世纪科怡2008档案管理系统功能介绍

世纪科怡2008档案管理系统功能介绍

目录

简介 (2)

一、文件管理 (2)

文件登记 (2)

文件处理 (3)

文件归档 (3)

二、档案管理 (4)

档案录入 (4)

归档 (5)

档案调整 (6)

报表打印 (6)

原文管理 (6)

其他特定功能 (7)

三、检索利用 (8)

检索 (8)

借阅利用 (9)

授权阅读 (9)

四、保管鉴定 (10)

库房及存放管理 (11)

鉴定销毁 (12)

五、编研统计 (13)

六、移交接收 (15)

七、扫描加工 (16)

页码扫描 (16)

原文挂接 (16)

八、移动档案 (17)

九、数据管理 (18)

导入导出 (18)

备份恢复 (21)

十、系统管理 (21)

十一、WEB查询利用子系统 (22)

简介

世纪科怡档案管理系统2008版是在3.2.1版的基础上推出的一款全新产品，继承并发扬了科怡产品的一贯优势，并在多个方面进行了全新研发，特别增强了数据操作、原文管理、扫描加工、查询利用和档案编研等多个方面。

一、文件管理

文件管理主要针对公文处理流程设计的，系统主要有文件登记、文件传阅、文件处理、文件分发以及与档案管理衔接的文件归档。另外针对部门介于文件和档案之间的资料图书管理，在文件管理模块中新增加了资料登记管理。

文件登记

根据文件生成渠道的不同，系统把文件管理分为：来文、发文和内部文件，并提供给用户自定义文件类别的功能，用户可以根据实际需求灵活定义文件管理类别。

文件处理

文件登记后进入文件处理流程，系统跟踪文件处理整个过程，用户可通过网络直接进行文件处理，也可打印文件处理单，进行手工处理。

文件归档

系统可直接把文件管理中的各类文件按照一定规则直接归档进入档案管理，不需要客

户重新进行档案录入。

二、档案管理

档案管理模块主要是进行档案的录入、归档整理、档案调整、打印报表、原文管理等，同时为了便于用户进行数据操作，系统在档案管理模块特别设置了查询、排序、批量修改、数据回收站、自动标引主题词、自动组卷、文件关联、提取、分页、目录序列、关联显示、界面调整等。

档案录入

系统为用户提供的数据录入界面是卡片式界面，进行数据录入时，系统支持TAB键和ENTER键从左至右、从上至下的自动跳项；系统支持用户自行修改调整录入界面；系统支持自动增加新记录和自动生成档号，在卡片录入界面的工具条“选项”中，用户可调整是否进行自动处理，系统默认进行自动处理，自动增加新记录是指，当用户勾选时，在完成卡片界面的最后一个录入项目后按TAB或ENTER键时，系统自动保存数据并进行新记录录入状态，且自动跳转到卡片第一个录入项目；自动生成档号被勾选时，用户在进行数据录入时，系统会根据系统管理的档号格式中所设置的档号生成项目自动生成档号。为提高用户数据操作效率，用户可对每个管理项目字段进行“字段可空”、“值可重复”、“权限控制”、“自动加一”、“值继承”等属性设置；系统支持自动标引主题词，系统除了用于数据录入的卡片界面外，还提供了大数据罗列的网格式数据列表界面，同时支持网格列表管理项目字段的调整。

归档

在档案管理中的归档子模块的功能和文件管理中的文件归档功能基本一致，均是对未归档整理的数据进行归档整理，不同之处在于文件管理中的归档是针对文件进行归档，而档案管理中的归档是针对在档案管理中录入的未归档档案数据进行归档整理，在档案录入时，用户可选择是否进行未归档数据录入，未归档数据录入时不能生成档号及件号，且数据状态自动为“未组卷”。

档案调整

针对系统自动组卷错误或用户组卷错误，系统专门设置了档案调整子模块，用户可根据实际需要进行简化方法整理的件号调整、传统方法整理的案卷调整、卷内调整、拆卷调整、合卷调整、分卷调整等

报表打印

系统提供各类型标准报表打印模板，以文书简化方法整理为例，输出目录包括归档文件目录、分类目录、目录封面等，系统支持多个条件的灵活打印输出，系统支持生成的打印报表另存为EXCEL文件，以便用户特殊调整或备份。

原文管理

系统有一套完整的原文管理机制，用户可直接对每一条记录进行多页原文的扫描添加、去污、纠偏等，在线直接浏览。针对用户不同的扫描仪器及扫描需求，系统在原文管理的“设置”中设置了“图像设置”调整选择，用户可根据实际需要进行灵活调整。

其他特定功能

a)查询：系统提供简单查询和多个条件的组合查询，且用户可自行设置查询项目。

b)排序：系统支持即点即排，在网格数据列表界面，用户只需点击任意字段名，系统

即可按照该字段的数值进行升序或倒序排列，同时在排序设置界面，用户可以任意

组合多个字段进行组合排序。

c)数据回收站：在档案管理中可以进行回收站操作，系统默认开启数据回收站功能，

用户也可关闭该功能，并可针对数据回收站设置密码管理，只有通过密码验证的人

员才能进行数据回收或清空回收站的操作。

d)分页：系统自动对当前管理数据进行分页显示，系统默认每页显示30条记录，用

户也可自行设置每页显示记录数，分页显示能够极大提高用户的数据操作速度。

e)提取：对于传统方法整理的档案门类，系统提供了自动提取功能，通过该功能，系

统会自动获取卷内数据的文件形成时间、页数、份数等，自动生成案卷的文件时间

跨度、总页数、总份数等信息。

f)目录序列：系统提供灵活的数据分类显示功能，用户在档案录入的工具条“设置”

中可把常用的全宗、保管期限、年度等进行目录序列设置。下图为设置了全宗和年

度作为目录序列时的显示图。