XX公司文件编号管理规定

广西桂平市中润地产顾问有限公司

中润行通字第（2017）001号

关于发布【锦洲·时代广场】营销中心

《文件编号管理规定》的通知

公司各部门：

为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。

该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。

特此通知

广西桂平市中润地产顾问有限公司

2017年3月3日

报：总经理

抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部

广西桂平市中润地产顾问有限公司

《文件编号管理规定》

一、目的

对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。

二、适用范围

广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。

三、文件编号细则

1、文件编号格式

2、文件分类

公司文件分为以下几类：

合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。

制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。

通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。

纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。

公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。

申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。

报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。

文件类别简称：

发文时对照文件类别使用上述简称。

3、发文单位及简称

凡是向外单位发文的都使用公司名义，发文单位简称为空白。对内发文的，按发文单位使用简称。

公司名称统一用“中润”。

4、年份和顺序号

“年份”属于顺序号的一部分，“年份”记录文件发布的年份，“顺序号”记录该文件在当年发布的顺序。

顺序号不区分文件类别，统一编号。

5、示例

（1）策划部向锦洲公司申请费用：

中润申字第【2017】×××号

（2）行政部发布会议纪要：

中润行纪字第【2017】×××号

（3）按揭部向锦洲公司提交的报告：

中润综字第【2017】×××号

（4）我公司向物业公司发文联系合作的函：

中润函字第【2017】×××号

四、行文的有关规定

1、公司的文件编号由行政部统一管理，其他任何部门不得自行编写编号，其他部门行文需要文件编号的，向行政部申领。

2、只有正式、需要存档的文件才使用文件编号，其他日常往来文件不需要文件编号。

3、行文后文件原件统一由总经办存档，如原件发往其他单位、企业、组织而无法存档的，文件复印件加盖公章后存档。

总经办做好文件归档管理。有需要的各部门可以到总经办查询。

4、只有以公司名义发布的文件可以使用红头文件，其他以部门名义发布的文件不得使用红头文件。

5、文件编号申请流程：

部门负责人在WORKTILE文件上申请：

广西桂平市中润地产顾问有限公司

二零一七年三月三日