公务员公文文字材料写作

文字材料是一个单位的脸面。

一个单位的材料写好了，就会成为品牌，既可以给单位赢得知名度，增添话语权、增加影响力，获得上级和兄弟部门更多的物质和精神支持，又能够不断地促进材料写作人员的文化底蕴的积累、思维境界的开阔、认识水平的提高，是个一举多得的好事。

做好机关工作，说话、写材料、开会是基本功，“一个也不能少”。

一、汇报材料写作技法
汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时的文稿，它是上级向下级调查研究、以及和下级官员进行沟通互动的一种重要途径，它直接为上级机关决策服务。

在实际工作中，下级向上级领导汇报工作是常有的事情，这就决定了撰写汇报材料是一个单位、部门从事文字工作的同志可能经常遇到的工作。

汇报材料写得好，就能较好地反映汇报主体的工作水平和能力，就能赢得上级领导的支持，所以，写好汇报材料至关重要。

（一）了解汇报材料的结构
汇报材料一般包括：工作开展情况、取得的成绩、存在的问题、今后的设想等内容，但整个材料如何布局、怎样安排，先写什么、后说什么，要仔细推敲、精心斟酌，不一定都按上述四部分内容一一排列下来。

安排汇报材料的结构层次必须立足工作实际需要。

干什么事都要围绕着干这件事情的目的来进行。

汇报工作的目的是什么？就是把情况汇报清楚，把成绩汇报充分，给领导留下一个好印象。

安排材料的结构一定要有利于达到这个目的，不要只图省事，千篇一律。

比如，在诸多汇报主体中，如果你的工作成绩是最突出、最显眼的，就可以采取倒插笔的结构，先写成绩，然后再写取得成绩的措施，这样让领导一听先高兴起来、
兴奋起来，然后再往下汇报就会怎么汇报怎么顺当。

再如，写工作情况时，要把最吸引人、最突出、最有特色的内容放到最前边，让领导一听先被“抓住”，再往下汇报也就顺当了。

如果一开头先把领导说烦了，那往下汇报得再好，在效果上也会打折扣。

所以，安排汇报材料的结构，一定要在立足于工作实际的基础上，研究领导的心理，适应领导的心理，抓住领导的心理。

这对取得好的汇报效果是很重要的。

（二）撰写汇报材料的要领
主要有三点要领：一是用观点统帅材料。

力求用观点统帅材料，做到主题可以不新鲜，但视角不可不独特。

人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，要用观点统帅材料。

观点，就是视角的捕捉物，是这个材料区别那个材料的独特之处。

作为汇报材料，要有独特的视角，通过观察，形成自己的观点，用观点引发出有声有色的议论。

对今后的工作打算要讲远景，讲可能性。

讲远景，又有高的低的间作比较。

不能只讲一些数字和材料，只谈情况，罗列数据，开材料仓库，而不讲自己的观点，不进行差别分析，总之，材料文风要做到生动活泼。

从根本上说，有材料有议论，关键是要体现出分析问题、解决问题的能力。

一个领导干部汇报工作，不仅要通过丰富生动的材料显示出对工作的熟悉程度，还必须善于发现和提出问题、找到解决问题的办法，显示认识和思考问题的深度和层次，显示把握情况和局势的能力，得出规律性的结论，也为领导在更高层次上的决策提供思想资源。

如果做不到这一点，汇报工作就做不好，汇报者就很可能不是一个称职的领导干部。

二是给人深刻印象。

力求给人深刻印象，做到内容可以不全面，但细节不可不翔实。

文件、文章、讲话是意识形态的表现形式，因此，写文章要有三性：准确、鲜明、生动。

世界上味道最好的调料，就是盐。

烹调高手最知道什么时候该放盐。

盐，放早了菜不香；盐，放迟了味道出不来。

细节就是文章里的“盐”，没有细节，材料就会贫血；有了细节，材料的就充满着生机，撩起阅读的兴趣。

可以说，细节的作用就在于它们能够把材料的观点倾向流露的更为自然，更为具体，进而加深材料反映事实的可信任度。

汇报材料重要的是要使人懂。

不仅要让人文字看懂、发言时要让人听懂，还应当尽量用一些工作中遇到的、了解到的直观生动的具体事例来说明自己的观点，做到材料和观点相统一，让听者明白无误地理解清楚汇报人所表达的意思。

有什么办法使人听了不致忘记？首先，开头要鲜明，先声夺人，留下悬念，就连汇报材料的结尾惯有的“要求解决的问题”部分也要表述得精当得体；其次，讲存在的问题，要举事例，不举事例就空洞，就是要有具体形象，没有具体形象，就没有生命，别人就不易懂；第三，观点要能服人。

能经得起推敲，让领导接受自己的观点，直接影响领导对自身工作的指导。

如果在写作过程中对细节的真实问题不予以高度重视，不反复推敲，大而化之，即使是写作高手，也难免会在细节上出现败笔。

成功的细节运用，可以使材料突破一般化、雷同化的框子，写出极具个性化的语言来，让工作汇报这类“官样”十足的材料照样生动起来。

如：“工业是强县之基，产业是立县之本，创业是兴县之源”、“我省一些经济强县之所以强，就强在工业；发展快县之所以快，也快在工业”、“加快发展县域经济，机遇和挑战并存，动力和压力同在，机遇大于挑战，优势多于困难”等语句，通俗易懂、言简意赅，读起来朗朗上口，听起来明了易记。

三是重点突出、
要言不烦。

力求重点突出、要言不烦，做到篇幅可以不求长，但风格不能不鲜明。

语言体现文章的风格，结构体现文章的层次。

篇幅一长，面面俱到，反而重点难以突出，暴露出语言的归纳能力弱，使领导强迫受训，浪费宝贵的时间和精力，因为汇报工作的方法不同而效果也完全不同的事例，并不鲜见，落了个领导不满意、自己更委屈、任务没完成的结局。

所以要对文字不断地进行加工和提炼，去粗取精，去伪存真，“撮其要、删其余，再加润色”，在语言的锤炼上下功夫，最终达到结构紧凑、层次清楚、主题鲜明、重点突出。

（三）撰写汇报材料的要求
情况总是千差万别，谋发展、做工作，不可能千篇一律、一个模式，必须吃透上情，摸清下情，找准结合部，唱好地方戏。

这既是做好各项工作的现实需要，也是写好汇报材料的根本保证。

主要有四点要求：一是吃透上情。

所谓“吃透上情”，就是要把上级的精神弄明白，研究透。

换句话说，也可以叫认清形势。

因此，要认真学习、准确理解、全面把握中央的路线方针政策和省委、省政府各项决策部署，及时了解上级的最新会议精神和工作动向，了解基本要求，真正领会精神实质、明确主要任务，而不能各取所需、随意曲解、以偏概全，做到材料具有前瞻性；吃透上情，还需要密切关注国际国内的新形势及其变化，也就是说对业务内的各项法规、政策一定要吃得透、拿得准。

“吃透上情”还要摸清领导听汇报的重点是什么，如果不把上级要求弄清楚，单凭主观愿望去写，很可能会出现上级想听的没写到，不想听的笔墨用了不少，结果只能劳而无功。

二是摸清下情。

所谓“摸清下情”，就是知道基层在想什么，盼什么，反对什么，要求什么。

因此，要
深入实际、深入基层、深入企业进行认真细致的调查研究，努力掌握本地区的发展基础、优势条件、制约因素以及当前和未来一个时期的热点、难点问题，掌握企业的愿望、要求和呼声，不断深化对国情、省情、县情的了解和认识，就是对各方面情况要做到胸中有数，使各项工作建立在符合客观实际和客观规律的基础之上。

三是找准结合部。

所谓“找准结合部”，把握上情，弄清下情，就是通常所说的“吃透两头”。

“吃透两头”是写好材料的起点。

上情不清，如同行船失去航标；下情不明，如同射箭没有箭靶。

因此，就是要把党中央、国务院、省委、省政府精神与本地实际紧密结合起来，创造性地提出推动经济社会又好又快发展的思路和办法。

一方面，要善于把上级精神贯彻下去，根据本地区本部门工作实际，进一步研究制定落实上级决策部署的具体目标、任务、要求和措施；另一方面，要善于把基层经验总结上来，尊重基层首创精神，努力从广大人民群众的创造中汲取智慧、实践中寻找答案，并通过总结提炼形成带规律性的东西，用以指导面上的工作。

四是唱好地方戏。

只有结合得好，工作才能有新意，才能真正抓住事物的主要矛盾，在工作中与时俱进，求真务实，确保各项政策得到贯彻落实，并能给上级提供有价值的参考信息，在一些节点问题取得突破。

（四）撰写汇报材料的注意事项
撰写材料的人员就是文字美容师。

工作时，就要像美容师打造美女帅哥一样精心打理每一篇材料。

美女总是“五官精致、身段优美、皮肤白白、头发卷卷”，让人赏心悦目、割舍不下。

写作材料也要如此，要有“闻之如是，也不觉神往”的意念，将材料写出“美女”效应。

注意事项主要体现为“五要”：一是标题要醒目。

就是要
做到“五官精致”。

大标题、一级标题、二级标题、三级标题就是材料的五官，尤其是大标题和一级标题是材料的眼睛。

眼睛是心灵的窗口，脸是性格的版图，也就是说眼睛是对内心的反映，眼睛会说话，脸就生动起来。

因此，要把最想表达的意思凝练到标题上来，让领导一目了然，准确理解汇报人最想表达的意见。

二是篇幅要得宜。

就是要做到“身段优美”。

最忌开头自然段过长，给人以压抑感。

要注意各个章节的篇幅基本均匀，不要过短也不要过长，要有比例，做到序次分明。

这里要提醒的是写文章有个潜规则，叫“无三不成篇”，就是说写了“一是、二是”，下面就没有了，给人以言犹未尽不完整之感，就是文章的缺憾。

三是印制要清爽。

就是要做到“皮肤白白”。

最忌发生排版、装订、纸张有污迹等低级错误，让领导心生厌恶。

附件编好号码，列一个详细的目录清单。

最好每份单独印制，以便领导翻阅。

四是注解要充分。

就是要做到“头发卷卷”。

一般而言汇报材料因为汇报时间有限，篇幅不可能过长，因此，汇报时，还要掌握方法和技巧，要把许多要汇报的内容汇总到附件里去。

这样就必须事先准备领导在听取汇报时，对某一问题突然发问，提出一系列问号，为此，必须未雨绸缪，对领导可能要发问的地方，都要做大量详细的注解，细细梳理，条分缕析，条理清晰，以便汇报人从容不迫地对上级领导的发问及时解答释疑。

二、领导讲话写作技法
讲话稿有广义和狭义之分。

广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿，是应用写作研究的重要文体之一。

我们这里主要讲领导讲话稿。

（一）讲话稿的特点
一是内容的针对性。

讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。

因此在写讲话稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和接受习惯等。

二是篇幅的规定性。

讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾具体情况长篇大论。

一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇幅不宜过长，以免喧宾夺主。

三是语言的得体性。

为了便于讲话者表达，易于听众理解和接受，讲话稿的语言既要准确、简洁，又要通俗、生动。

另外，由于讲话具有现场性，因此撰写领导讲话时必须提前考虑和把握现场气氛和场合。

四是起草的集智性。

为了提高行政效率，领导讲话稿经常由秘书代笔，然后经领导审核是否采用。

有的部门还专设起草小组，领导一般要将写作的目的、背景、写作要求等对起草小组交代清楚，然后由起草小组分工协作，集体撰稿，并在起草的过程中反复讨论、修改、几易其稿，才提交领导使用。

（二）讲话稿的种类
按照会议内容的不同可把讲话稿分为工作会议类讲话稿，庆祝、纪念会议类讲话稿，表彰会议类讲话稿，本节主要讨论以下两种比较常见的领导讲话稿。

一是工作会议类讲话稿。

此类讲话稿是领导在各种会议上发表的对前一阶段的工作情况包括成绩、经验、缺点等进行归纳总结。

对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行研究部署的讲话稿。

这类会议讲话稿要求态度鲜明，目的明确，内容单一，层次分明，逻辑严密，语气坚定，针对性强，号召力大，简洁明快。

二是庆祝、纪念会议类讲话稿。

此类讲话稿是领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。

这类讲话稿既肯定和颂扬历史事件的重大意义和历史人物的丰功伟绩，还要立足当前、面向未来。

揭示其现实意义，对继承光荣传统，弘扬革命精神提出具体要求。

（三）讲话稿的写作要领
撰写讲话稿是秘书或办公室工作人员的基本工作之一。

讲话是一种身份、是一种位置感、是代表一种水平，也是一种风格，讲话稿既要符合领导的思路和风格，又能体现领导的能力和才干，撰写时最重要是要把握好“度”。

1.在写作特点上，注意奏好四部曲
一是进入领导角色。

进入领导角色是写好领导讲话的前提。

因为领导讲话是领导意志的直接反映和完整表述。

如果不能站在领导的高度，就写不出符合领导要求的好稿来。

因此，秘书人员要有意识地使用领导眼光，运用领导魄力，高屋建瓴，观察问题，分析问题，处理问题，使所写的讲话材料既有气势，又有魄力；既有广度，又有深度。

不能脱离领导，站在局外，凭自己的主观想象去东拼西凑。

二是展示领导艺术。

领导讲话是一种论事说理的文字材料，是一种展示领导才华的公开形式，应认真对待。

讲话的内容一般包括三个方面：上级机关要求做什么，为什么；我们要做什么，怎样做；不能做什么，为什么不能。

因此，它要求讲话材料既要体现一定的理论水平，又要展示高超的领导艺术。

三是推出领导举措。

领导讲话通常是为了部署某项工作或开展某项活动而作出的。

因此，必须有明确的指导思想和过硬的工作举措。

常见的领导举措有：提高认识、加强领导、抓点带面、督促检查、总结评比等。

四是运用领导语言。

正确运用领导讲话时的
特殊语言，可以起到加强效果的作用。

必须认真研究语言表述问题，努力做到全面、完整、准确、肯切。

讲话材料中常见的领导语言有：传达精神的概括语言；分析形势的完整语言；布置工作的肯切语言；开展动员的激励语言。

2.在写作方法上，注意定好六步棋
一是查阅文件，吃透精神。

对上级机关下发的正式文件和上级领导作出的重要讲话，要认真阅读，细心研究，把握要点，吃透精神。

只有这样，才能使所撰的讲话材料体现上级文件精神，符合上级政策规定。

二是深入调查，摸清情况。

要写好领导讲话，就要熟悉基本的和全面的情况。

只有深入细致的调查，才能得到准确的情况。

“没有调查，就没有发言权”道理就在于此。

调查没有深度，讲话就没有力度。

因此，起草讲话稿之前，要主动深入基层，运用多种方式，从不同角度、各种层次、多个侧面做“解剖”性调查。

通过实地调查，获得来自基层单位的实际情况。

三是研究消化，提炼升华。

对调查获得的材料进行梳理筛选，去粗取精，去伪存真，再经过理性的分析研究，使零乱松散的素材达到凝炼升华的高度，形成一个鲜明的主题。

四是征求意见，罗列提纲。

形成文字材料之前，必须慎重地向领导本人征求意见，包括篇幅的长短、内容的多少、表扬事项与批评事项等等。

征求意见之后，就可以根据领导的要求、调查的情况和会议的主旨，拟定提纲了。

五是挥笔疾书，一气呵成。

文章的框架扎好了，就如画家画梅有了主干，下一步就是添枝加叶、排花润色了。

经过一番构思酝酿之后，若要动笔行文，最好找个安静的地方，集中精力，一次完稿。

如果断断续续，“三天打鱼，两天晒网”就可能影响到文章的连贯性和逻辑性。

六是字斟句酌，严审细核。

一次写成的稿子毕
竟有点粗糙，必须认真细致地进行修改和校核。

讲话材料的修改，要从整体着眼，从局部入手。

不仅要从大的方面如观点、材料、结构等方面考虑，而且要从小的方面如题目、语言、标点等方面加以修改。

3.在写作技巧上，注意把好三道关
领导讲话的结构一般包括导言、主体和结尾三部分，也就是通常所说的“三道关”。

一是导言。

导言是文章的先导语言，是讲话稿的开头，类似于新闻报道中的导语。

其内容可以是全文提要，也可以是概括介绍。

一般介绍会议的性质、背景、主题、任务、形式、程序、目的以及方法步骤等。

这段文字尽管在整个报告中份量不大，但颇为重要。

它既是标题及事由的承接，又是主体内容展开的序幕，对全文起着提纲挈领的作用。

二是主体。

主体部分是领导讲话的核心，可分为“上级指示精神”和“本地工作部署”两个部分。

“上级指示精神”主要包括：会议的性质和概况；对当前形势的最新看法；对某种工作的评价和估量；对下级工作的指示和要求。

传达上级指示精神应坚持详尽的原则，该写的一定要写清楚。

“本地工作部署”主要包括的内容有：本地区在全局范围内所处的位置；过去工作积累的经验；当前的有利条件；落实上级机关或领导指示精神的举措；总结评比和奖惩办法。

进行工作部署是落实上级指示精神的关键环节，要注意必要性和可能性的有机结合，注意全局利益与局部利益的有机协调。

安排“上级指示精神”与“本地工作部署”所占篇幅时，应注意两点：当领导讲话的重点是传达精神时，“上级指示精神”所占篇幅要长；当领导讲话的重点是部署工作时，则“本地工作部署”所占篇幅要长。

三是结尾。

结尾是领导讲话的收尾部分。

一般表明讲话人对会议的看法、
希望和祝愿，是对全篇讲话内容的总结、概括和升华。

领导讲话的结尾通常可分为“升华主题”和“祝愿会议”两个部分。

“升华主题”所起的作用是强调前面的讲话内容，把会议的气氛推向高潮，其形式有五种：一是总结式。

对全文进行总结概括，起强调作用。

二是召唤式。

向参加会议的同志或一定范围内的同志发出号召。

三是预测式。

对某项工作的完成情况作出分析与预测。

四是希望式。

对会议或某项工作寄予的希望。

五是鼓舞式。

为完成某项重要工作任务而鼓劲加油。

“祝愿会议”所起的作用是表明对会议的态度。

常用的祝词有“预祝大会圆满成功”、“祝各位代表身体健康”等。

写作领导讲话应遵循三条原则：一是导言部分的简明原则；二是主体部分的详尽原则；三是结尾部分的升华原则。

三、工作总结写作技法
工作进行到一定阶段或告一段落时，需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下，肯定成绩，找出问题，归纳出经验教训，提高认识，明确方向，以便进一步做好工作，把这些用文字表述出来，就叫做工作总结。

工作总结是对前段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导今后工作的一种机关事务文体。

它是党政机关、企事业单位、社会团体都广泛使用的一种常用文体。

总结的写作过程，既是对自身社会实践活动的回顾过程，又是人们思想认识提高的过程。

通过总结，人们可以把零散的、肤浅的感性认识上升为系统、深刻的理性认识，从而得出科学的结论，以便发扬成绩，克服缺点，吸取经验教训，使今后的工作少走弯路，多出成果。

它还可以作为先进经验被上级推广开来，为其他单位所汲取、借鉴，推动实际工作的顺利开展。

（一）工作总结的分类
按照不同的分类标准，总结有很多种类型。

一是按照时间分类。

可分为月工作总结、季度工作总结、半年工作、年度工作总结等；二是按照总结范围分类。

可分为科室工作总结、单位工作总结、行业工作总结、地方工作总结等；三是按照总结的性质分类。

可分为工作总结、教学总结、学习总结、科研总结、思想总结、项目总结等；四是按照总结的内容分类。

可分为单项工作总结和全面工作总结等。

（二）工作总结的特点
工作总结的特点主要表现在自我性、回顾性、客观性、经验性四个方面：一是自我性。

总结是对自身社会实践进行回顾的产物，它以自身工作实践为材料，采用的是第一人称写法，其中的成绩、做法、经验、教训等，都有自指性的特征。

二是回顾性。

这一点总结与计划正好相反。

计划是预想未来，对将要开展的工作进行安排。

总结是回顾过去，对前一段的工作进行检验，但目的还是为了做好下一段的工作。

所以总结和计划这两种文体的关系是十分密切的，一方面，计划是总结的标准和依据，另一方面，总结又是制定下一步工作计划的重要参考。

三是客观性。

总结是对前段社会实践活动进行全面回顾、检查的文种，这决定了总结有很强的客观性特征。

它是以自身的实践活动为依据的，所列举的事例和数据都必须完全可靠，确凿无误，任何夸大、缩小、随意杜撰、歪曲事实的做法都会使总结失去应有的价值。

四是经验性。

总结还必须从理论的高度概括经验教训。

凡是正确的实践活动，总会产生物质和精神两个方面的成果。

作为精神成果的经验教训，从某种意义上说，比物质成果更宝贵，因为它对今后的社。