公文 格式 规范 主题词表

（三）结构层次序数使用不规范
政府系统的公文结构层次序数，第1 政府系统的公文结构层次序数，第1层为 “一、”，第2层为“（一）”，第3 “一、”，第2层为“（一）”，第3层为 “1.”第4层为“（1）”。如:云县老龄工作 1.”第 层为“（1）”。如: 委员会云老发〔2008〕 委员会云老发〔2008〕2号文件，第四页第 三层次用了“（1 三层次用了“（1）”，这是不规范的，正 确的层序应使用“1.”；正觉庵水库管理局 确的层序应使用“1.”；正觉庵水库管理局 云正水管〔2008〕15号文件，第二页第二 云正水管〔2008〕15号文件，第二页第二 层次用了“1.”，正确的层序应使用 层次用了“1.”，正确的层序应使用 “（一）”。
示
正确的用法应 为“关于云县 华鑫经贸有限 公司× × × 公司× 的批复” 的批复”
例
（三）标题字体、字号使用 标题字体、 不规范
如云县民族宗教事务管理局的〔2008〕 如云县民族宗教事务管理局的〔2008〕12 号文件中就出现了标题字体使用不规范问题。
文件标题应该使用二号小标宋简体。
示
例
（二）机关名称未使用规范化简称
按照《国家行政机关公文处理办法》 按照《国家行政机关公文处理办法》 的规定，公文中的机关名称应当使用 全称或者规范化简称、统称。多数部 门和单位上报县人民政府的公文，把 主送机关写为：县政府。规范的应写 成县人民政府；不能写成：县政府或 云县政府。
（三）关于数字表述的问题。 关于数字表述的问题。
该处正确的序号应为 “（一）”
示
例
该处正确的序号应为“1.”
（四）关于使用文种批复的规范问题
在批复下级或函复同级机关引用来文机关 文件标题时， 文件标题时，要做到先引来文机关文件标 题全文，后引来文字号。 题全文，后引来文字号。如：县发展和改 革局在函复县建设局的《 革局在函复县建设局的《云县建设局关于 祥临立交绿化工程项目立项的函》 祥临立交绿化工程项目立项的函》（云建 发 〔 2008 〕 17 号 ） 文件时不能表述为： 2008〕 17号 “你局报来的《关于祥临立交绿化工程项 你局报来的《 目立项的函》 收悉” 目立项的函 》 收悉 ” ， 应表述书写为： “《云县建设局关于祥临立交绿化工程项 目立项的函》 云建发〔2008〕17号 目立项的函》（云建发〔2008〕17号）收 悉 ” 。
示
例
（二）标题上不能出现“关于对” 标题上不能出现“关于对” 的字样
因为“关于” 因为“关于”和“对”词性相同，词义相同 词性相同， 或相近，在行文中不必重叠，且显得累赘。 或相近，在行文中不必重叠，且显得累赘。 如云县人民政府关于×××××的通知， 如云县人民政府关于×××××的通知，不 能写成：云县人民政府关于对×××××的 能写成：云县人民政府关于对×××××的 通知。 这类问题在“ 通知” 通知 。 这类问题在 “ 通知 ” 、 “ 请示 ” 、 请示” “批复”文种中经常出现，如云县安全生产 批复”文种中经常出现， 监督管理局云安监发〔 2008〕 17 号文件就 监督管理局云安监发 〔 2008 〕 17号文件就 出 现 这 类 情 况 。
示
例
该处应加入含主题词、抄 主题词、抄 送机关、印发机关和印发 时间等要素的版记 时间等要素
三、几种常见的运用不规 范问题
（一）在应用文种“请示”、“报 在应用文种“请示” 告” 和商请事项需对方给予回复 按照规范要求， 用“函”时，按照规范要求， 应在落款之下、 应在落款之下、主题词之上 标注“联系人和联系电话” 标注“联系人和联系电话” 这 2个要素，以便对方了解和咨 个要素， 询有关情况。 询有关情况。
示
例
此处一 是应加盖公章； 二是落款应为“二00八年 一月十日”
此处主题词应为“林业 退耕 变更△ 报告”
（八）关于发文字号格式不规范 的问题
《 国家行政机关公文格式 》 明确规定 ， 国家行政机关公文格式》 明确规定， 发文字号由发文机关代字、 发文字号由发文机关代字 、 年份和序 号组成。 年份应标全称 ， 用六角 〔 号组成 。 年份应标全称， 用六角〔 〕 括入。 括入 。 但云县民族宗教事务局云民宗 发 [ 2008 ] 12号文中发文字号年份用四 2008] 12 号文中发文字号年份用四 角“[ ]”和云县民宗局云宗发【2008】 ]”和云县民宗局云宗发【2008】 9 号文件中的 “ 【 】 ” 括入是不规范的 ， 号文件中的“ 括入是不规范的， 规范的写法应为云民宗发〔2008〕 规范的写法应为云民宗发〔2008〕12 号、云民宗发〔2008〕9号。
政府系统公文点评
2008年 2008年8月
一、公文标题规范的问题
（一）公文标题中除法规、规章 公文标题中除法规、 加可加书名号外， 加县文体局云文体发〔2008〕27号、茂 云县文体局云文体发〔2008〕27号、茂 兰镇人民政府茂政发〔2008〕21号文件， 兰镇人民政府茂政发〔2008〕21号文件， 公文标题中使用了标点符号，不符合相关规 定。
示
例
该处正确的用 法应该为“《云 县建设局关于 ×××》（云 建复〔2008〕 17号）收悉”
（五）关于主题词标注规范的问题
在表述主题词时应遵循第1 在表述主题词时应遵循第1个词是类别 词 ， 必须从《 国务院公文主题词表 》 必须从 《 国务院公文主题词表》 中引用， 找不到的可用 “ 综合 ” 中引用 ， 找不到的可用“ 综合” 类代 替 。 第 2 至第 4 个为类属词 ， 尽可能从 至第4 个为类属词， 主题表中找， 如找不到可新造， 主题表中找 ， 如找不到可新造 ， 但新 造词必须在其后面加空心“△” 不能 造词必须在其后面加空心 “△”不能 用实心“▲” ， 如云县审计局 （ 用实心 “▲”， 如云县审计局（ 云审 发〔2008〕5号）文件就用了实心 “▲”，而且还加了“”， “▲”，而且还加了“”， 这是不规 范的。最后1个词是文种。 范的。最后1个词是文种。主题词一般 控 制 在 5 个 以 内 。
标题正确的字 体应该为: 体应该为:二号 小标宋简体
二、公文缺失要素的问题
（一）发文机关缺失
如云县人事局云人发〔2008〕83号 如云县人事局云人发〔2008 〕83号、 晓街乡人民政府〔2008〕 晓街乡人民政府〔2008〕7号、云县公 安局云公发〔2008〕44号等许多文件， 安局云公发〔2008〕44号等许多文件， 标题中缺失发文机关这一要素。
示
例
（九）关于公文附注中标点符号 使用不规范的问题。 使用不规范的问题。
公文如有附件，正确的标识方法是在 正文的最后1行下边空1行并再空2 正文的最后1行下边空1行并再空2个字， 用3号仿宋体标识“附件”，后标全角 冒号，冒号后边标附件名称，附件名 称中一般不标任何符号。如云县安全 生产管理局云安监发〔2008〕 生产管理局云安监发〔2008〕4号文附 件名称中就标有书名号，正文后没有 空1行，不符合相关规定，应予纠正。 云县统计局云统发〔2008〕 云县统计局云统发〔2008〕6号文件序 号后边使用顿号“1 号后边使用顿号“1、”不规范，正确 的应该用 “（一）” 。
该处标题应该加 入发文机关的全称
示
例
（二）版记缺失问题
主题词、抄送机关、印发机关和印发时 间等要素共同构成公文的版记，是公文 不可缺失的要素。版记中各要素下均要 加一条反线，宽度同版心宽度一致。版 记应置于公文最后一页，版记的最后一 个要素置于最后一行。如“云县歌舞团 关于工作进展情况的报告”文件就缺少 了版记，公文就不完整，此问题在各单 位代县委、县人民政府拟稿时普遍存在。 望引起重视。
示
例
该处的符 号应该使 用“△”
（六）关于表述时间时段的问题
公文表述时间时段， 公文表述时间时段 ， 一般不能表述为 “ 去年” 、 “ 今年 ” 、 “ 明年” 等 ， 去年 ” 今年” 明年 ” 应规范表述。 如：目前， 去年” 应规范表述 。 如：目前 ， “ 去年 ” 应 表述为“ 2007年 表述为 “ 2007 年 ” ， “ 今年” 应表述 今年 ” 为“2008年”，“明年”应表述为 年” “2009年”。对跨年度表述应为 “2007年—2008年”，在茶房乡人民 2007年 2008年 政府茶政发〔 2008〕 131号文件表述 政府茶政发 〔 2008 〕 131 号文件表述 为：“2007—2008年 是不规范的。 为：“2007—2008年”是不规范的。
示
例
该处的字体应 为“三号仿宋 简体”
该处的正确用法 应为“2007年— 2008年”
（七）成文日期的规范使用问题
成文日期应使用汉字， 成文日期应使用汉字 ， 并符合相关规 定 。 如幸福镇人民政府幸政发 〔 2008 〕 如幸福镇人民政府幸政发〔 2008〕 3号文件的成文日期写为“二○○八年 号文件的成文日期写为“ ○○八年 元月十日” 元月十日 ” ， 这 “ 元 ” 是不规范的， 是不规范的 ， 规范的写法应为“ ○○八年一月十 规范的写法应为 “ 二 ○○ 八年一月十 日 ” ， 此件附件标注运用不规范 （ 应 此件附件标注运用不规范（ 在正文后空1 在正文后空 1 行 ） ， 且未加盖印章 。 且未加盖印章。
如云县安全生产监督管理局云安监发 〔2008〕4号文件行文就不够准确。应 2008〕 号文件行文就不够准确。 规范标注为（ 联系人：××× ， 规范标注为 （ 联系人： ×××， 联系 电 话 ： × × × × × × × ） 。
示
例
正确的用法应印在 此处， 空两个字符，并加括号
（二）关于引用标题不规范的问题。 关于引用标题不规范的问题。 书面回复下级机关请示问题在 引用请示机关公文标题时， 引用请示机关公文标题时，应 原文引用，不能简引。 原文引用，不能简引。我们在 核发时经常发现有简引请示机 关 公 文 标 题 的 情 况 。
公文中经常出现“百分之二十”，应将 “百分之二十”表述为“20％”，又如 “百分之二十”表述为“20％”，又如 应将“四分之三”表述为“3/4” 应将“四分之三”表述为“3/4”，今后 3/4”，今后 应以此类推规范书写或表述。
谢谢大家！
云县建设局关于祥临立交绿化工程项云县建设局关于祥临立交绿化工程项目立项的函云建发200820081717号号收收该处正确的用法应该为云县建设局关于建复200817号收悉在表述主题词时应遵循第在表述主题词时应遵循第11个词是类别个词是类别词词必须从必须从国务院公文主题词表国务院公文主题词表中引用中引用找不到的可用找不到的可用综合综合类代4个为类属词个为类属词尽可能从尽可能从主题表中找主题表中找如找不到可新造如找不到可新造但新造词必须在其后面加空心造词必须在其后面加空心不能不能用实心用实心如云县审计局如云县审计局云审发发2008200855号号文件就用了实心文件就用了实心而且还加了而且还加了这是不规这是不规范的
示
例
四、审核草拟公文应注意把 握的问题
（一）关于字用词正确、统一、 关于字用词正确、统一、 规范的问题。 规范的问题。
在表述“其它”、“通讯”时，应使用“其他”、“通信”。 “制定”与“制订”的准确使用：“制订”突出拟订、草拟、 创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程；“制定”突出 确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等， 注重的是结果。“做出”与“作出”的正确使用：“做出”多 为口头语，后面所带的宾语一般为名词、代词，强调于一些具 体的事；“作出”多为书面语，后面所带宾语一般为动词。 “急待”与“亟待”的正确使用：“急待”是指时间上的紧迫 性；“亟待”是表示意义上的紧迫性，表明问题严重已达到了 极点。又如“截止”和“截至”的运用。“截止”和“截至” 均为动词，二者用法上有区别。1.表意不同。“截止”是指 均为动词，二者用法上有区别。1.表意不同。“截止”是指 （到一定期限）停止，是终止、结束的意思。“截至”是指截 至某个时候，多指1个过程、1 至某个时候，多指1个过程、1件事情暂告一段落，并不意味 终止和结束。“截至”用于日期之前，不能用于日期之后，如 “截至2008年 “截至2008年8月1日”。2.用法不同。“截止”是不及物动 日”。2.用法不同。“截止”是不及物动 词，后面不能带宾语。如果“截止”出现在日期之前，需加1 词，后面不能带宾语。如果“截止”出现在日期之前，需加1 个介词“到”作补语或名词性词语加冒号，如“截止到2008 个介词“到”作补语或名词性词语加冒号，如“截止到2008 年8月1日”或“截止日期：2008年8月1日”。 日”或“截止日期：2008年