从最初的策划到会议召开，最短也需要两年的筹备时间。
当确定举办某个国际会议后，会议的组织者应在全国范围内召集该学科领域里的所有次要机构中的次要学科带头人举行小型的协商会议，参加人员一定要有广泛的代表性。
经与会的全体人员停止充分协商和讨论后，确定下列有关会议的次要内容：1.确定会议的主办单位，支持单位和承办单位(1)会议的主办单位会议组织者应是会议的主办单位，应该是具有法人资格的单位，能够制定会议的举办方案或计划，能够负责组织会议实施和财务管理等重要工作，能够承担举办方案或计划，能够承担举办国际会议中的民事责任。
会议可以同时有几个主办单位，要明确各个主办单位在举办国际会议时所承担的义务和享受的权力，并有书面的材料备案。
会议确定的主办单位，应实际负责今后该国际会议的组织和管理工作。
学术会议策划方案
学术会议策划方案篇一：大型学术会议策划方案第二十届世界华文文学国际学术研讨会会议筹备方案一、会议时间定于6月28日至30日，会期3天。
二、会议地点宿迁学院新图书馆报告厅三、参会人员（100人）1.国务院侨务办公室主任×××、中国世界华文文学学会会长×××、世界华文文学联会会长××、中国作家协会名誉副主席××、宿迁学院党委书记、院长等领导。
2.港澳和海外以及大陆的知名专家、学者、作家、传媒人士，各所研究机构和高校代表。
四、会议议程见附件。
五、所需经费预算与会学者支付来往机票及当地交通费用，现场会费及其它由宿迁学院负责。
详细见附件。
六、工作分工（下设三个工作组）1.协调组：负责整个会议的组织协调。
组长：×××2.会务组：负责材料的打印、收集、装袋、分发，会议报到、签到，会场布置，媒体报道等。
组长：××组员：……3.后勤保卫组：负责经费、食宿安排，纪念品选购，会议人员患病就医及会议保卫工作等。
组长：×××组员：……江苏省台港暨海外华文文学研究会20XX年6月10日第二十届世界华文文学国际学术研讨会邀请函尊敬的先生／女士：您好！受江苏省台港暨海外华文文学研究会委托，由宿迁学院承办、江苏省文联协办的第二十届世界华文文学学术研讨会定于20XX年6月28—30日在江苏省宿迁市召开。
素仰您学养闳深，特专函邀请光临大会，共襄世界华文文学之盛举。
相关事宜如下：一、会议总议题：多元文化共建的世界华文文学分议题：１.近三十年华文文学学术史梳理；２.两岸四地文学对话；３.海外文化语境中的华文创作与研究；４.华文文学教学实践与教材建设的新问题；５.世界各地区华文文学最新信息交流。
二、报到时间：20XX年6月27日全天三、报到地点：宿迁京杭大酒店四、会后文化考察：古楚大地一日游五、经费：活动期间，与会者支付来往机票及当地交通费用，宿迁学院负责落地招待、迎接，市内交通，7月1日古楚大地一日游，会议期间饮食，以及其他会务费，会议论文出版等费用。
浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备
浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备【摘要】高校大型国际学术会议在前期筹备阶段至关重要。
确定会议主题与规模是确保活动顺利进行的基础，而制定详细的会议议程则能够有效组织会场和演讲安排。
邀请国内外知名学者参会不仅能提升会议水平，也能促进学术交流。
在赞助商和合作伙伴方面，积极联系可以确保活动资金充足，同时场地和设施的完善也能提高参会者的体验。
前期筹备工作的重要性不可忽视，只有提前做好准备工作，才能保证会议的顺利进行，为学术交流搭建一个良好的平台。
【关键词】关键词：高校、大型国际学术会议、前期筹备、会议主题、会议规模、会议议程、知名学者、赞助商、合作伙伴、场地、设施、重要性、准备工作、顺利进行。
1. 引言1.1 介绍高校大型国际学术会议的重要性高校大型国际学术会议是高等教育领域的重要活动之一，它不仅是学术交流的平台，也是推动学术研究发展和促进国际学术合作的重要途径。
这些会议汇聚了来自世界各地的顶尖学者和专家，他们在会议上分享最新的研究成果、探讨前沿的学术问题，为学术界的发展注入新的动力和活力。
高校大型国际学术会议是学术界的盛会，不仅可以促进学术研究的交流和合作，还可以提升学校的学术声誉和国际影响力。
通过这些会议，学校可以展示自己在某一领域的研究实力和成果，吸引更多国内外学者的关注和参与，为学术研究的深度和广度提供更大的空间和机会。
1.2 概述前期筹备工作的必要性概述前期筹备工作的必要性是确保高校大型国际学术会议的顺利进行和成功举办的重要步骤。
在会议筹备阶段，各项工作的细致规划和充分准备是至关重要的。
前期筹备工作可以帮助组织者清晰地确定会议的主题和规模，确保会议内容与目标的一致性。
制定详细的会议议程可以有效地安排会议时间和内容，确保会议的流程合理有序。
邀请国内外知名学者参会不仅可以提升会议的学术水平，也有利于扩大会议的影响力和知名度。
积极联系赞助商和合作伙伴则可以为会议提供更多的资源支持和资金保障。
确保会议场地和设施的完善可以为参会者营造良好的学术交流环境，提升会议的质量和效果。
浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备
浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备学术会议是指具有同样专业知识背景的人为研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的在特定的时间和地点聚集，按照一定的规则所进行的交流、讲解、讨论等活动。
根据我国国际会议推展协会定义的标准，国际学术会议应达到包括主办国在内的至少2个国家以上；与会人数需达50人以上；外国与会人数需占与会人数的20%以上。
大型国际学术会议通常是指注册参会人数在200人以上的国际学术会议。
随着中国科研能力和水平的提高，越来越多的大型国际学术会议将在中国召开。
它们的成功举办不仅交流了该领域国际前沿的最新进展，更好的促进了学术交流与合作，而且对提升我国该学科在国际上的知名度和影响力具有重要的作用和意义。
近些年来，陆续发表了一些对国际学术会议的总结，但现代科技为人们生活方式带来的巨大变革，对传统的基于人工方式的邀请报告人管理、注册、投稿、审稿等会务工作提出了严峻的挑战。
此外，相比于中小型国际学术会议，大型国际学术会议的筹备周期更长、管理更为复杂、需要建立全面地、系统地、科学地组织管理体系。
本文试图从节省人工和时间成本出发，寻找保障信息的准确性、实时性的有效途径，建立通用的大型国际学术会议的组织管理体系（图1）。
大型国际学术会议的筹备应至少在会议召开时间的前一年半或更长时间。
主要包含两大方面的工作（图2）：学术部分和会务部分，分别由学术组和会务组完成。
学术部分是国际学术会议的关键，直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利举行；会务部分的所有工作都将围绕学术部分而展开，为学术部分服务。
一、学术部分工作1.确定和发出邀请报告（Speaker）会议邀请报告（Speaker）通常包括以下几类：Plenary Speaker、Keynote Speaker、 Invited Speaker以及Oral Speaker。
秘书处学术组工作人员受主席的委托，承担发送邀请函的具体工作，并记录和统计他们的回复情况、特别要求等各种相关信息。
召开国际会议的具体流程
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F) Organizing institution and committ （包括主办方和承办方）
• 参阅以下内容：
• Organizing Institution: Institute of Logic and Cognition (Key Research Institute of Humanities and Social Sciences in Universities), Sun Yatsen University, China Organizing Committee: Honorary Chair（名誉主席）: Jialong Zhang, Institute of Philosophy, Chinese Academy of Social Sciences, Chair of Chinese Institute of Logic （中国逻辑学会主 席） Chair: …… Committee: Zhuanghu Liu, Department of Philosophy, Peking University ……
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3. 其他的一些行政方面负责 的工作 举办国际学术会议需要 准备一系列会议的组织、 策划、布置、灯光音响、 电视屏幕墙、摄影摄像、 多媒体连接、同声翻译等 会议前的工作。
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会前工作： 1. 制定会议接待策划方案和报价。 2. 实地考察会议举办场所。 3. 确认会议接待方案和接待标准。 4. 在会议举办前制定会议工作人员 服务标准条例及会议接待手册。 5. 准备会议资料。 （含代邀请相关领导、新闻媒体、 新闻通稿、接待资料、会议配套 的商务服务及公关礼仪、翻译、 通讯及文秘服务。）
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• B) Conference objectives
国际会议策划流程
国际会议策划流程工作实施1.准备工作收集相关信息和资料。
调研已经成功举办过的国际会议。
2.工作步骤第一步启动举办国际会议的初期策划方案。
第二步选择和确定举办国际会议的各个机构。
这些机构次要有主办单位、支持单位和承办单位。
第三步研究并初步确定国际会议专业内容。
第一，明确此次国际会议对我国科学技术发展和国民经济建设的促进意义。
第二，确定国际会议的大会议题。
第三，确定国际会议各个分组会议的专题。
第四步确定国际会议的其他有关问题。
第一，确定该次国际会议中文和英文名称。
第二，确定国际会议的举办时间。
第三，选择会议举办城市。
第五步规划会议预算。
第一，猜测会议的规模。
第二，编制会议预算。
第六步研究决定是否举办会议附设展览。
第七步上述问题安排妥当后，开始办理审批手续。
3.特别提示我国机构发起的国际会议通常规模都不会很大，注意会议的预算是否能平衡。
我国有些机构在专业领域权威性不高，因此策划的国际会议有时甚至不能成功举办。
由于不能收取很高的注册费，我国机构发起的国际会议通常需要寻求企业赞助。
三、专业知识我国的会议组织者发起一个国际会议，从最初的策划到会议召开，最短也需要两年的筹备时间。
当确定举办某个国际会议后，会议的组织者应在全国范围内召集该学科领域里的所有次要机构中的次要学科带头人举行小型的协商会议，参加人员一定要有广泛的代表性。
经与会的全体人员停止充分协商和讨论后，确定下列有关会议的次要内容：1.确定会议的主办单位，支持单位和承办单位(1)会议的主办单位会议组织者应是会议的主办单位，应该是具有法人资格的单位，能够制定会议的举办方案或计划，能够负责组织会议实施和财务管理等重要工作，能够承担举办方案或计划，能够承担举办国际会议中的民事责任。
会议可以同时有几个主办单位，要明确各个主办单位在举办国际会议时所承担的义务和享受的权力，并有书面的材料备案。
会议确定的主办单位，应实际负责今后该国际会议的组织和管理工作。
(2)会议的支持单位为提高会议的权威性，在我国举办国际会议时，会议组织者经常将我国的许多政府部门列在会议的通知书上，作为会议的支持单位。
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从另一个视角看，讲台上可以放置投影仪等多媒体设备， 丰富报告的形式
讨论坐席有上下两层，呈环形分布，既保证了听讲效 讨论坐席分为上下两层，基本呈环形分布，既保证了听讲效 果，方便讨论以及台上台下的互动，还在一定程度上，扩 果，又方便讨论与台上台下的互动，还在一定程度上扩充了 大了听讲人数。 与会人数
1.安排与会人员返回 2.整理会议记录（分类，归档，出版等） 3.工作汇报 4.讲会议结果向媒体等发布
为保证会议顺利而有趣地进行，讲采取 大会报告、辩论会、学术沙龙、设问和答 辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果 展示等多种学术会议形式
谢谢！
国际学术会议的筹办及会场布置
Conference
会场包括举行会议的场所和场内设施。 从狭义上讲，会议会场仅指会议厅室。但 从广义上讲，它还包括会议厅室外办公和 活动区域。设计良好的会议会场是确保会 议达到良好效果的重要因素，除了可提供 参加会议人员舒适的开会环境外，更可以 提供较好的临场感，提供会议的效果。
会场布置
1.会场类型及作为排次 2.展台布置 3.多媒体及电动设备
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
会场类型
1.礼堂式（剧院式) 礼堂式是在会议厅内面向讲台摆放一排 陪座椅，中间留有较宽的过道。其特点是： 在留有过道的情况下，最大程度的摆放座 椅，最大限度地将空间利用起来，在有限 的空间里可以最大限度的容纳人数；礼堂 式适合单位内部行政动员会议、工作部署 会议。
国际学术会议的准备过程
国际学术会议的会场布置
会前准备(Preparation)
会议计划
1.拟定会议主题，地点，名称，规模 2.成立会务小组，明确会务分工（包括财务， 接待，保安等人员） 3.确定会议日期及日程 4.做出会议经费预算和筹资日程
会议宣传
1.初步通知（宣传） 2.正式通知及回执（会址，交通，住宿，会 议具体安排，会议多媒体等技术要求）
将会议室内摆放的桌子摆放成中空方形， 不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都 会U围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色 植物，放投影仪的专用小桌子放置在最前端。 中空方形式会场会安排主持人的位置，可分 别在不同位置上摆放麦克风，以便不同位置 的参会者发言。采用此种方式布局会场容纳 人数较少，对会议空间有一定的要求。中空 方形式会场常用于学术讨论会、座谈会等类 型的会议。
4.马蹄形（U形） 将桌子连接摆放成长方形，在长方形的 前方开口，椅子摆放在桌子外围。通常开 口处摆放放置投影仪的桌子，中间会放置 植物以做装饰。这种布局方式的特点是： 不设主持会议人的回执，可以营造比较放 松的氛围；可摆放几个麦克风以便自由发 言。马蹄形布局适合展示、研讨等类型的 会议。
5.中空方形式
2. 圆桌式
这种方式是在房间内放置一些圆形或椭 圆形的桌子，椅子围绕着桌子摆放，以便 所有观众都面向前方。其特点是：不强调 主席的重要性，而强调平等，鼓励与会者 之间进行讨论。这种布局方式适合于各类 讨论会。国际会议常用圆桌方式布局。
3.教室式 这种方式是将桌椅按排端正摆放或呈 “V”形摆放。这种布置与学校教室一样，在 椅子前面有桌子，方便与会者作记录。其 特点是：按排布置时有一定的灵活性；参 加会议者可有放置资料及记笔记的桌子； 可以最大限度地容纳人数。教室式布局适 合各类讲座。
讨论坐席扩展到了两翼，充分利用了空间
最上面的是看台坐席，此处可以允许会外人员进入进行全程 听讲，相当于充分利用了空中空间。
会议接待（Reception)
1.安排住宿及通知有关事项 2.检查会议设备以及人员调动 3.会议记录 4.征求与会者对会议要求及相关建议
会后安排(Post-Arrangement)
会议材料
1.确定开幕式等公共重大日程发言稿 2.编印会议指南 3.准备会议纪要，讲座论文等的记录要求 （必要时应联系好出版商）
会议标识
1.代表资格证 2.会标，海报，网宣，易拉宝 3.与会代表坐场标识
会后生活
1.预定交通工具 2.安排住宿，餐饮等 3.联系安排参观，旅游，访问活动 4.娱乐活动
国际学术会议指的是在某一个人学术领域的一种 高水平的重要学术交流形式。学术会议会场布置作 为一种无声的语言，昭示着学术会议的交流氛围、 学术理念、学术精神和组织者的品位。学术会议会 场除须提供参加会议人员舒适的开会环境外，更重 要是逼真地反映学术会议本身的目的、学术主题、 交流形式，以及与会者特点和会议特质，使与会者 有一种临场感和体验感，以达到场景、视觉与语言 交换的良好效果。
会场布置(Venue Layout)
Venue layout
原则（Principle）
1.切合会议主题
2.追求整体协调
。
针对大型国际学术会议，我们参考哈佛大学 公开课Justice的讲堂布置。 它基本上分为三个层次：主讲台，讨论坐席， 看台坐席。
首先是主讲台
采用开放式主讲台，后面背景可以按照会议要求布置幕布， 会议标识，宣讲内容等等