最新档案归档整理流程图资料
档案管理流程及流程图
（1.2）建立人事副档：
责任人
档案管 理专员
档案管 理专员
3、人事副档建立的时限（1.3） 4、人事副档建立的权限
A. 新员工入职 按照员工入职年、月进行编号、排序建档。 B. 人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并
存档。
（1.3）人事副档建立的时限：
细 工 作 流
号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计 归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际
归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档
程
具体工作
合同接收
A. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员 工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。
B. 其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存 入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
档案管理流程及流程图
专业资料
.
（5.4.1）在职资料： A. 员工本人签字确认后的劳动合同文本； B. 员工转正、结束代理期审批表及相关材料；
（5.5.1）调职调薪资料： A. 工资变动审批表及通知书； B. 提职晋级审批及考核、批复等材料。 C. 奖励工资审批表、批复等材料。 D. 各种待遇审批表、批复等材料。
专业资料
C. .............................................................................................................................................. 入 职资料
E. .............................................................................................................................................. 调 职调薪资料
A. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员 工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。
主流程项目
.
档案管理流程 档案管理流程
注解
责任人
专业资料
4、人事副档建立的权限（1.4）
.
（1.4）人事副档建立的权限：
不同职级，档案存放处不同： A. 分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及
工 作 流 程
专业资料
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具体工作
图纸档案接收、整理
详 流程图 取图 →登记 →审核印章 →编号 →录入 →归档
档案管理流程及流程图
档案管理工作流程
不同职级，档案存放处不同：
A.分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。
分部经理级、分部副经理级及
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。
B.门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
借阅制度：
A.人力资源部门须建立人事副档借阅制度；
B.借阅人必须填写《档案借阅审批单》，并注明借阅日期，借阅档案名称，借阅事由，由相关授权
领导签字后方可借阅档案；
借阅手续：
A.档案管理员收到已签批好的《档案借阅审批单》，并在人力资源部登记《人事副档借阅台帐》，由
借阅人本人签字，方可办理借阅手续；
B.借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理员检查无误后，在借阅台帐上登记
注销；。
档案管理系统流程及流程图
档案管 理专员
档案管 理专员
主流程项目
标准文档
档案管理流程
注解
责任人
实用大全
5.3 入职资料（5.3.1） 5.4 在职资料（5.4.1） 5.5 调职调薪资料（5.5.1）
标准文档
档案管理流程 档案管理流程
注解
责任人
实用大全
标准文档
（1.4）人事副档建立的权限：
4、人事副档建立的权限（1.4）
不同职级，档案存放处不同： A. 分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
B. 其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存 入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。
C. 新入职的经理级（含部门第一负责人）及以上人员的副档，应在该员工入职之日起十五个工作日内， 将该员工副档送至总部人力资源中心，人力资源部门留存复印件以备查考。
K............................................................................................................................................... 其 他应归档的资料
档案归档整理流程图
档案归档整理流程图齐全完整收集收集应归档的文件材料归档判断依照归档范围，慎决判断文件是否归档定文件去留准确客观确定归档文件的保管期限确定期限按部门分类方法科学、适用，分类保持相对稳定编制页码只编没有页码的部分不空号、不漏号装订便于保管利用用不锈钢钉或线单“件”装订顺序相对固定排序按期限—机构—时间三个层次排列盖档号章清晰、端正，件号不在每一“件”的上方空白重、准确处盖档号章电脑著录录入的内容尽可能详有关的的信息录入专用的细、准确档案管理软件装盒排架不同保管期限，不同机构按件号顺序装盒、上架的不要装入同一盒打印目录归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录编制检索写归档说明、装订成档案目录封面、背脊上的工具目录项目要填写完整档案管理规定一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理(一)归档范围1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类:质量管理方面的制度。
5、技术类:产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。
(二)文书的档案立卷1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
档案流程图
各部门根据《归档范围》做好文件收集、形成、保存工作
各部门对积累的文件材料进行整理（初步立卷）
档案室对初步立卷材料进行检查、指导
各部门按要求重新整理档案
各部门填写档案移交登记表，向档案室移交档案
档案室对档案进行整理、分类、统计
编制档号、案卷目录等各种检索工具
入库保存
查阅档案流程图
本单位人员
外单位人员须持本单位介绍信
填写查借阅档案登记表
档案负责人审核签字
档案室按需求提供档案
查阅档案ห้องสมุดไป่ตู้本室进行，若档案需要借出，借出档案需在一周内归还
档案员检查归还案卷，注销借阅手续
将档案放回原存放柜锁好
档案管理流程及流程图
E. 离职人员在做好离职审批、离职交接和离职审计工作并清理个人欠款后，将所形成的文件送至人力 资源部，进行归档。
档案管 理专员
档案管 理专员
;..
主流程项目
程
;..
,.
具体工作
刻录光盘
流程图
详 登记(申请) →刻录 →检查→下发
细 关于此流程图的解释
工
作 (1)刻录光盘必须在《刻录光盘登记表》中登记，注明部门、文件内容、分数等要求，档案管理员根据登记要求进行刻录，
流
完毕后检查刻录内容，最后下发给所需部门。
程 (2)申请刻录档案室存档光盘必须填写《文件借阅单》，经部门负责人签字确认，档案管理员进行刻录，完毕后检查刻录内容，
,.
档案管理流程 档案管理流程
注解
责任人
;..
,.
（1.4）人事副档建立的权限：
4、人事副档建立的权限（1.4）
不同职级，档案存放处不同： A. 分部总监级以上（含总监）的副档由总部人力资源中心统一保管。分部经理级、分部副经理级及
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
最后下发给所需部门。
具体工作
对各部各项专兼职资料员进行定期指导培训
详 流程图
细 确定资料员名单 →拟定培训日期 →拟定培训内容 →通知相关资料员 →详细讲解培训内容 →作专业指导
工 关于此流程图的解释
作 流 程
对集团所属各部及各项目公司专兼职资料员进行名单确定，不定期的培训并拟定培训内容，利用 OA 系统或电话进行通知， 针对每个项目、资料员的特点进行培训，培训结束后下现场了解档案管理的状况并给予专业指导。
档案归档整理流程图
档案归档整理流程图档案管理规定一、档案管理(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理(一）归档范围1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类:质量管理方面的制度。
5、技术类:产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。
（二）文书的档案立卷1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。
会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。
不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
（二）会计档案一律不准外借。
内部调阅应经财务负责人同意。
外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。
档案管理流程及流程图
.
档案管理工作流程
具体工作
收集各部门、分公司的文书档案
详 流程图 下发通知→审核 →接收 →存档 →没有按时移交的部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完毕
细 对于此流程图的解释
工 档案室每年 1 月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，
jz*
档案管 理专员
档案管 理专员
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主流程工程
档案管理流程
注解
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责任人
jz*
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5.3 入职资料〔5.3.1〕 5.4 在职资料〔5.4.1〕 5.5 调职调薪资料〔5.5.1〕
.
〔5.3.1〕入职资料：
A. "员工登记表"； B. 一寸免冠照片 4 张〔其中一张粘贴在"员工登记表"相应位置上〕； C. "查询函"或离职证明或个人声明； D. 担保证明文件〔需要提供此证明的相关岗位〕； E. 背景调查〔经理级及以上人员〕； F. 经员工本人签字确认的"员工手册确认书"； G. "录用通知书"； H. "岗位薪资确认单"； I. 保险通知函； J. 安康检查材料； 要求：各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。入职 培训后进展的考试和"规章制度学习确认单"。 〔5.4.1〕在职资料：
工 关于此流程图的解释 作 每月由各工程资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进展存 流 档。
程
jz*
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具体工作
结算资料接收
详 流程图 细 接收 →核对 →录入 →存档 工 接收合同要求： 1、须有移交部门负责人、移交人及监察部门相关人员的签字；2、应按移交部门出具的移交单进展一一核
档案管理流程及流程图
档案管理流程及流程图档案管理工作流程具体工作收集各部门、分公司的文书档案详细工作流程流程图下发通知→审核→接收→存档→没有按时移交的部门向上级领导汇报→上级领导督办→移交完毕对于此流程图的解释档案室每年1月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，经部门领导签字确认。
档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。
如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。
具体工作对集团所有文书材料进行整理详细工作流程流程图收集→分类→组卷→录入卷内目录→编写案卷题名→装订关于此流程图的解释收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。
具体工作文件借阅详细工作流程借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档具体工作合同接收详细工作流程到董办接收合同—档案室秘书依据合同类移交表对合同进行核对—手续完整签字接收——档案室对合同进行存档并下发相关部门接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完整性；2、走特事特办的合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。
具体工作洽商资料接收详细工作流程流程图接收→核对→录入→存档关于此流程图的解释每月由各项目资料员将洽商资料及移交清单移交至档案室，档案室秘书将洽商资料逐一核对、接收，录入电子目录，进行存档。
档案归档流程图
【EF01】
《档案借阅登记表》
05
复核
公司办公室档案管理员
【C04】
公司办公室档案管理员复核档案借阅人员送还的档案资料，关注该资料是否完整、准确，复核无误后确认对方的归还信息。
06
档案归档
公司办公室档案管理员
【C05】
公司办公室档案管理员将归还的档案资料存放入原保存地点。
流程结束。
档 案 借 阅 申 请 表
借阅单位：
借阅人：
借阅档案名称：
借阅事由：
借阅时间：
借阅档案：原件或复印
借阅期限：
归还日期：
部门领导审批：
年月日
公司领导审批：
年月日
档案归档整理流程图
备注：红色标注为公司下一步改进的工作。
档案借阅流程图
编号
流程步骤
责任岗位/人员
流程步骤描述
输出文档
流程开始
01
借阅登记
申请部门申请人
【C01】
申请人填制《档案借阅申请》，经主管领导签字同意方可实施办理。
在办公室《档案借阅登记表》上登记，登记的内容包括借阅的档案名称、内容，借阅时间、借阅人员名称和借阅用途等内容。
装订排序贴档号电脑著录装盒排架打印目录用不锈钢钉或线单件装订便于保管利用按分项段落时间三个层次排列顺序相对固定在每一件的上方空白处贴档号清晰端正件号不重准确有关的信息录入专用的电脑档案文件夹录入的内容尽可能详细准确按件号顺序装盒上架不同保管期限不同部门的不要装入同一盒归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件判断文件是否归档依照归档范围慎重决定文件去留确定归档文件的保管期限准确客观确定期限分类年度部门问题或文号期限分类方法科学适用保持相对稳定收集收集应归档的资料齐全完整归档判断编制页码只编没有页码的部分不空号不漏号档案借阅流程图责任岗位人员编号流程步骤流程步骤描述输出文档流程开始01借阅登记申请部门申请人c01申请人填制档案借阅申请经主管领导签字同意方可实施办理
最新档案归档整理流程图资料
精品文档档案归档整理流程图精品文档档案管理规定一、档案管理凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，一)( 都必须及时归档，确保完整无缺。
做(二)并分门别类，文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，好收集、整理、立卷、归档工作。
档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司()三制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理一）归档范围(制定的内部法规性、政策性文:1、行政综合类包括重要的会议材料;发展规划、工作总结;件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;汇报政府机关颁发的重要文件。
员工变动表、花名册、教育培训卡。
教育培训类2、组织人事\:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，、会计统计类:3 各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
质量管理方面的制度。
、质量管理类4: 产品及生产方面技术文档。
5、技术类:公司大规模的销售活动纪事。
、销售纪事类6:精品文档．精品文档（二）文书的档案立卷、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
1、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定2 稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，3归在文放在请示年立卷放在复文年立卷;没有复文，;跨年度的规划，放在所针对的最后一年立卷，件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间根据各自不同的公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，其它各类档案如声像档案、时限要求及时上缴总经理和人力资源部;月底统一汇总到人力资源活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，部。
会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁不得在在规定的范围内查阅。
借阅档案需按规定办理借阅手续，一() 档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
精品文档．精品文档（二）会计档案一律不准外借。
内部调阅应经财务负责人同意。
工程档案归档流程
工程档案整理归档流程图
一、招投标工程
要求：
1、归档文件为原件。
2、前期文件在领取建设工程施工许可证后将前期办理文件及清单归档。
3、招投标文件由成本控制部完成招标后移交总工办制定合同，之后由总工办将招投标文件连同合同文件归档。
4、施工文件、竣工图、监理文件和竣工验收文件在工程完工后三月内归档。
二、直接委托工程
要求：1、合同文件在合同签订后归档，包含采购申请单、制定的合同。
工程部 总工办 前期部
成本控制部 前期文件 领取施工 许可证 招投标文件 合同文件 招投标完成 工程完工三月内 监理文件 施工文件 竣工验收文件 归 档
总工办 工程部 成本控制部 合同文件 提交采购
申请单 施工文件 验收文件 工程决算文件 归 档。
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精品文档
档案归档整理流程图
精品文档
档案管理规定一、档案管理凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，一)( 都必须及时归档，确保完整无缺。
做(二)并分门别类，文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，好收集、整理、立卷、归档工作。
档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司()三制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理一）归档范围(制定的内部法规性、政策性文:1、行政综合类包括重要的会议材料;发展规划、工作总结;件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;汇报政府机关颁发的重要文件。
员工变动表、花名册、教育培训卡。
教育培训类2、组织人事\:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，、会计统计类:3 各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
质量管理方面的制度。
、质量管理类4: 产品及生产方面技术文档。
5、技术类:公司大规模的销售活动纪事。
、销售纪事类6:
精品文档．
精品文档（二）文书的档案立卷
、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
1
、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定2 稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，3
归在文放在请示年立卷放在复文年立卷;没有复文，;跨年度的规划，放在所针对的最后一年立卷，件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间
根据各自不同的公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，其它各类档案如声像档案、时限要求及时上缴总经理和人力资源部;月底
统一汇总到人力资源活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，部。
会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁
不得在在规定的范围内查阅。
借阅档案需按规定办理借阅手续，一() 档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
精品文档．
精品文档
（二）会计档案一律不准外借。
内部调阅应经财务负责人同意。
外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导
如需摘抄、复印，应经同意。
查阅会计档案时不得将档案带出公司; 财务负责人同意方可办理。
对失去保存价)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，三(值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。
精品文档．。