秘书礼仪

名片，指的是人们在进行交际时所使用的向别人介绍自己的特制的一种长方形的卡片，是现代人社交的通行证和交往的联络卡。

在社交场合中，名片不仅要有，而且要随身携带。

一、使用名片的基本方法在递交名片时，递交者应起身站立、主动走向对方、面带微笑、双手食指和拇指执名片的两角，以文字正向对方，一边自我介绍，一边递过名片。

自我介绍可以说“您好，非常高兴认识您！”“请多多关照”等。

同时，注意递交的名片不高于自己的胸部。

接受名片的一方，应该起身站立、双手接过，以示尊重。

并口头表示感谢，如“非常荣幸”“非常感谢”“请多多关照”等。

接过名片后，要看上几秒钟，记清楚对方的姓名和职务，以示尊敬。

如有疑问，第一时间问清楚。

二、名片的接受规则第一，专心致志，不能三心二意第二，迎向对象，双手捧接绝对不用左手第三，有来有往，回敬对方第四，接过名片一定要看了解对方身份。

很多国家要求看名片至少一分钟，还有的国家要求嘴里要做默读状，还有的要求发现对方有重要头衔朗声读出三、名片的交换顺序名片礼仪需要遵循的基本原则是地位低的向地位高的递送名片；当双方情况不了解时，谁先递也无妨。

（二）多人相遇时一是由近及远一是先尊后卑一是先女后男四、交换名片的时机初次见面介绍之后初次见面告别之前宴会结束之时参加会议时选择恰当时机交换名片五、名片的索取技巧一般而言，直接索要名片往往会自寻尴尬。

我们可以根据交往对象的不同采用以下几种方法：第一，交易法（对于一般的交往对象）“将欲取之，必先予之。

”第二，激将法（对待地位高的人）“张校长您好，非常高兴能认识您，能否有幸与您交换一下名片？”第三，谦恭法（对待学者、专家、名人、名流等）“王教授，听了你的讲课令我茅塞顿开，学到了很多新的知识。

希望以后有机会继续当你的学习，继续向你请教，不知道怎么向你请教比较方便？”第四，平等法（同辈之间以及一般的交往对象之间）“小王，认识你非常高兴，欢迎你到成都来玩，希望有机会我们还能再见面。

不知道以后怎么跟你联系比较方便？思考：如何拒绝第四种索要名片的方式？“刘先生，你是大忙人，以后有机会我跟你联系吧。

”思考当自己没有名片时，怎么办？一是说自己名片用完了二是说自己没带当遇到别人说忘记带名片时，你会怎么想？一是对方确实用完了或者忘带了二是对方地位较高，不愿和你交换名片三是对方地位较低，没有名片六、使用名片的有关禁忌残缺折皱的名片不使用名片不宜涂改不提供两个以上的头衔一般不提供私宅电话（有的手机电话也不提供）七、名片交换中的其它注意事项首先，注意收存的问题接过名片要认真收藏，一般放在上衣口袋里或名片盒里其次，注意不要把别人名片乱丢乱扔乱撕乱放最后，注意名片交换时互动的顺序八、名片的功能根据职业的不同，名片所发挥的功能也不同，具体而言，有以下几个方面的作用：1、自我介绍达到说明身份的目的2、联系业务把自己名片给别人时，是为联系业务创造前提3、保持联络当地址或者电话有变动时，可以在逢年过节的时候给对方送一张名片保持联络4、替代短信如N.B表示提醒P.P表示推荐、介绍P.R表示感谢P.F祝贺5、充当礼单在礼品包装上方放一个信封，信封内放一张名片；或者在礼品盒内放一张名片6、留言九、名片的制作——格式1、规格一般人用的名片是5.5cm乘9cm；大的有6cm乘10cm.制作时注意规格不要太大2、质材要注重实用，一般使用纸张的材质。

也有使用黄金的、白银的、木材的、不锈刚的、皮料的、真皮的。

3、色彩用浅色的规范纸张。

可采用浅黄色的、浅蓝色的、浅灰色的、白色的、乳白色的。

不建议用红纸黑字、黑纸金字等夸张的色彩。

4、图案允许出现的图案有：企业徽记、产品图案、地图5、内容内容是自我介绍，其它内容大可不必，如格言、座右铭等如写“难得糊涂”“走自己的路让别人去说吧”社交讲宽容相待，过分张扬和表现自我不利于与人交往6、文字使用简化标准汉字为佳，多用横式为佳与港澳台、与少数民族、与外国友人打交道时可以有所不同十、名片的制作——内容名片的内容跟名片的分类有关，分类不同，内容不同。

名片主要有以下几种类型：其一，本名式名片（社交名片）用于泛泛之交，不愿深交时。

内容主要是本人的姓名。

有时可加上祖籍、字号。

其二，公务式名片要求提供较为丰富的内容。

主要有三个内容：称谓：姓名+职务+职称（学术性、技术性）归属：企业标志+单位全称+所在部门联络方式：单位地址+邮编+办公电话单位地址写作要详细，办公电话要加国际代码和区号，一般不提供私宅电话鲜花为礼礼品分为耐用性礼品和一次性礼品两种。

前者如雕塑、字画等；后者如鲜花、门票、食品等鲜花在日常生活中已经成为不可或缺的时尚礼品之选一、馈赠鲜花的时机思考：哪些时候我们可以选择送鲜花？1、道喜、道贺孩子出生、金榜提名、祝贺乔迁2、慰问之礼生病住院等3、奖励、鼓励做出杰出贡献的运动健将、科学家们4、表达爱情5、传递友谊二、馈赠鲜花的主要形式1、花束2、盆花3、篮花4、花环（尼泊尔、印度、巴基斯坦、我国的版纳地区)5、花圈三、鲜花的寓意（1）品种如牡丹、梅花、剑兰、玫瑰（2）色彩红色表示爱情黄色有黄了、绝交之嫌红白相间有再见其难之意、告别之意（3）数量中国人讲好事成双，但对4不多用西方人喜欢送单数，但不是每个单数都送如1、11要慎用，13少用四、鲜花的象征意义鲜花主要可分为三个层次：国花、市花、区花1、国花对国花的尊重就是对国家和人民的尊重加拿大（枫叶）2、市花是城市的象征北京市的市花是月季和菊，菊是吉祥如意的标志天津的市花是月季花上海的市花是白玉兰深圳的市花是勒杜鹃重庆的市花是山茶花3、区花香港的紫荆花澳门的莲花礼品礼仪礼品被认为是人际交往、传递情感、表达友谊的不可或缺的媒介一、如何选择礼品1、纪念性社交场合强调纪念性，不以价格取胜2、独特性3、对象性同样的礼品送给不同的人会产生不同的效果如鲜花很少送男士：除了年高做寿、载誉而归、生病住院南方江浙一带夫妻之间不送刀剪恋人之间不送伞4、便携性易碎的、沉重的、不容易携带的不送5、时尚性二、社交“七不送”1、有碍社会公德2、过分昂贵的礼品3、破旧物品4、有悖对方民族习俗和宗教禁忌如印度、尼泊尔、南非、马来西亚的印度教信徒讲究黄牛崇拜，忌讳使用牛皮制品；伊斯兰教忌讳猪皮、猪毛制品5、有违对方个人习惯的物品6、药品、营养品8、不送带有明显广告标识的物品三、赠送礼品的时机和场合关于时机：逢年过节、登门拜访或毕业分别之时都是送礼的好时机。

关于时间：客人送主人时，见面之初就送；主人送客人时，离别之前送。

关于场合：因公交往的礼品，办公地点送因私交往的礼品，私人地点送四、赠送者的注意问题1、做到郑重其事说明赠送礼品的缘由2、注意出面赠送礼品的人由在场的地位最高者亲赠3、赠送礼品时要做具体的说明如产地、功能、特征、用法我们可以说“这是我为你精心选择的，我斟酌再三，觉得这个礼品送给你最有纪念意义”4、双手赠送5、送给外国友人时注意包装五、受赠者的注意事项1、强调落落大方2、表现欣赏如外国朋友送的礼品，可当面打开包装看看，并说我很喜欢，谢谢你3、感谢对方“谢谢你为我精心选择的礼品”“谢谢你的善意”等对于交往中接受的比较重要的礼品，可在事后打电话或者写信时再次提及此事4、学会拒绝注意遣词，不要责怪对方拍照与摄影的基本技巧一、拍照、摄影五注意第一，准备充分充电器、电池等；为每人准备一张第二、拍照要得到允许军事基地、博物馆等拍照要等到允许第三、合法使用私人交往中为别人拍的片子不能公开发布第四、事后要主动提供这是承诺守信的问题第五、遵守秩序注意先后顺序；注意社会公德二、正式场合拍照摄影五要求第一，注意仪表修饰不能袒胸露背、披头散发第二，选择场地光线适度、环境优美、人要照齐全第三，姿势正确优美站位、坐位正确，忌蹲姿第四，注意主次分明中央高于两侧、前排高于后排、就坐者高于站立者（客人不站两边）、左边边高于右边（政务）第五，注意题字留念做到字迹清晰、简短、准确补充：拍照的位次政务场合合影的排位在合影时，一般均应站立。

必要时，可安排前排人员就座，后排人员是梯级站立。

但是，通常不宜要求合影的参加者蹲着参加拍照。

一般讲究居前为上、居中为上和居左为上。

涉外以及正式的商务场合应遵守国际惯例，讲究以右为上。

三、非正式场合拍照摄影五要求第一，要求两厢情愿第二，注意姿态，表现适当如跟长辈、客人在一起时，不能做鬼脸等；挽人手臂等先告之对方一声第三，注意以礼待人常说“谢谢”第四，做到有始有终记得给参与者一张第五，注意考虑他人的感受避免让对方尴尬、难看和不快。

总而言之，要做到尊重，这是礼仪的基本宗旨。

电子信函传真、电子邮件、手机短信是现代人传递信息的主要方式一、电子信函的基本要求第一，简明扼要第二，严谨准确第三，一事一议（这是避免长篇大论的有效手段）第四，注意时效（特别注意转发）第五，遵守法律和社会公德（不得传播有损国家形象以及黄色信息等）二、传真使用的技巧（一）传真的概念传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。

（二）传真的特点具有真实、便捷、可靠的特点真实，即传送的是文书原件的真迹。

便捷，即操作简单，传递迅速。

可靠，传递的是图像信息，不会出现文字的改动和错漏。

（三）传真的结构与写法天地公司传真收件人：钟宜单位：寰宇运输公司抄送：传真号：（028）XXXXXX发件人：初萌日期：2003/9/3传真号：（028）XXXXX电话：（028）XXXXX页数：共5页主题：联系仓储运输紧急请审阅请批注请答复请传阅寰宇运输公司：我公司现有100吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我联系有关仓储运输事宜。

天地公司（印章）二00三年一月五日（四）传真使用的具体要求首先，传真的内容要简短因为价钱昂贵其次，注意保密的问题再次，注意规范操作留给别人的传真号码要能用发传真要告之收到传真要反馈，收到之后（报、传、处）及时处理最后，注意文字和图表重要的传真文件要备份三、电子邮件的使用技巧第一，不要乱用，不要滥用第二，内容简短，主题明确第三，信息要真实第四，做到公私有别第五，做到格式规范四、手机短信的使用技巧第一，双向使用第二，适度使用有用才发，需要才发，有收必复；不能成狂成癖第三，合法使用不扩散不文明、不道德、有碍国家安全的信息，这是现代文明的基本修养第四，文明使用开会时、跟别人交谈时不发短信仪表礼仪仪表礼仪，指的是有关个人修饰与打扮的基本规范。

一、秘书着装着装，也指穿戴，它指的是人们在日常生活与工作中所穿着的服装和所佩戴的饰物。

（一）西服1.基本要求西服有两件套和三件套之分。

正式场合应穿同质、同色的套装，颜色应选藏蓝色、灰色或棕色，无图案最佳。

2.用好配饰（1）衬衫颜色以单色最佳，衬衫要干净、清爽，无污渍。

衣袖须为长袖，同时系好领扣和袖扣。