文件与资料管理程序
文件和资料管理程序
查看文章文件和资料管理程序2009年09月02日星期三 01:23文件和资料管理程序1．目的对与公司质量/环境体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本。
2．范围适用于质量/环境体系有关的文件控制。
3．职责3.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。
3.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。
3.3 行政专员负责编制公司管理制度；体系维护专员负责组织编制质量环境管理手册、程序文件，编制《受控文件清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。
3.4 品管部负责组织编制工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。
3.5 各部门负责控制本部门适用的有关文件，同时报体系维护专员备案。
3.6各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件清单》。
4．程序4.1文件分类4.1.1质量环境管理手册；4.1.2质量环境程序文件；4.1.3作业指导书；4.1.4 技术文件：QC工程图、化验标准、工艺标准；4.1.5 管理制度、管理职责；4.1.6记录表式及外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）4.1.7 外来文件包括适用的产品标准、法律法规等文件。
4.2 文件的编制与批准文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。
审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。
必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。
4.2.1文件审批和发布权限(一览表)4.2.2其它需以公司名义发布的文件的审批权限由体系维护专员确定。
各部门自行发布的非质量/环境体系有关文件由各部门领导审批，但应报行政专员备案。
4.3 文件编号按《文件编号规定》的有关规定执行。
文件和资料的管理制度
文件和资料的管理制度1. 引言在现代社会，信息已经成为一种宝贵的资产，尤其在企业或组织中，各种信息的管理和维护显得尤为重要。
文件和资料的管理作为信息管理的一个重要方面，其规范化和有效性对企业和组织的运作非常重要。
本文将为读者介绍文件和资料的管理制度。
2. 文件和资料的定义文件和资料是指企业或组织运作中，所产生的、记录、保存、传达和使用的各种书面、口头、图像、电子化的信息载体。
3. 文件和资料的管理目的透过文件和资料的管理，可以有效的达成以下目的：1.保障文件和资料的准确性、完整性、可靠性和安全性；2.1. 合理利用企业或组织的信息，并规范它的流转； 2.2. 便于企业或组织中对信息的监控、评估及决策，使管理工作科学化和合理化； 2.3. 便于合作、协调工作，并提高工作效率和效益。
4. 文件和资料管理的基本原则文件和资料的管理应当遵循以下原则：1.规范性原则：文件和资料的存储、传达、利用必须经过规范、正式的程序；2.安全性原则：文件和资料的安全性必须保证，确保不被非法泄露、侵犯或丢失；3.原始性原则：文件和资料的原始性必须予以保障，禁止篡改任何文件记录；4.经济实用原则：文档管理过程中，必须确保高效、节约的原则，提高效率；5.便捷性原则：文件和资料的检索、查找、传达必须方便快捷。
5. 文件和资料的管理体系对于企业或组织来说，建立良好的文件和资料管理体系显得尤为重要，可以使文件和资料管理具有可操作性和有效性。
具体包括以下几个环节：1.文件和资料的收集与归档：组织各部门统一收集、整理、归档文件和资料；2.文件和资料的检索与查询：组织建立科学的档案库，方便文件和资料的查阅和查询；3.文件和资料的传递：规范的文档型态及传递流程，可确保在必要的场合下能够快捷地通过网络等方式传递文件和资料；4.文件和资料的保管：建立完善的保管措施，确保文件和资料的安全性；5.文件和资料的销毁：及时对不再需要的文件和资料进行销毁，以保证数据的安全。
文件与资料管理程序资料
文件与资料管理程序编号：JIS－QP－01 日期：2007.03.28版本： 1 页数：第1页共9页版本小结当前版本更改描述始发者部门日期1 始发荣芳品质部07.03.28版本历史更改描述编写者部门日期总经办生产部工程部开发部品质部ＰＭＣ业务部仓库部行政部采购部起草：审核：批准：分发部门□总经办□生产部□工程部□开发部□品质部□ＰＭＣ□业务部□仓库部□行政部□采购部□财务部□ＩＱＣ□ＩＰＱＣ□ＯＱＣ文件与资料管理程序编号：JLS-QP-01 日期：2007.03.28版本： 1 页数：第 2页共9 页1．目的：对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的管制，使品质系统能正确有效的运作。
2．范围：本公司品质系统运作中，和产品的生产、服务等有关的文件，以及外来文件（客户资料、供应商资料及外来标准）均须依本程序的规定管理，文件与资料可以用文书或电子媒体方式呈现或储存。
3．参考文件：3．1 【品质记录控制程序】JLS-QP-06；3．2 【工程变更程序】JLS-QP-21；3．3 【LCM开发文件图档存放管理规则】JLS-QP-19。
4．定义：4．1 文件结构：本公司品质系统文件分为四个阶层，其结构和文件类别如下：4．1．1 一阶文件：质量/环境手册。
4．1．2 二阶文件：程序文件。
4．1．3 三阶文件：作业指导书，包括使用手册、技术文件、作业标准、检验规范、环境作业指导书、办法等。
4．1．4 四阶文件：表单格式，例如:校正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等。
4．1．5 外来文件：客户资料、供应商资料与外来标准。
4．2 文件：规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件，如：品质手册、程序文件与工作指示等内部文件，工作标准、合约文件、客户图纸等外部文件。
4．3 记录：将工作执行的结果填写于表单上，而此结果（记录）仅供日后分析、存档备查或提供证明使用。
4．4 受控文件：经文管盖“受控文件”章的文件均为受控文件。
文件及资料控制程序
文件及资料控制程序一、目的本文档旨在规定和实施文件及资料控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性，以及满足法规和公司内部要求。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制和管理，包括但不限于操作文件、质量文件、技术文件、管理文件等。
三、职责1、文件管理部门：负责文件的审核、批准、分发、存档、更新和废止。
2、文件使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、质量管理部门：负责文件的监督、检查和审核，确保文件与公司实际运作的一致性。
四、程序1、文件分类与编码：根据公司实际情况，将文件分为不同的类别，并为每个文件分配唯一的编码。
编码应包括文件类型、日期、顺序号等信息。
2、文件编制：由文件管理部门负责组织编写文件，确保文件的完整性、准确性和一致性。
文件编制应遵循公司政策和相关法规要求。
3、文件审核：文件编制完成后，应由相关部门进行审核，以确保文件的可行性和合规性。
审核人员应具备相应的专业知识和经验。
4、文件批准：经审核通过后，文件应由公司领导进行批准。
批准过程中应注重文件的合理性和可操作性。
5、文件发布：文件批准后，由文件管理部门负责文件的发布，确保文件的及时性和有效性。
发布时应按照公司规定进行登记和记录。
6、文件存档：所有文件应由文件管理部门负责存档，并确保存档的完整性和安全性。
存档时应按照公司规定进行分类和标识。
7、文件更新与废止：当文件需要更新或废止时，应由文件管理部门组织进行修订和废止程序。
更新或废止的文件应及时通知相关使用部门，以确保文件的最新性和有效性。
8、文件借阅与复制：文件的借阅与复制应由文件管理部门负责管理，并按照公司规定进行登记和审批。
借阅或复制过程中应确保文件的保密性和安全性。
9、文件销毁：当文件过期或不再使用时，应按照公司规定进行销毁处理。
销毁过程应确保文件的彻底摧毁和不可恢复性。
10、培训与宣传：针对新员工和其他相关人员，应对其进行文件控制培训，确保他们对文件的正确理解和使用。
文件与资料管理程序
1.目的爲有效地管理各项文件与资料，以便指导各项活动，特制定本程序。
2.范围凡指导各项活动之内外部文件与资料，均属本程序管理范围。
3.权责内部文件管理权责：3.1.1 系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；3.1.2 程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副总经理核准发行；3.1.3 工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；3.1.4 表单各部门制定，主管审核发行。
外部文件管理权责：3.2.1 接收：香港营业部、工程部、发货部；3.2.2 转换：工程部。
4.定义内部文件：依据公司内部活动行爲特徵或依据外来文件需要而産生的文件。
外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均爲外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行爲活动。
系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并爲此描述总体架构之纲领性文件。
程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管理与实施之责的部门等指导性文件。
指导书：爲实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。
表单：规定用於记录活动内容、状况或结果之文件。
5.作业内容文件与资料管理流程图(见附件一)；各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门産生相关文件。
文件应依规定之权责人员进行审查核准，如爲程序文件, 需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。
制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：□□- □□- □- □□□- □□文件版本01 ~ 99文件流水序号001 ~999文件类别公司简称: YH 部门代号5.4.1 部门代号：总经理室－GM 工程部－PE 品管部－QC生産部－PR 采购部－PU 仓管部－MC发货部－DC 人力资源部－MR5.4.2 文件类别：系统文件－S 程序文件－P 指导文件－W表单文件－R 外部文件－E5.4.3 版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、03、04．．．；表单版本直接於编号中予以体现，爲最後两位码，其他文件则单独显示其版号码。
资料管理流程
资料员
5.资料的传阅和分发
1）各类文件、规范：经技术厂长批阅后，按批注进行传阅和分发。当收到2份以上文件时，存档文件加盖印章1，分发文件加盖印章2、3等。现场资料点资料还需加盖“转包现场资料点”印章。
2）图纸、更改单：对于军品图纸、更改单，传阅一份，存档，加盖印章1，其余存档，加盖印章2、3等；
5）工艺更改单：工艺室存一份；另一份由工艺更改单领用的计划员或工长签字，分发份数与现场工艺规程份数一致。
传阅及时到位，印章加盖正确，
资料员
转包厂资料管理流
责任人
1.从总资料室领取各类资料
资料齐全、完好
资料员
2.建立资料登记总账本、传阅登记账本，并分类做好记录
分类明确，记录清楚
资料员
3．文件、资料如有作废必须在总帐中进行销帐，并将作废文件、资料加盖“作废”印章按程序文件规定进行回收。
保证作废文件全部收回
资料员
4.建立分发登记账本，分发资料按各室、工段分别建立
对于转包图纸、更改单，传阅一份，存档，加盖印章1，工艺室分发一份，加盖印章2，总检分发一份，加盖印章3。
3）偏离单：传阅一份，存档，加盖印章1；工艺室分发一份，加盖印章2；303工段分发一份，加盖印章3；检验室分发一份，加盖印章4。
4）工艺规程：批复后的原版存档；工艺室分发一份，加盖印章1；现场分发1～2份，加盖转包厂生产印章1、2等。
文件与资料控制程序
文件与资料控制程序编号：ZB-QESP-011、目的对管理体系所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止使用失效或作废的文件。
2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。
3、职责3.1人力行政部为本程序主管部门，负责公司行政文件管理、管理手册、程序文件修改、发放的管理控制。
负责归档文件的管理。
3.2工程部负责技术文件，包括适用标准规范的管理。
3.3工程部负责环境和职业健康安全相关文件，包括适用法律法规和其他要求的管理3.4 各部门负责相关文件的编制、及本部门使用文件的保管。
4、内容与要求4.1文件的分类（1）按文件类别分：见《管理手册》3.3.3；（2）按文件来源分：内部文件、外来文件；（3）按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。
4.2文件编号4.2.1文件的编码（1）管理手册的编号ZB-QESM-1XX-XXXXXXXXXXXXXXX有限公司的缩写QESM—质量环境职业健康安全管理手册的英文缩写；1.0—版本号，1.0版。
（2）程序文件的编号例：ZB-ZB-QESP-02ZB-ZB-QESP-02—第二个程序文件；1.0—版本号，1.0版。
（3）三层次文件（国家/行业/地方标准延用原有编号）：ZB-WI—XXWI—三层次文件名称中的关键词的拼音缩写。
XX－按顺序编号4.3 文件编制和审批（1）《管理手册》由管理者代表组织有关部门或人员编制并审核，总经理批准；（2）作业指导性文件，由各职能部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准；（3）行政管理性文件，由各职能部门按管理职责编制，主管领导和人力行政部负责人审核，总经理批准。
4.4 文件发放及控制（1）管理体系文件（手册、程序文件），由人力行政部发放。
发放时标注分发号、受控状态；（2）作业指导文件、各部门编制的专业管理性文件由各部门发放，发放时标注分发号、受控状态；行政管理文件由人力行政部发放；（3）文件发放部门填写“文件发放记录”。
001文件与资料管理程序OK
1.目的:使品质系统所有文件与资料得以管制，以确保各相关部门能够及时获得正确有效的文件与资料。
2.范围:与本公司品质系统相关的公司内外提供的相关文件与资料均适用。
3.权责:3.1内部文件与资料制订、废止与收发管制权责表：3.2外来文件与资料，若为客户提供之承认书、图纸与相关技术资料由工程课长审核，且于工程课保存（除图纸外），其它资料由管理代表审核，由文管中心保存。
3.3文件审核过程中发现问题，如有手改现象，由审核人在手改处签名确认。
4.定义:4.1一阶文件：品质手册，说明品质系统原则与管理重点之系统指导文件。
4.2二阶文件：程序文件，供管理者控管跨部门作业流程之文件。
4.3三阶文件：作业规范，规范作业者行为工作标准或指导书。
4.4四阶文件：品质记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书。
4.5外来文件：外来标准、法规及有关的技术资料。
5.作业内容:5.1作业流程图(如附件一)。
5.2文件制作规范：本规定限于二阶文件适用。
5.2.1封面制作规范：封面必须包括(见附件二)。
5.2.1.1中英文厂名：至一制品实业有限公司Mind Well Design Mfr. Ltd；5.2.1.2文件名称：一、二阶文件名称；5.2.1.3文件编号：详见文件编号规则(5.5)；5.2.1.4制订单位：见5.5.2部门代码中单位名称；5.2.1.5版本／次：详见5.6相关内容；5.2.1.6总页数：详见5.6相关内容；5.2.1.7制订日期：制作文件的时间；5.2.1.8发行日期：以所盖文件发行章的日期为准；5.2.1.9核准、审核及制订人签名：核准、审核人必须签名或盖章作实。
5.2.2内页制作规范：必须包括(见附件三)：5.2.2.1厂名：必须注明，位于外框最左上角，使用黑体20号粗体字。
5.2.2.2文件名称：位于正文及厂名之间左端，使用黑体22号粗体字。
5.2.2.3文件编号，版本/次及页次位于正文及厂名之间右端，使用黑体14号字。
文件和资料的控制程序
（2）文件控制的程序图如下：
文件和资料的控制程序
为了使项目工程所使用的文件资料在工作中一直处于有效状态，对项目所有制订和使用的文件资料进行必要的控制，以保证在所有工作场所使用的文件和资料是有效Biblioteka 本。（1）文件控制及主要内容
这些文件主要包括：施工技术要求、标准；施工计划、工序流程、施工图纸及实施细则；质量检测程序、检测计划；试验报告、质量记录，与业主（监理工程师）往来函件等质量体系运行的文件和记录以及相关的文件资料。
文件与记录管理程序
文件与记录管理程序在任何组织或企业中，文件与记录管理都是至关重要的环节。
它们不仅承载着企业的历史和当前活动，而且是未来决策和规划的基础。
本文将探讨文件与记录管理的程序，以及为何其对于组织的成功至关重要。
一、文件与记录管理的重要性1、法律法规遵守：文件和记录管理是遵守各种国家和地方法律法规的基础。
例如，财务记录需要符合税务法规，而健康和安全记录需要符合工作场所安全法规。
2、决策支持：文件和记录包含的信息可以为决策制定提供宝贵的数据。
例如，销售记录可以显示产品的销售趋势，从而为新产品开发和营销策略提供依据。
3、审计追踪：文件和记录是审计和财务审查的基础。
它们提供了交易活动的完整记录，使得审计员可以验证交易的准确性和合规性。
4、改进机会：通过对文件和记录的分析，可以发现流程中的瓶颈和问题，从而为改进和优化提供机会。
二、文件与记录管理程序1、文件分类与标识：根据文件的重要性和性质，对文件进行分类和标识。
这有助于在需要时快速找到关键文件。
2、文件存储与备份：采用适当的存储介质和方法来存储文件，并确保备份的安全性和可用性。
3、文件访问控制：为防止未经授权的访问，应对文件进行访问控制。
只有经过授权的人员才能访问敏感文件。
4、文件销毁与归档：定期对过期或不再需要的文件进行销毁，以保护敏感信息不被泄露。
同时，将重要文件归档以供未来参考。
5、记录管理：确保记录的准确性和完整性，遵循适当的记录保留政策，以避免数据丢失或不当修改。
6、电子文件安全：对于电子文件，应采取额外的安全措施，如加密和防火墙，以防止数据泄露和未经授权的访问。
7、培训与意识提升：定期为员工提供培训，提高他们对文件和记录管理的意识和技能。
8、定期审计：定期对文件和记录管理程序进行审计，以发现潜在的问题并采取纠正措施。
9、持续改进：根据审计结果和市场变化，不断优化文件和记录管理程序。
三、结论有效的文件与记录管理对于组织的成功至关重要。
它不仅有助于遵守法律法规，还能为决策提供支持，同时为审计提供追踪途径。
IATF16949文件管理程序
1.目的:为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。
2.范围:本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。
3.权责:参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）4.定义:本厂文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。
4.2 系统文件:环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。
4.3 程序文件:管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。
4.4 指导书文件:作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。
4.5 制造文件:制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。
4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。
4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。
4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。
4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。
4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。
4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。
4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。
4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。
5.作业内容：5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。
5.2 各阶文件编号5.2.1手册编码原则7码第1-2码公司简称CX ；第3码为中杠；第4码手册简称M；第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。
企业管理文件与资料控制程序
企业管理文件与资料控制程序企业管理文件与资料控制程序是指企业建立一套完善的文档与资料管理机制，以有效的方式控制企业内部各类文件和资料的流转、存储和使用，增加管理的规范性和效率，确保企业的信息安全。
本文将从程序的目的、步骤和实施过程三个方面分析企业管理文件与资料控制程序的重要性以及如何制定和执行该程序。
一、目的企业管理文件与资料控制程序的主要目的是确保企业的信息系统始终处于可信状态，保证企业信息资产的安全可控。
其具体目的包含以下几个方面。
1.统一管理企业的文件与资料，防止文件泄露、丢失和篡改。
2.对于敏感信息和机密信息，实施安全控制和权限控制。
3.确保文件和资料的共享和交流在特定的人员和渠道内进行。
4.规范企业文件和资料的使用流程，使员工使用文件和资料更加规范、高效和安全。
5.减少企业的风险和损失，促进企业业务发展和可持续发展。
二、步骤企业管理文件与资料控制程序主要分为以下几个步骤。
1.识别企业需要管理的文件和资料，分门别类地管理。
2.制定文件和资料的归档和管理标准，建立规范的文件和资料管理程序。
3.明确文件和资料的保密等级和权限，安排相应的用户权限。
4.实施文件和资料的备份和恢复机制，保障文件和资料处于稳定的状态。
5.对于敏感信息和机密信息，建立安全审计机制，确保信息的安全。
三、实施过程企业管理文件与资料控制程序的实施过程需要根据不同企业的实际情况来具体制定。
可以按照以下过程实施：1.明确企业文件和资料的规范和标准，建立文件和资料档案。
2.建立并实施权限控制机制，确保文件和资料的安全和保密性。
3.针对不同权限的用户，建立各自的使用规范和标准。
4.实施日常巡检和监控，发现问题及时排查和解决。
5.周期性进行文件和资料的备份和恢复，保障文件和资料处于稳定的状态。
6.提醒员工遵守企业的文档和资料控制规定，建立员工知识产权保护的意识。
企业管理文件与资料控制程序的制定和实施是企业信息安全的重要保障，也是确保企业业务高效、行政合规的重要措施。
IATF16949文件与资料管制程序
1.目的确保文件与资料之流通、应用、处理等得到有效管制，以控制与本标准要求有关的所有文件与资料，确保生产现场各相关场所都使用最新的有效版本。
2.适用范围适用于本公司品质、环境、安全健康系统的文件与资料和客户、供应商提供的相关文件与资料及外部文件与资料之管制。
3.定义3.1一阶文件：管理手册3.2二阶文件：程序书、例如：统计技术应用程序等3.3三阶文件：作业指导书、检验标准、操作标准、在制程上需使用之文件与资料3.4四阶文件：表单/表格3.5外部文件：客户或公司外所输入的图面与资料或书籍文件（如产品审核等）4.职责、4.1文件制作、修订、废止、申请：相关部门4.2文件之拟定、审查、批准4.2.1一阶文件：管理部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准4.2.2二阶文件：各相关单位拟定，部门主管审查，管理者代表核准4.2.3三阶文件：各相关单位拟定，相关单位主管审查，部门主管核准4.2.4四阶文件：随文件中一并审核4.3文件发行、回收、销毁、列管等：管理部4.4外部文件与资料由管理部接收并登录，然后将其分发到需要的相关部门，原稿由管理部存档列管，如须转换为公司内部文件，其制、修、废各流程由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准之规定进行作业。
5.作业程序6.1记录管制程序 FT-AP-0036.2控制计划管理程序 FT-QP-0226.3图面与技术资料管制程序 FT-QP-0026.4法律法规获取程序 FT-AP-0537.使用表单7.1文件调阅登记表 AR-001-01-A0 7.2文件管制总览表 AR-001-02-A27.3外部文件管制总览表 AR-001-03-A17.4□内部□外部文件分发签收记录表 AR-001-04-A17.5文件修废补申请单AR-001-05-A08.附件8.1附件一：一、二、三阶文件的制订格式：1.封面与文件：管理手册封面、管理手册、程序书、工作说明书的文件头。
atf_服装企业文件与资料控制程序
atf_服装企业文件与资料控制程序ATF服装企业文件与资料控制程序1. 简述ATF服装企业文件与资料控制程序是指ATF服装企业对公司相关文件和资料的管理流程，目的是为了保证文件和资料的有效性、准确性和保密性。
2. 范围文件和资料包括但不限于：产品图纸、报价单、合同、财务报表、客户资料、员工资料等。
3. 流程3.1 新建文件和资料所有新建的文件和资料都必须按照公司的规定进行命名和分类，并存放在公司规定的文件夹中。
3.2 修改文件和资料在需要修改文件和资料时，必须先制定修改计划，并经过上级主管审核。
3.3 审核和批准所有文件和资料修改以及更改访问权限的操作必须经过审核和批准，申请人需要向上级主管提交申请，并提供修改原因和必要的支持文件。
3.4 外部传递在进行文件或资料传递时，必须通过公司指定的渠道。
所有外部传递的文件和资料均需签署保密协议，并进行记录和备份。
3.5 销毁所有不再需要的文件和资料必须得到上级主管的批准后，按照公司规定的程序进行销毁。
销毁不符合规定的行为将受到相应的处罚。
4. 责任文件和资料的所有者有责任确保其文档的完整性、安全性和准确性，并遵守公司所规定的所有文件和数据的管理政策和过程。
5. 安全为保障文件和资料的安全性，必须设置的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相关的文件和资料。
在必要时，必须对敏感数据进行加密保护。
6. 培训为了确保所有的员工都能够遵循文件和资料控制程序。
我们将为所有与文件和数据有关的员工提供必要的培训。
7. 总结ATF服装企业的文件和资料控制程序是其信息管理的重要组成部分，是我们确保文件和数据的准确性和保密性的重要手段。
所有员工必须遵守并执行此控制程序，确保文件和资料的精确性和保密性，以保护企业和客户的利益。
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。
2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。
3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。
5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。
5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。
5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。
5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
部，不进行相应的转化作业。
4.职责：
4.1 内部文件管理职责：
阶别 文件类别
制/修/废
审核
批准
分发/回收/ 销毁与管理
体系：管理手册 一阶
内控：公司章程
体系 GM 室
管理者代表
总经理
文控文管
体系：程序文件 二阶
内控：规章文件
相关部门人员 相关部门
相关部门主管 管理者代表/总经理 部门经理/副总 总经理/指定代理人
3.1 内部文件：
3.1.1 内部管理性文件：体系文件：与质量管理体系运作相关的受控文件。内控文件：涉及财务及行政纪
律事务规章等非体系运作相关的文件。两者均划分为一、二、三阶文件和四阶表单。
3.1.2 内部技术文件：包括内部技术文件（如图面、检验规范、工序卡等）,具体依《图面与技术文件管理
程序》的规定。
5.1.4 内部文件编号：经批准后的文件交文管。文管根据《文件撰写架构细则》附录一：【内部管理性文件
编号对照表】的规定进行编号，并录入于【文件总览表】。
5.1.5 内部文件分发、借阅：
5.1.5.1 重新打印（此时有受控编号）经批准后的文件和【文件制修废审批表】交文管。文件的生效日期
以右上角“受控章”内的日期为准，文件首页及各单页的制修定日期则代表文件初定稿未签核前
4.2 外来文件管理职责：
文件类别
收集/接 收/更新
审核 建议
登录 发行管
内部借阅分发
机密
存档 理 发给单位 核定权限 等级
管理性法律法规（包 行政
管 括环境、安全卫生类）
部门经理
行政 文管 文管 申请单位
B
文控主管
理 相关方提供的管理性 业务/采 相关部
文管 文管 申请单位 副总经理 A
文
文件资料
6 相关使用部门
N
Y 适用
N
A
文件名称：文件与资料管理程序
文件编号：
制定日期：
修定日期：
页 码：Page 6 of 10
受 版 次：第 1.0 版 控 （红色受控章方为有效）
步骤
权责
输入
相关部门
文控中心
输出
文管
《记录管理程
7
相关使用部门
序》
A
回收/作废/销毁
【文件分发回 收记录一览表】
文管
《记录管理程
5.1.6.7 表单需外部印刷时,各单位以联络单的方式向文控中心提出需求，并附上需印刷的表单，经文控中
心文管确认后,由文控中心统一走采购签核流程。
5.1.7 内部文件适用性检查：
5.1.7.1 文件在使用过程中发现不适用时，由发现人员以【联络单】形式提交至文件的制定部门。
5.1.7.2 文控文管每季度安排各单位依据【文件总览表】对文件进行查核，并登录于【各单位文件互查汇
修改处要有清晰的标注、签名缩写并注明日期；修改后的文件由原制订部门尽快向体系申请正式
发行。
5.1.8.3 文件版次：首次发行为 1.0 版，修订一次为 1.1 版，第二次修订为 1.2 版，依此类推。文件更改
内容只涉及到单页，只更换有更改的当页；文件内容作大变动时（更动 1/3 以上），文管须将文
件版本直接升级（如 1.0 版改为 2.0 版），并将整份文件全部更换。表单首次发行为 01 版，修订
购/行政 门
件 其它参考资料（如管 相关部
不控制 不控制 不发行 申请单位
理图书等）
门
视性质
国内标准
业务 品保部 文管 文管 品保部 文控主管 B
国外标准 技
业务 品保部 文管 不发行 申请单位 文控主管 B
客户提供之技术标
术
准、技术条件、产品 业务 品保部 文管 文管 品保部 文控主管 B
文
法规、技术法规等
文件名称：文件与资料管理程序
文件编号：
制定日期：
修定日期：
页 码：Page 1 of 10
受 版 次：第 1.0 版 控 （红色受控章方为有效）
1.目的：使本公司文件/资料的管理有章可循，保证管理文件资料的准确性及有效的控制。
2.范围：适用于公司中所有的内部管理性文件、外来管理性文件、技术文件。
3.定义：
件
客户提供之图纸、产
业务
业务
文管 文管 开发文员 文控主管 B
品规范
开发
4.3 机密文件的申请使用管理：
等级
申请人 申请人的部门主管
文控中心主管
资料收集部门 的最高主管
（副）总经理
A 级（高度机密） 立
审
决
B 级（一般机密） 立
审
决
C 级（普通资料） 立
审
决
5.内容：
项别 步骤 权责
输入
文件制定 《文件撰写
记录保存
记录归档 保存
5.1 内部管理性文件管理 5.1.1 内部文件编制： 5.1.1.1 文件格式、内容及编号原则要求见《文件撰写架构细则》。 5.1.1.2 各部门文件由制订者编制打印并填写【文件制修废审批表】（暂不填写编号），提交部门主管审核。 5.1.1.3 内部文件审核：由审核人确认文件制修废的必要性、适宜性、合理性。 5.1.2 内部文件会审： 5.1.2.1 经部门主管审核确认后的文件交至体系。
5.1.6.2 文件应分类存放注意防潮防湿，必须保持文件清晰、易于识别。
5.1.6.3 文件破损、模糊不清时，可持该文件向文管申请换发。
5.1.6.4 经文管发行加盖红色“受控章”之文件均为管制性文件，如须复印须向文管申请，不得自行复印。
5.1.6.5 文件原稿由文管保存，原稿不盖发行章。
5.1.6.6 机密文件管理依相关规定执行。
3.3 外来文件：
3.3.1 外来管理性文件：客户或公司外所输入的管理性资料或文件（如客户提供的供应商手册、国际/国家
管理性法律法规/标准）。
3.3.2 外来技术资料：指客户及供应商所提供的图面与技术文件/资料，以及产品法律、法规，设计所使用
的相关技术书籍等，主要包含：
3.3.2.1 客户提供的图面文件、资料：泛指客户提供的图纸、技术标准、技术条件、协议、品质规范、样
文件名称：文件与资料管理程序
文件编号：
制定日期：
修定日期：
页 码：Page 4 of 10
受 版 次：第 1.0 版 控 （红色受控章方为有效）
5.1.2.2 体系审核确认后根据文件的涉及单位决定文件必须的会审部门，由体系提请相关部门传阅会审或
会议会审。
5.1.3 内部文件批准：文件必须经相关权责人员批准。详见 4.1 职责。
为作废之依据。
5.1.9.2 已回收的副本旧版文件由文管盖“作废章”作废，盖“作废章”之作废文件可作二次用纸使用；
作废正本文件有需要特别保留时，加盖“作废章”留存，最低保存年限为二年。
5.1.10 记录保存：记录保存依据《记录管理程序》执行。
5.2 外来文件管理
外来文件管理流程图
步骤
权责
输入
相关部门
总表】，并追踪确认各部门文件的有效性和完整性。
5.1.7.3 在内审、管理评审前一个月内，文管须整理出【文件最新版次一览表】，并分发至各单位。
5.1.7.4 体系专员根据实际需要安排内部稽核，查核文件执行的有效性、适用性和完整性。
5.1.8 内部文件修订：
5.1.8.1 除特别指定外，文件的修订或废止，须由文件原制定部门执行且经原审核、批准部门批准。体系
性、有效性，并记录于【外来文件一览表】。 5.2.2.2 技术性资料：
1) 业务部收到国外标准、国内标准及客户提供的技术标准、技术条件、产品法规和技术法规后 在 1 个工作日内提交品保 QE 评审。
2) 业务收到客户提供的图纸和产品规范，需经开发部门工程师和品保 QE 会审。 5.2.2.3 将审核后的外来文件和【外来文件一览表】转至文管。 5.2.3 外来文件登录：文管将收到的外来文件依据文件类型进行分门别类登录于【外来文件一览表】，归档
提出人 架构细则》 1
提出部门
文
主管
件 体系专员
制
定
2 相关部门
主管会审
A
内部管理性文件管理流程图
相关部门 提出部门
体系
文件编制
N
审核
Y
N 会审 Y
B
N
审核
Y
文控中心
输出
【文件制修
废审批表】
【文件制修 废审批表】
【文件制修 废审批表】
文件名称：文件与资料管理程序
文件编号：
制定日期：
修定日期：
页 码：Page 3 of 10
文控中心
输出
相关权责文员 1
（见 4.2 职责）
收集/接收/更新
外来文件
相关权责主管 2
（见 4.2 职责）
N
Y
审核
【外来文件一 览表】
3
文管
文管 4
相关使用部门
登录 分发/借阅
【外来文件一 览表】
【联络单】 【文件分发回 收记录一览 表】【文件借 阅记录表】
相关使用部门 5
文管
使用管理
【外来文件一 览表】
8
相关使用部门
序》
记录保存
记录归档保持
5.2.1 外来文件的收集/接收/更新：相关部门将收集/接收/更新到的外来文件原件（含电子文件）转交给 审核部门。详见 4.2 外来文件管理职责。