出差邮件规范化制度模板

尊敬的各位领导、同事：
为了加强公司出差管理，规范出差行为，提高工作效率，节约成本，根据我国相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

现将出差邮件规范化制度模板予以发布，请各位同事认真遵守。

一、出差邮件规范化制度模板概述
1.1 邮件主题格式：
【部门名称】+【出差人姓名】+【出差事由】+【出发日期】-【返回日期】+【紧急程度】
1.2 邮件内容要求：
（1）出差人基本信息：姓名、工号、部门、职务等；
（2）出差事由：详细说明出差的目的、任务、地点等；
（3）出差时间：具体出发日期、返回日期及共计天数；
（4）出差人员名单：如有同事共同出差，请列出名单；
（5）交通工具：火车、飞机、汽车等出行方式及票务信息；
（6）住宿安排：酒店名称、地址、入住日期、退房日期等；
（7）预算报销：预计出差费用、报销标准等；
（8）联系人信息：出差地联系人姓名、电话、邮箱等；
（9）紧急情况应对措施：如遇突发情况，如何及时沟通、处理；
（10）附件：出差相关文件、资料、证件等。

二、出差邮件发送及审批流程
2.1 出差前，出差人需提前向直属上级报告出差计划，并在OA系统中提交出差申请。

2.2 直属上级在收到出差申请后，对出差事由、时间、人员等进行审核，并在OA 系统中审批。

2.3 审批通过后，出差人根据邮件规范化制度模板撰写出差邮件，并将邮件发送至相关部门及领导。

2.4 相关部门及领导在收到出差邮件后，对邮件内容进行审核，如有需要，可回复邮件提出修改意见。

2.5 出差人根据回复意见修改邮件内容，并重新发送至相关部门及领导。

2.6 邮件审核通过后，出差人可按照邮件中约定的时间、地点、事项等进行出差。

三、出差邮件规范化制度模板的实施与监督
3.1 公司各部门应严格执行出差邮件规范化制度模板，确保邮件内容真实、准确、完整。

3.2 人力资源部、财务部等相关部门负责对出差邮件规范化制度的实施进行监督和检查。

3.3 如有违反本制度模板的行为，公司将按照相关规定进行处理。

3.4 本制度模板如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

3.5 本制度模板自发布之日起实施，如有疑问，请及时与人力资源部联系。

四、附件：出差邮件规范化制度模板示例
【部门名称】：市场营销部
【出差人姓名】：张三
【出差事由】：参加2022年春季糖酒会
【出发日期】：2022年3月1日
【返回日期】：2022年3月5日
【紧急程度】：一般
主题：【市场营销部】张三-参加2022年春季糖酒会-2022年3月1日-2022年3月5日-一般
尊敬的各位领导、同事：
根据公司安排，我将于2022年3月1日前往成都参加2022年春季糖酒会，预计返回时间为2022年3月5日。

现将相关事项通知如下：
一、出差人员
姓名：张三
工号：1001
部门：市场营销部
职务：销售经理
二、出差事由
本次出差旨在参加2022年春季糖酒会，了解行业动态，拓展客户资源，提升公司产品市场份额。

三、出差时间
出发日期：2022年3月1日
返回日期：2022年3月5日
共计天数：4天
四、出差人员名单
无
五、交通工具
火车票：北京-成都，硬卧，车次XXX，座位号XXX
六、住宿安排
酒店名称：成都XXX酒店
地址：成都市XXX区XXX路XXX号
入住日期：2022年3月1日
退房日期：2022年3月5日
七、预算报销
预计出差费用：5000元
报销标准：根据公司相关规定执行
八、联系人信息
联系人姓名：李四
联系电话：138XXXX1234
电子邮箱：****************
九、紧急情况应对措施
如遇突发情况，请及时与我联系，电话：139XXXX5678。

十、附件
出差相关文件、资料、证件等。

敬请各位领导、同事予以关注，并给予支持与配合。

如有疑问，请随时与我联系。

谢谢。