成文信息控制程序(含表格)

成文信息控制程序

（IATF16949-2016/ISO9001-2015）

1.0目的：

为确保无论何时何处需要这些应予以控制的信息均可获得并适用同时予以妥善保护。

2.0适用范围：

适用于本公司质量管理体系所要求的形成文件的信息。

3.0职责：

3.1品质部负责质量手册的编制、修订、更改；并组织相关部门编制、修订、更改程序文件。

3.2品质部负责各类检验文件的编制、修订、更改。

3.3研发部负责各类技术文件和资料的编制、修订和更改。

3.4物控部负责物料管理文件编制、修订、更改。

3.5综合部负责各类受控文件和资料（技术联系单除外）的归档、发放和回收。

3.6各职能部门和有关人员负责各类质量体系文件和资料的内部管理。

4.0术语和定义：

成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体。

本公司保持成文信息详见《受控文件清单》，所保留的成文信息详见《记录清单》。

5.0程序：

5.1文件和资料内容见表1。

5.2文件编号

5.2.1体系文件编号：

DXC--××--××--n n

顺序号

部门代码

文件类型

公司名称文件类型，共分4类：

QM 表示质量手册

QP 程序文件 / 管理制度

WI 作业指导书，检验规范

QF 表单

部门代码含义：

物控部销售部综合部生产部工模部生产

计划

研发部品质部

生产

工程

财务部

MCD SD COD PD MD PPD R&D QA PIE FD

n n：次序编号由01开始

5.3文件版本与修改次数。

5.3.1质量手册、程序文件和标准三类文件修改标识：

5.3.1.1原版本（第一版）标以大写英文字母A表示，若其中任何一页修改累计5次，该文件立即全部收回作废，补发新版文件，文件版本号由A改为B，依此类推。

5.3.1.2原版本修改次数为0，若某页作第一次修改，则该新发页修改次数为1，依此类推。

5.3.2作业指导书标识：

直接换版，原版（第一版）为A，第一次修改后为B版，依此类推。

5.4文件编制、审核与批准

各类文件编制、审核与批准详见附表1。

5.5文件分发

文件发放前由编制部门确定发放范围并填写《文件、资料发放通知单》，综合部文控中心将需发放的文件统一登记于《文件发放登记表》上，并在文件上加盖红色文控发放章、填写发放日期，然后才可发放。

5.6文件的管理

5.6.1所有受控文件必须盖有红色文控发放章。未加盖红色发放章或发放章颜色不是红色的文件以及盖有“作废”章和“不受控”章的原受控文件、资料不属受控文件，不在文控管理范围内。

5.6.2若受控文件遗失、缺页、破损、污染或份数不够，应由有使用权单位填写《文件补发申请表》，申请补发。经审核、批准同意后，由文控中心发放。

5.6.3文控中心应对受控的文件、资料统一管理：整理、汇编、标识、装订、建帐。

5.6.4发至各部门的文件应由专人负责建帐，妥善保管，以保证现场使用的文件完整、正确、现行有效。

5.7文件的更新与处置

5.7.1更新

5.7.2文件更改、作废申请单的序号为yy-mm-nn，其中nn为数字，从1开始逐渐增大，yy和mm分别代表文件更改时的年和月。

5.7.3文件使用发觉不合理时，应由原编制部门填写《文件更改、作废申请表》，经本程序5.4款规定人员审核批准后交综合部，更改单上注明更改方式。

5.7.4文件更改方式有两种：手工划改或换页。

5.7.3.1手工划改：应在划改处注上更改标记，如①、②。综合部在更改单背面盖上“更改签收章”后，交编制者，编制者对持有文件的部门进行更改，更改完毕后，部门管理人员应在“更改签收章”中签名。“更改签收章”中签署齐全后，编制者应将此更改单交综合部归档。

5.7.3.2换页更改：编制者将申请表连同修改后的文件交综合部重新印制。综合部在更改单背面盖上“更改签收章”后，对持有文件的部门换页，同时收回作废页。部门管理人员应在“更改签收章”中签名，“更改签收章”中签署齐全后，综合部归档。

5.7.5文件处置：由原编制部门填写《文件更改、作废申请单》经本程序 5.4款规定人员审核、批准后，交综合部负责人，将原发放的旧文件全部收回销毁。并在文件发放登记表备注栏中注明“作废/日期”，旧版文件若要留用参考应盖“作废”章，用完后由留用部门自行消毁。

5.8外来文件、资料的管理

5.8.1研发部负责技术文件、与产品相关的国家和地方法规的收集。

5.8.2品质部负责对标准、论证文件的收集。

5.8.3体系所需要的外来文件，由综合部统一编号管理。

5.8.4各部门需要借阅非本部门文件时，可由综合部办理相关手续，借阅用毕归还；或由综合部将复印件盖发行章后供需要部门领用。

5.9电子媒体管理

5.9.1编制者负责相应文件的电子媒体（若有）的制定和电脑保存。

5.9.2编制者应将电子媒体用软盘拷贝并保存备份。

5.9.3电子媒体更改、删除，由编制者负责，并按本程序5.7.1~5.7.4条款随同文件一起更改或删除，其他人不得擅自修改或删除。

5.10 记录的管理

5.10.1各类质量记录由各部门自行分类、保管，保存期按照记录清单中的规定，保存期满后自行销毁。

5.10.2如保存期满后仍有参考价值需继续保存的质量记录，由各部门每月一次交综合部文控中心归档，其保存期跟据实际需要来决定，文控中心应对其分类、编目，每一卷内有质量记录存档一览表，并在表上注明入档时间、保管期以便于查找追踪。

5.10.3质量记录的有效保管应做到整齐、清洁、防潮。

5.10.4质量记录的借阅应办理相关手续。如顾客需查阅有关质量记录，应由品质部根据情况复印有关质量记录交给顾客，如须回收记录，则应由品质部回收。

5.10.5综合部文控中心保存的质量记录保存期满后，由文控中心造册登记，经总经理批准后进行处理。

5.10.6质量记录为体系运行的证据，没有版本的标识，由使用部门根据实际情况编写。

6.0形成的成文信息：

《文件清单》

文件总清单.doc