文件及资料管制程序

國立台北科技大學文件名稱：
文件編號：
制定單位：
制定日期：
C05P01-02A
一、目的：使品質系統所使用之文件迅速、正確流通，以確保各相關單位能適時獲得
適當且有效之最新文件。

二、範圍：本校所提供之服務對象為各單位教職員工及學生。

三、權責：
3.1文件審核權限。

3.2文件之分發、收回、銷毀及管制：文書組。

3.3文件制訂、修訂及廢止：原制訂單位主管。

四、定義：無。

五、作業內容：
5.1 文件編碼系統：各類文件之制訂、修訂均需由文書單位，依文件編碼
系統編號處理。

5.1.1 文件編碼系統：
□□□□□□
流水號M：品質手冊
文件類別P：程序
單位別（如附件一）W：辦法、規範
5.1.2 表單編碼系統：
□□□□□□─□□□
表單版本A.B.C…….
表單流水號
文件編號
5.1.3 總務文管人員對文件編碼應予以管制，文件編碼不得有重覆之
情形。

5.2 文件制訂、修訂、廢止作業：
5.2.1 文件制訂作業：視業務需要及組織任務，由相同單位指定專人，
以各類文件標準格式，依業務需求擬案後，填妥
「文件制訂、修訂、廢止申請單」，由擬案單位以
「標準文件格式」擬案送相關單位會簽無議後，
呈擬案單位主管審查後，頒佈上網發行（文件審
查、核准、頒佈上網發行等階段，若有任何異議
得由原擬案者修改之，必要時得召開會議）。

5.2.2 各文件發行時，文件及表單編碼均為A版，修訂變更後為B版，依
此類推為C………Z，再重覆使用。

5.2.3 文件之修訂作業：文件若有不合現狀需修改、增訂者，得由提議單
位填寫「文件制訂、修訂、廢止申請單」，提出
修訂原因，交原擬案單位研議修改。

修改完成後
文件審查、核准、頒佈發行作業內容，同文件制
訂作業。

5.2.4 手冊、程序或辦法、規範之修訂，以5.2.2 規定發行之。

表單修訂
時，原擬案單位應以「文件制訂、修訂、廢止申請單」提出，經相
關單位主管審核後由網管人員予以上網更新。

5.2.5 文件之廢止作業：
5.2.5.1 文件廢止之申請、審查、核准、頒佈作業同文件修訂作業。

5.2.5.2 文件廢止後，原文件之編號應列管，不可再重覆應用。

5.3 文件分發、收回作業：
5.3.1 經頒佈發行之文件，得由總務文書人員，以「文件總覽表」列帳管理
，並予以上網。

5.3.2 表單不予以上網，以書面方式頒佈發行，由總務文書人員加蓋發行章，
並於換版時舊版自動失效。

5.3.3 修訂及廢止時，應由總務文書人員，要求網管人員予以上網更新。

5.3.4 修訂及廢止時，舊版失效文件應於新文件頒佈後發行時，即刻失效。

5.3.5 各文件使用之表單均當作附件。

5.4 文件保存、作廢作業：
5.4.1 各文件類別之保存及作廢：
5.4.1.1 收文單位應依據「文件總覽表」對應上網文件之正確性。

5.4.1.2 總務文書組需將前次版本變更之原案加蓋「作廢章」後予以
保存，並與有效文件分開保存。

5.5 文件之檔案管理：
5.5.1 各單位使用之文件需置於各單位作業場所。

5.5.2 使用單位不得列印正式文件。

5.5.3 各部門需設有專人管理文件，且納入內部品質稽核項目中，以確保資
料之正確使用。

5.5.4總務文書人員需依據文件變更狀況更新「文件總覽表」，以顯示文件
之最新版本，及分發狀況。

5.6 電子媒體:
5.6.1 電子媒體應於文件總覽上標示現行之版本。

5.6.2 使用備份之磁片亦應標示文件版本狀態避免誤用,並應防止其損壞。

5.6.3 所有電子媒體列印之報表資料,均由使用者自行保管。

六、相關文件：無。

七、相關表單：
7.1 文件制訂、修訂、廢止申請單
7.2 文件首頁7.3 文件內頁7.4 文件總覽表
附件一：各單位簡碼
文件制訂、修訂、廢止申請單□制定□修訂□廢止NO：
C05P01-01A
國立台北科技大學
文件名稱：
文件編號：
制定單位：
制定日期：
C05P01-02A
文件總覽表
□程序文件□外部文件
□辦法規範□表單、紀錄制表日期：年月日
核准：製表：C05P01-03A。