第4讲 秘书与领导

第一节 领导需要怎样的秘书
• 秘书与领导构成的主辅配合关系的和谐程 度和有效程度，决定着秘书工作的价值和 效率，也影响着领导工作。领导和秘书在 事业目标上保持一致性，在工作上相互信 任、配合默契，在感情上彼此交流、相互 理解，是搞好秘书工作的关系，对提高领 导工作效率也是十分有益的。
领导及秘书的构成
2、领导人的基本状况。
• 主要有： • 政治素养，包括政治觉悟和政治态度，政策水平及执行政 策的自觉程度； • 思想水准，包括马列主义的理论水平，对国情及实际的认 识程度，以及运用理论剖析、判断问题的思维能力； • 领导能力，指进行决策、组织实施决策、控制、协调全局 以实现管理目标的指挥表现； • 知识涵养，指领导人对本职业务知识及其它相关或不相关 知识的掌握深度与涉猎面； • 作风修养，主要指领导人内在气质及思想涵养表现在实施 领导和待人接物过程中的相对稳定的性格特征、处事方式、 工作方法以及语言、文风、交往习惯，等等。
秘书不能擅自作主
• 凡工作大事均应请示汇报。秘书开展工作、贯彻指示必 须按领导意图、指示，不能随意改变、不能走调。 • 凡不属于秘书工作自身范围的事项必须请示汇报；
• 凡遇到带有政策性的新情况、新问题，无政策法律依据， 无前例可循的问题必须请示；
• 凡带有方向性、全局性、关键性的问题必须汇报；
• 凡需变通执行的问题必须经领导同意。
秘书如何了解领导
• 秘书既以辅助领导活动为基本职能，就得了解领导， 而后才谈得上建立利于自己职能活动的良好关系。 大略而言，秘书要掌握领导的如下主要状况： • 1、领导集团的基本状况。
• 了解领导集团的指导方针和指导思想，总体任务和 具体目标，是秘书必须洞悉、明了的最重要的基本 状况。 • 还要了解领导集团的内部结构，包括集团成员的思 想素养构成、知识素养构成、能力素养构成、气氛 素养构成、性格素养构成及作用素养构成等等。
• ⑴要求领导者与被领导者相适应，领导者和被领 导者之间不断地调整相互利益、愿望和目标，使 之和谐一致，才能有效地完成工作任务。利益、 愿望、目标的和谐一致，是形成和保持良好的领 导者与被领导者关系的前提。
• ⑵要求领导者与工作任务相适应，要求领导者不 断通过对自身的调整，做到较好地胜任其职。 • ⑶被领导者与其工作任务相适，即任务目标的确 定要恰当，使被领导者经过积极努力能够完成； 同时领导者要引导被领导者，自觉地更新知识， 改变观念、学习科学和技术，掌握新的本领，以 适应形势发展和工作任务提出的新要求。
二、领导对秘书的要求
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• 切忌自以为是、自作主张，这是铁的组织原则。
秘书不能代替领导，不能越权越位
• “越位”，就是犯规。在秘书工作中，要防止五种 越位：
• 首先是决策越位。
• 其次是表态越位。
• 其三是工作越位。
• 其四是答复问题越位。 • 五是场合越位。
自觉贴紧 忠诚服务
• 秘书与领导相处，在工作上要自觉贴紧，忠诚服务，具体地讲，应做到以 下几点： • （一）忠于职守，精心服务，自觉维护领导集体所代表的根本利益。 • 1、忠于职守：首先，要热爱自己的岗位。其次，秘书必须敬业乐业。其三， 秘书要踏踏实实、兢兢业业地工作，尽力干好每件事情，做到脑勤、眼勤、 耳勤、嘴勤、手勤、腿勤。 • 2、尊重领导的隐私，严守机密。 • 3、与领导患难与共。 • （二）诚恳实在，说老实话、办老实事、做老实人，不欺上瞒下、不阳奉 阴违。 • 首先在工作中，做老实事，诚实而不弄虚作假。其次在思想品德上，做老 实人，不欺上瞒下。其三，从职业道德讲，秘书应埋头苦干、不计名利。 • 向领导汇报工作、反映情况要全面、真实、准确、客观，有喜报喜、有忧 报忧，不能报喜不报忧；向下级传达指示要如实、原本原样，不夸大不缩 小，不走调；撰写公文要客观真实、科学准确；解决问题注重调查研究， “不唯书、不唯上、只唯实”。
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（三）要信守诺言，言而有信，不讲大话、空话、假话。 一要讲信念。 二要讲信守。 不说假话，不欺骗领导，对自己的言行负责，以自己对领导 的信任来赢得领导对自己的信任。 向领导反映情况、汇报工作，向下级传达指示，调查研究等 都必须讲真话。 遵守诺言、实践诺言，一应值千金，不可随便失约、毁约、 食言，领导交办的工作答应后应立即办理，答应下级和群众 的问题应立即纳入议程，并做到件件有结果、有答复。 三要讲信誉。每一次接待、每一个电话、每一份文件、每一 次谈话都必须讲信誉、重形象。 （四）要树立浩然正气，威武不屈，富贵不淫，贫贱不移， 自觉抵制歪风邪气。 一要讲正气。二要讲良心。三要讲节操。
• （一）为主要领导人服务与为领导班子服务
• （二）为中心工作服务与日常工作服务 • （三）正确处理多头指示，避免酿成矛盾 • （四）加强沟通，促进领导班子的密切合作 • （五）对口请示，避免交叉请示
• （六）逐有请示，避免越级请示
• （七）加强沟通，避免产生误会 • （八）筛选信息，避免说是道非。
（一）人格地位上的平等关系
（二）实现目标工作中的同事关系
（三）工作职能上的上下级主辅关系
（四）工作过程上的主从关系 （五）工作沟通上的双向交流关系 （六）工作绩效上的一体关系
案例38（P122）分析
• 试分析秘书老曹赢得领导老郑敬重的原因 是什么？对秘书工作地位与角色的认识， 你又百度文库何体会？
第三节 秘书为领导班子服务中的几 种关系的把握
三、秘书工作需要怎样的领导
• 秘书工作需要怎样的领导，也就是说我们 在工作中应该培养什么样的品质，才能与 领导的工作合拍，从而使自己不断的增长 才干和学识。归纳起来就是： • 标准引导理解沟通磨炼
• 标准：要我们记住在选用秘书时应该把握的标准：一是 组织特征，一是工作需要，还有就是办公室状况；
小知识：领导需要什么样的秘书
1、了解你的领导 ●个性与处理风格 ●男领导与女领导有别 ●不能改变情势、不能改变别人，只好 改变自己 2、成为一个得力的助手 ●自动处发
3、办公室的游戏规划 ●认清自己的处境及地位 ●评估自己的能力和潜力
●基本的生存工具
●小心别卷入政治斗争 4、成功来自信心
●像一个尽职的管家婆
案例36(P114)
• 大家都来尝试分析个人的性格，我们在应 聘找工作时，应该找些什么样的领导才能 更好更快的开展工作以在短期内取得最佳 效果呢？或者换句话来说，我们应该做好 哪些准备工作呢？倘若我们碰到象吴子立 这样的领导，该如何处理呢？（继续工作 但巧妙的避开违纪？或者离职？）
第二节 秘书与领导的关系
领导集团的职能运行状态。
• 领导集团成员异彩纷呈、参差不一的素养构成，必然使领导 集团的职能运行呈现两种主要状态。 • 其一，协调、默契、高效运行状态。领导集团各成员的综合 素养较高，较为均衡，构成较为合理，集团成员素养之间形 成较强的互补效应，且主要领导人具有相当的协调驾驭能力， 那么，该领导集团一般都会表现出协调一致，配合默契，形 成全系统同步运转、卓有效率的指挥、控制中心。 • 其二，分歧、失调、低效运行状态。如果领导集团各成员的 综合素养不高，或者过于参差，素养结构不合理，相互间不 但不能互补还易相互排斥，且主要领导人的协调、驾驭能力 较弱，这样，领导集团就矛盾分歧，难以协调、默契，进而 导致思想、行动失调甚至南辕北辙，严重的内耗，将直接削 弱集团对全系统的指挥、控制能力，工作效果是不会好的。
• 机关领导，分为由领导个体组成的领导集 团及具体的或主持或分管的领导人。 • 秘书可能以领导集团为综合辅助对象，如 秘书长、办公厅（室）主任、秘书处（科） 长以及由他们所节制的秘书人员； • 也可能是以具体的或主持或分管领导人为 直接辅助对象的个人秘书，中、上层机关， 这类个人秘书较多。
一、领导活动与秘书工作
• （一）领导与秘书工作
• 领导是领导者为了实现预定的目标，采用一定的组 织形式和方法，率领、引导、指挥、协调和控制被 领导者完成预定任务的活动过程。 • 中外历史和现实的领导活动实践已经证明，领导需 要秘书工作的辅助和服务，秘书工作是领导活动不 可缺少的辅助环节，两者是紧密联系在一起的。 • 可见，秘书工作是伴随着领导活动产生发展的，秘 书工作是领导活动的不可缺少的辅助和服务环节。
●注意细节 ●可以24小时全天候待命 ●任劳任怨，学中做、做中学 ●管理自己、管理领导
●对事不对人
●恐惧只是藉口而不是理由 ●宽阔自己的人生道路
●享受工作的乐趣
5、结语： 当你还是个小秘书时，看看大秘书做些什么？有一天，你也可以成为大秘书 当你还是个大秘书时，看看领导做些什么？有一天，你也可以成为领导
• （二）领导者与秘书
• 领导者是在一定的组织中承担决策、组织、指挥、 协调、监督和控制的负责人，是组织活动中的率领 者、引导者，在组织中处于核心位置。在社会主义 社会，领导者是人民的公仆。领导者与被领导者之 间的关系，体现为根本利益一致的、人格地位平等 的、不同的社会分工关系。
• （三）领导工作与秘书辅助
• 引导：要求我们作为一个领导，应该从发展其特长，明 示组织需要，加重工作责任，适时肯定成绩等方面入手， 引导秘书健康成长。
• 理解：对秘书工作辛劳的理解，对秘书身心及生活的关 心，以及在秘书工作遇到困难时的指导支持和帮助。 • 沟通：使秘书明确工作的目标与任务，使秘书知晓领导 的想法与意图；使秘书了解任务的内容与特点。 • 磨炼：要求秘书遵纪守法，注重维护团结，廉洁奉公， 加强政治、业务学习。
第四讲：秘书与领导
【教学目的】
• 本章要求学生明确秘书与其领导者主 辅配合的和谐程度和有效程度，决定 着秘书工作的价值和效率，也不同程 度地影响着领导工作的效率，理解秘 书与领导必须在事业目标上保持一致 必要性。
【教学重点和难点】
• 重点掌握如何正确处理秘书与领导的关系 以及秘书为领导服务应注意的问题。