公函的格式文档

2020

公函的格式文档Document Writing

公函的格式文档

前言语料：温馨提醒，公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权，实施管理而制定的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，实行行政措施，指示答复问题，知道，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具

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公函的格式

公函一般由十个部分组成：

1.编号为了方便整理、保存和查对，公函需要加上编号，编号写在信封的左上角。

例如：

(a)B/1/99

(b)学字第92号

2.写信人的地址信纸的右上角必须写上写信人的地址，可用华文或英文书写。

例如：

(a)启祥路108号

新加坡邮区123194

(b)Blkl94，ToaPayohLorong4，

#03-108Singaporel23194

3.收信人的姓名，职衔和地址

(a)收信人的姓名，写在编号之下，但位置不可高过写信人的地址，先写姓名，姓名后面必须加上称呼。

例如：

刘xx先生

林xx小姐

在收信人姓名下面写收信人职衔，

例如：

勿洛联络所管理委员会主席

新世界书局经理

(b)如果你不知道那个团体的负责人的姓名，

可以写执事先生成写他的职衔，

如：新城女子中学校长。

4.称呼：

(a)正文的开头写收信人的称呼，后面必须加冒号“：”不空格。

(b)可以用普通的称呼：如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。也可用“经理先生”这样的称呼。

(c)自称：可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。

称呼对方：您、贵公司、贵校、贵队。

5.标题

(a)为了方便快捷处理和分类保存，公函应加上标题。

(b)标题写在称呼下面的中央位置，标题下面必须画上横线;

写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。

请主持开幕典礼

接受友谊赛邀请

6.正文正文可用下列任何一种格式。

(a)空格式，每段开头都空二格。

(b)齐头式，每段都顶格写。

正文是公函中的主体部分，要求叙述清楚、简洁。有时为了方便阅读，视内容性质的不同，可加上序数号码。

7.署名

(a)写在正文的右下方。

(b)写信人若有职衔，须写清楚。

(c)署名后，一般用“启”，为了表示慎重，可以用“谨启”，或为了表示尊敬，可以用“敬启”。

8.日期

写在编号下面，通常可用中文或阿拉伯文写出。例如：

(a)26-4-20xx(建议)√

(b)20xx年2月26日

(c)20xx年四月二十六日

切记不可混杂式的日期:20xx年四月二十六日X

9.副本有的公函有必要交给有关方面查阅，就须写上副本寄送的个人或团体。它通常写在公函的左下方。例如：副本：公共关系主任

10.附件如果公函还附有其他文件，必须在左下角列明。

附件：计划书一份个人履历表一份