会展实务(第四版)第06章会议实务

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很多企业拓展市场的主要手段之一,也是企业和产品走向消费者的一 个重要方式。在展会期间,投资招商洽谈会也是一种较常见的活动。
投资招商洽谈会的策划流程包括:招商广告的发布、会场的选址
及布置、会前费用预算、招商资料的准备、人员分组与协调、投资招 商洽谈会的运作、投资招商洽谈会后的促进。 在展会期间举行投资招商洽谈会,要注意对投资方进行资质审查,确 定投资方没有欺诈行为;要遵循自愿原则,会展主办单位不能搞“拉 郎配”,应由项目招商和项目投资双方自愿洽谈、自愿签订合同。
6.1 展览会中相关会议的策划与实务 6.1.2 产品发布会和产品推介会
产品发布会和产品推介会也是展会期间较为常见的两种相关活 动,它们的主办者可以是办展机构,也可以是参展企业,还可 以是行业协会。这两种会议对于丰富展会的发布功能和展示功 能都有很强的促进作用。
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1 展览会中相关会议的策划与实务 6.1.3 论坛活动
➢ 2)展览会论坛的策划要领
(1)进行市场调查
(4)制订论坛的 策划方案
(2)确定论坛主题
(5)寻求赞助, 开展宣传推广
(3)策划具体议题
(6)执行会议计划
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1.4 投资招商洽谈会
投资招商洽谈会是专门为招商引资而举行的接洽谈判活动,是现在
讲人往往是来自企业技术部门或科学研究机构、大专院校的有关技术人员。 • (4)技术交流会的听众基本上是技术人员,也有一小部分企业管理人员。 • (5)技术交流会涉及的议题基本上都和技术有关,会议中有较多的操作示范
和技术演示,需要较多的设备以供使用。
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1.1 专业研讨会和技术交流会
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1.3 论坛活动
➢ 1)展览会论坛的主要功能 • 展览业发展到今天的层次和水平,离不开论坛的支撑。论坛的
主要功能体现在以下几个方面: • (1)拓展展会功能 • (2)丰富展览的内容 • (3)协助展会开展招商、招展活动 • (4)指导相关行业的发展 • (5)促进交流与合作
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1.1 专业研讨会和技术交流会
➢ 1)专业研讨会的特点:专业研讨会是指以研讨行业发展动态 为主要内容的会议。
• (1)所讨论的主题往往是偏重理论性的话题,如行业发展的特点、对行业发展 的总结、行业未来的发展趋势、对行业热点问题的研讨、对行业内企业管理及营 销等理念和思路富有前瞻性和启发性的研讨等。
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1.2 产品发布会和产品推介会
➢ 4)产品推介会的策划要领:与产品发布会相同,产品推介会的执行
者一般也是参展企业,会展主办单位在产品推介会中主要负责推介会框架 的设计和现场服务。因此,会展主办单位在策划产品推介会时可借鉴产品 发布会的一些方法和技巧。然而,产品推介会与产品发布会是两种不同的 会议,因此在策划产品推介会时还应该注意以下几个问题: • (1)将策划重点放在采取何种方式和手段才能使听众了解推介产品等方面, 以求尽快将产品推出市场。 • (2)提供推介会产品的展示平台,以方便用户全面了解该产品。对展示平 台的设计和环境的布置要求不必太高,展示的场地面积也不需要太大。 • (3)产品推介会有较多的实物展示、演示活动,有时还需要邀请现场观众 参与操作,这就要求会展主办单位提供的现场服务事项要相对多一些。
➢ 3)产品推介会的特点:产品推介会又称技术发布会,是指以推广
某项技术或产品为主要内容的专题发布会。参加对象主要是相关的 用户,也包括媒体记者。这类发布会在举办过程中常常同时举行相 关的展示、演示活动。 • (1)产品推介会的目的很明显,那就是将产品更好地推向市场。这 些产品一般都是可以正式在市场上出售、可以大批量生产的产品。 • (2)产品推介会邀请的对象主要是企业产品的用户,因此一般采用 用户座谈会、经销商会议等形式,同时举行相关的展示、演示活动。 • (3)产品推介会的听众主要是产品的经销商及最终用户,其主要想 了解产品的实用性能和价格。
➢ 2)会议议题策划 • 议题,是会议所要讨论的题目,是主题的具体化。设立议题时,
要注意它们与主题之间的关系。主题是各议题的统帅,各议题 必须与主题相互配合和呼应,既不能在内容上与主题相冲突, 也不宜在立意上高于主题。比如,2009年世界经济论坛的主题 是“重构后危机时代的世界”,其中一项议题便是“从金融危 机得到的教训”。从两者的比较中明显可以看出,前者较为抽 象、总体和前瞻,后者则较为具体、局部和现实,两者较好地 呼应在一起。
按照主办单位的不同,可以分为企业会议、
01 社团会议、政府会议、事业单位会议四类
按照规模的不同,可以分为小型会议、中型
02 会议、大型会议、特大型会议四类
按照举办周期的不同,可以分为定期会议和
03 不定期会议两类
6.1 展览会中相关会议的策划与实务 6.1.1 专业研讨会和技术交流会
专业研讨会和技术交流会是展会期间最常见的两种会议类型。 其讨论的问题往往能够紧扣展览对象所处行业的发展热点,具 有强大的信息传播功能,能够吸引大量的参展企业和观众参加, 对于丰富展会的信息具有十分重要的作用。
6.1 展览会中相关会议的策划与实务 6.1.3 论坛活动
论坛是以促进对话、交流与合作为宗旨,以弘扬学术民主为旗 帜,以专家学者为主体的会议。凡是具有历史和现实意义的研 究课题,以及政府、民间共同感兴趣的问题,都可以作为论坛 的议题。论坛能够集聚各路精英,集合人类的文明成果,是传 播先进文化、促进生产力发展、启迪人类智慧和灵感的重要舞 台。
6.1.2 产品发布会和产品推介会
➢ 1)产品发布会的特点:产品发布会是以发布新产品或者有关新产品的
信息为主要内容的会议。与产品推介会相比,产品发布会的产品和信息发 布功能更强大,在展会期间举办这种会议,能够有效提升展会对于参展商 和专业观众的价值。
• (1)举办产品发布会的主要目的是推出新产品或者发布有关新产品的信息。这 些新产品可能是已经正式推向市场的最新产品,如汽车展中某品牌的新款汽车。 有关新产品的信息如汽车展中的概念车、服装展中的流行色等。
• (2)由于技术交流会的演讲内容是关于技术的话题,因此演讲过程中大都需要进行现场演示,这就 要求会议议程的编制不可太紧,会议的每一个具体议题的时间安排都要合理,并且要留有一定的余地。
• (3)由于技术交流会大都是企业唱主角,因此会议组织者可以向有关企业收取一定的费用作为会议 经费这种情况较为普遍。还有些企业出于宣传企业形象的目的,会给予一定的会议赞助,这种情况则 较少。
6.2 独立运作会议的策划与实施
除了展览中的各种会议外,还有一种独立运作的会议,它不依 附于任何展览会。这种会议的费用独立核算,自负盈亏。本节 所指的会议均为这种类型。
会议策划既是一次会议的起点,又贯穿于会议的全过程。有效 的会议策划能够提高会议活动的经济效益,塑造良好的会议品 牌形象。
会议策划涉及的内容很多,主要包括确定会议的主题和议题, 选择会议场地,确定会议嘉宾、主讲人、听众,编制会议议程, 准备会议资料,进行会议宣传推广,制订会议接待、现场管理 计划等。
第六章
会议实务
在学习完本章之后,你应该能够: • 了解展会相关会议的特点及策划要领; • 明确会议在展会中的重要性; • 熟知展会会议的策划流程; • 掌握会议的接待及现场布置与管理。
学习目标
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
会议存在于政治、经济、文化、体育、教育、宗教、军事等各 个行业,可以从不同的角度、采用不同的标准划分为不同的类 型。
• (2)举办专业研讨会最主要的目的是为听众开拓思路、启迪思维、开阔视野, 加深听众对行业发展现状、发展特点和发展趋势的了解。会议的主讲人往往是一 些科学研究机构、大专院校和专业杂志的有关专家,也有来自企业的管理人员。
• (3)专业研讨会的听众范围很广,他们可能是企业的管理人员、技术人员、一 般工作人员,也可能是来自各类科学研究机构、大专院校和专业杂志的有关人员。
会展实务
(第四版)
1 第1章 会展与会展业 2 第2章 会展调研实务 3 第3章 展览会策划实务 4 第4章 展览会营销实务 5 第5章 会展服务 6 第6章 会议实务
7 第7章 会展中的电子商务 8 第8章 会展项目财务管理 9 第9章 会展评估
10 第10章 会展常用文案写作
CHAPTER
SIX
6.2 独立运作会议的策划与实施 6.2.1 确定会议的主题和议题
➢ 3)会迫切性
A
B (2)议题的适度性
会议议题策划 注意的问题
C (3)议题的充分性
D (4)议题的集中性
• (4)会议主讲人员最好要有一定的技术背景和经历,要能回答听众关于该技术议题方面的一些问题; 如果会议需要翻译人员,要尽量让翻译人员事先熟悉该演讲所包含的一些专有名词,以保证翻译人员 在现场能够流利翻译。
• (5)会议现场的布置要满足会议议题的技术要求,要能够提供和维护会议所需要的特殊设备,要安 排懂技术设备操作和维护的现场工作人员。
6.1.2 产品发布会和产品推介会
➢ 2)产品发布会的策划要领:事实上,产品发布会一般是由企业 或行业协会策划和组织的,但展会中的产品发布会很多是由会展 主办单位与发布新产品的参展商合作推出的。其中,会展主办单 位主要负责整个发布会的框架设计和现场服务,实施方案则由发 布新产品的企业策划和执行。从会展主办单位的角度来讲,策划 产品发布会的工作流程如下:
• (4)专业研讨会涉及的议题较为抽象,不需要太多的设备和演示。
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1.1 专业研讨会和技术交流会
➢ 2)专业研讨会的策划要领
• (1)确定好会议主题。 • (2)确定好规格和规模。 • (3)发出预告性通知。 • (4)审定论文、确定参加人员。 • (5)确定会议演讲人员。 • (6)发出正式邀请,落实接待工作。 • (7)会议召开。 • (8)印发会议代表通讯录。 • (9)会后总结。
• (2)产品发布会一般采用类似新闻发布会的形式举行,或者就是一次新闻发布 会。因此,在产品发布会中,要特别注意为有关新闻媒体提供必要的安排和一定 的服务。
• (3)产品发布会的观众中有很多新闻记者、产品设计方面的技术人员和企业管 理人员,他们往往希望得到最新的产品及其发展动态和趋势方面的信息。
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.2 独立运作会议的策划与实施
6.2.1 确定会议的主题和议题
➢ 1)会议主题策划 • 会议主题策划是会议策划的一项重要内容。主题是会议中贯穿
各项议题的主线,一个鲜明、能反映时代特征、具有紧迫感的 主题能够对会议潜在的听众产生强大的号召力。
6.2 独立运作会议的策划与实施
6.2.1 确定会议的主题和议题
➢ 4)技术交流会的策划要领:
• (1)在确定技术交流会的会议主题和内容时,要侧重于展会题材所在行业的最新技术发展状况和发 展趋势,以及该行业的实用技术发展情况,要尽量与行业内技术领先的企业联系,或与专业的科研机 构、大专院校沟通,以确保技术交流会的会议主题和内容与技术问题密切相连,并且新颖、实用。
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1.1 专业研讨会和技术交流会
➢ 3)技术交流会的特点:技术交流会是指以技术的交流和传播 为主要内容的会议。
• (1)技术交流会讨论的主题往往是偏重实用性的技术方面的问题,如行业新 技术的开发与应用、实用技术的推广、行业的企业管理技术和营销技术的交 流等。
• (2)举办技术交流会的主要目的是促进技术的交流和传播。 • (3)技术交流会涉及的议题往往是与技术相联系的一些话题,因此会议的主
• (1)确定发布会的主题 • (2)设计产品发布会的框架 • (3)召开产品发布会,提供现场管理与服务 • (4)完成善后工作
6.1 展览会中相关会议的策划与实务 6.1.2 产品发布会和产品推介会
➢ 2)产品发布会的策划要领:
6.1 展览会中相关会议的策划与实务
6.1.2 产品发布会和产品推介会
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