采购人员的职能

采购人员的工作职能

采购员的工作职责主要有：

1．订购单的下达。

2．产品交期的控制。

3．材料市场行情的调查。

4．查证产品的品质和数量。

5．产品品质和数量异常的处理。

6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。

采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。一个优秀的采购员，必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。采购员除了必备能力外，要有合理的采购计划，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。

首先，订购单的确定

需要采购员与销售部门沟通，确定所需采购的产品种类、数量、品质、价格、交货期限、采购成本几个方面的情况。

第二，收集供应商信息

搜集那些离所在地区近，企业规模大，产品质量好，供货价格低、发货及时的供货商。这要求采购员尽量的多搜集信息，通过网络多了解企业的规模、经营产品、注册资金、各项资质材料。了解到的越多，联系的时候越准确、高效，有更多的供应商选择。

第三，联系询问价格、品质

可以通过电话、网络、传真、实地考察等多种途径，询价也要掌握技巧，开始供应商肯定不会告诉你实价，所以你再询价时要尽量把要采购的数量、金额等多报，这样供应商会报给你个较低的价格，最后实际采购时再去按照这个价格来压价，注意要问是否含税的价格。

询问品质，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，供应商会有不同品质的产品，这需要我们多与其沟通，以便得到更多的产品信息，才能够有所比较，采购到质优价廉的产品。

第四，索取材料及样品

材料包括产品介绍、公司介绍、各项资质证书、产品图片、采购合同、价格表(含税价格)，这些材料能够帮助我们更多的了解企业的规模及实力，便于我们产品的销售及包装的设计，同时能够避免上当受骗。除了这些材料之外，还应该向供应商索要样品，只有拿到实物，才能确定他们的产品品质，尤其是食品类，没有亲自尝到嘴里，无法了解它的实际品质。

第五，比较价格、品质

联系的多家供应商，通过比较他们的价格、资质及产品品质，从重选取几家最优质的产品供应商，做更深入的接触，从而在其中确定最终合作对象。

第六，议价、确定供应商

通过比较后确定的几家优质供应商，再做进一步的议价，给他们报出我们的采购量，让其报出最终的供货价格，进而确定我们最终的供应商。还有一点很重要，供应商是否有现货、最快供货时间、供货量能否保证，这些一定要确定才能和其签订合同。

第七，订购合同签订及发货安排

确定供应商后就要准备合同的签订了，签合同之前有几件事情需要注意：

1、发货时间，供应商什么时候能够发货

2、货款什么时候打到对方账户，增值税发票开具的单位

3、运费的问题，是供应商承担还是我方承担，收货地址的确定

4、合同是供应商提供还是我方提供还是供应商提供

5、合同的内容要涉及到违约及产品质量标准方面的内容，避免出现争议。

这些问题需要和供应商沟通，确定后再签署合同，否则这些问题得不到解决，最终不但影响我们采购行为能否完成，还会给企业带来重大的经济损失。

第八，催促供应商交货

合同签订后，采购人员要催促供应商在合同规定的期限发货，以便保证我方能够在规定的时间里收到货物，满足销售的需要。“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。一旦不能按时到货，将会给公司销售任务的达成带来极大的影响。

第九，到货后的验收

货物到达后，要及时的验收入库，采购人员作为产品的采购者，需要对产品做认真、细致的检验，确保货物的规格、数量、种类等各项符合合同及订单要求，如有出入，要及时与供应商联系，确认原因，解决后再安排入库。

总的来说，采购人员须承担的责任：采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。