2024版excel培训课件PPT

excel培训课件PPT
•Excel基础操作与界面介绍
•数据输入、编辑及格式化技巧
•公式、函数在数据处理中应用
•图表制作、美化及动态交互设计•数据排序、筛选和分类汇总操作指南•协同办公与文件共享策略部署
01
Excel基础操作与界面介绍
启动与退出Excel
启动Excel
通过开始菜单或桌面快捷方式启动
Excel应用程序。

退出Excel
点击Excel窗口右上角的关闭按钮，
或使用快捷键Alt+F4退出。

状态栏
功能区
包含多个选项卡，如“开始”、“插入”、“页面布局”等，每个选项卡下有一组相关的命令按钮。

编辑栏
用于输入和编辑单元格内容，由名称框、函数框和编辑框组成。

工作表区域
用于显示和编辑数据的主要区域，由行号、列标、单元格和工作表标签组成。

显示当前打开的Excel 文件名和程序名称。

标题栏
名称框
显示当前选中单元格的地址或定义的名称。

显示当前操作状态及相关信息，如计算结果、选定模式等。

界面布局及功能区域划分
自定义工具栏和快捷键设置
自定义工具栏
通过右键单击工具栏空白处，选择
“自定义工具栏”进行添加、删除或
调整命令按钮。

快捷键设置
在“文件”选项卡下选择“选项”，在
弹出的对话框中选择“自定义功能区”，
可以对常用命令设置快捷键。

文件格式与版本兼容性
文件格式
Excel支持多种文件格式，如XLS、XLSX、CSV等，不同格式有不同的特点和适用场景。

版本兼容性
不同版本的Excel在文件格式和功能上可能存在差异，需要注意兼容性问题，以确保文件能够正常打开和使用。

02
数据输入、编辑及格式化技
巧
文本型数据
数值型数据
日期和时间型数据
特殊数据类型
数据类型识别与输入方法
01
02
03
04
直接输入或通过文本导入向导输入，注意文本格式设置。

整数、小数、分数等，注意数值格式设置及千位分隔符使用。

多种日期和时间格式输入方法，如日期选择器、快捷键等。

如货币、百分比、科学计数法等，注意相应格式设置。

单元格内容编辑
单元格格式设置
行高和列宽调整单元格合并与拆分
单元格内容编辑及格式设置
复制、粘贴、剪切、查找和替换
等操作。

手动调整或自动调整行高和列宽，以适应内容显示。

字体、字号、颜色、对齐方式、边框和底纹等设置。

合并多个单元格或拆分已合并的
单元格。

03
自定义条件格式
根据特定条件设置格式，如包含某个文本的数据。

01
突出显示特定数据
如大于、小于、等于某个值的数据。

02
数据条、色阶和图标集应用
直观展示数据大小或变化趋势。

条件格式应用实例演示
整数、小数、日期、时间、文本长度等验证。

数据验证类型
设置数据范围、输入提示和错误警告等。

数据验证条件设置
使用公式定义复杂的数据验证规则。

自定义数据验证规则
将不符合验证规则的数据用红色圈起来以示警告。

圈释无效数据
数据验证规则设置
03
公式、函数在数据处理中应
用
在编写公式时，要注意运算符的优先级，可以使用括号
来改变运算顺序。

公式中可以包含单元格引用、数值、算术运算符和函数等。

公式必须以等号（=）开头。

单元格引用可以使用相对引用、绝对引用或混合引用。

避免在公式中使用空格，可以使用下划线和点号代替空
格。

公式编写规则及注意事项
01
03
02
0405
SUM 函数
COUNT 和COUNTA 函数
IF 函数
VLOOKUP 函数
MAX 和MIN 函数
AVERAGE 函数
计算指定单元格区域中所有数值的和。

计算指定单元格区域中所有数值的平均值。

返回指定单元格区域中的最大值和最小值。

分别计算指定单元格区域中包含数值的单元格个数和包含任何内容的单元格个数。

根据指定的条件返回不同的结果。

在指定区域或数组中查找特定值，并返回对应的结果。

常用函数功能介绍及使用场景
复杂公式编写技巧分享
可以同时处理多个单元格的数据，实现更复杂的计算需求。

为单元格或区域定义名
称，简化公式的编写和
理解。

如INDEX、MATCH等，
可以实现更灵活的数据
查找和处理。

在数据表中添加辅助列，
可以简化公式的编写和
计算过程。

使用数组公式利用名称管理器掌握高级函数使用辅助列
错误值处理与调试方法
错误值类型
01
Excel中常见的错误值包括#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!等。

错误值处理
02
可以使用IFERROR函数来处理错误值，避免在计算结果中显示错误信息。

调试方法
03
可以使用“公式求值”功能逐步检查公式的计算过程，找出错误原因并
进行修正。

同时，也可以利用Excel的“错误检查”功能来自动检查并
提示公式中的错误。

04
图表制作、美化及动态交互
设计
用于比较不同类别数据的大小，展示数据的分布情况。

柱形图
折线图
饼图
散点图
用于展示数据随时间或其他因素的变化趋势。

用于展示数据的占比情况，直观反映各部分在整体中的比例。

用于展示两个变量之间的关系，判断变量之间是否存在相关性。

图表类型选择及创建过程演示
通过更改图表的颜色，使其更加美观且与主题相符。

调整图表颜色
在图表中添加数据标签，使观众能够更直观地了解数据情况。

添加数据标签
调整图表的大小、位置、坐标轴等布局元素，使图表更加清晰易读。

调整图表布局应用Excel 内置的图表样式，快速美化图表。

使用图表样式
图表元素调整美化技巧
通过切片器实现数据的快速筛选和分类，增强图表的交互性。

使用切片器
添加滚动条
利用宏功能
在图表中添加滚动条，实现数据的动态展示和对比。

通过录制宏或编写VBA 代码，实现图表的自动化操作和动态交互效果。

03
02
01
动态交互设计实现方法
组合图表
将不同类型的图表组合在一起，展示更丰富
的数据信息。

交互式图表
结合切片器、滚动条等交互元素，制作具有
高度交互性的图表。

动态数据图表
利用Excel的数据验证和条件格式等功能，制作能够动态展示数据的图表。

创意图表设计
运用创意和设计技巧，制作独特且富有视觉
冲击力的图表。

高级图表制作案例展示
05
数据排序、筛选和分类汇总
操作指南
排序规则设置选择排序字段
升序/降序排列
多字段排序设置
应用实例按照销售额从高到低排序
按照日期和产品名称进行多字段排序对数据进行自定义排序
自动筛选
快速筛选满足条件的数据
高级筛选
使用复杂条件进行筛选
•自定义筛选：根据特定需求设置筛选条件
应用实例筛选出销售额大于1000的产品筛选出同时满足多个条件的数
据（如销售额大于1000且利润
率大于20%）使用通配符进行模糊筛选
01020304
分类汇总功能使用方法
分类汇总设置
选择分类字段和汇总方式（如求和、平均值、计数等）
对多个字段进行分类汇总
分级显示汇总结果
应用实例
按照产品类别汇总销售额和数量
01
按照地区和客户类型对订单进行分类汇总
02
对数据进行多级分类汇总，以更详细地了解数据分布情况
1 2 3数据透视表创建
选择数据源和报表类型（如数据透视表或数据透视图）
拖放字段到报表区域（如行标签、列标签、值区域等）
01设置数据汇总方式和显示选项（如总计、百分比等）02数据透视图创建
03基于数据透视表创建数据透视图
01选择图表类型和样式02设置图表布局和格式03编辑和调整
修改字段布局和顺序
添加或删除字段和项
目调整数据汇总方式和显示选项以满足特定需求
06
协同办公与文件共享策略部
署
多人同时编辑一个Excel文件方法
使用共享工作簿功能
在Excel中，可以通过“审阅”选项卡
中的“共享工作簿”功能，允许多个
用户同时编辑同一个工作簿。

使用在线协作工具
例如Microsoft 365或Google
Sheets等在线办公软件，支持多人实
时在线编辑同一个Excel文件。

使用版本控制软件
如Git等版本控制工具，可以实现多人协同编辑，并保留每次编辑的历史记录。

通过版本控制软件，可以记录每次文件的修改内容和修改者，方
便追溯和回滚到特定版本。

版本控制
Excel 本身也提供了“文件”>“信息”>“版本历史记录”的功能，可以查看和恢复之前保存的文件版本。

历史记录查看
使用版本控制软件，还可以比较不同版本之间的差异，快速定位修改内容。

比较功能
版本控制和历史记录查看功能介绍
在保存Excel 文件时，可以选择加密文件，设置打开和修改密码，确保文件安全。

文件加密
通过操作系统或文件共享服务器的权限设置功能，可以限制不同用户对文件的访问和编辑权限。

权限设置
对于包含敏感数据的单元格或工作表，可以使用Excel 的数据保护功能进行加密和隐藏。

敏感数据保护
文件加密保护和权限设置方法
同步更新利用云存储服务的同步功能，确保所有用户都能及时获取最新的文件版本。

云端存储
将Excel 文件保存在云存储服务
中，如OneDrive 、Google
Drive 等，方便多人访问和共享。

备份策略定期备份云端存储的文件，以防数据丢失或损坏。

同时，可以设置自动备份功能，减少手动操作的繁琐。

云端存储和同步更新策略部署
感谢您的观看
THANKS。