总工办公室助理岗位说明书

总工办公室助理岗位说明书
一、岗位背景
总工办公室助理是公司总工办公室中的一员，主要负责协助总工及办公室其他成员开展日常工作，保障总工办公室高效运转。

该岗位对协调能力、沟通能力和组织能力有较高要求。

二、岗位职责
1.日常文件管理：负责总工办公室文件的归档、整理和管理，确保文件的安全可靠。

根据需要编制各类文件，如会议纪要、报告等。

2.会议组织协调：负责统筹总工办公室各类会议的组织和安排，包括会议室预订、会议材料准备、与各部门沟通协调等。

例如，最近一次总工办公室召开的重要会议，涉及公司重大决策。

作为助理，我提前联系各部门负责人，协调会议时间和地点，争取到了公司主会议室作为会议场地。

同时，我负责准备会议材料，并在会议开始前进行了一次全面的检查，确保所有资料齐全。

3.行程安排和出差协调：协助总工安排日常工作行程，包括会议、讲座和与合作伙伴的会面等。

负责总工办公室人员的出差安排，包括机票预订、住宿安排等。

例如，总工近期有一次商务出差需要安排。

我认真核对他的日程安排，联系相关部门了解行程需求，并结合最新的航班信息和酒店预订网站，为他预订了合适的机票和酒店。

4.信息统计和汇总：负责收集总工办公室相关信息，并进行处理和
汇总。

例如，统计总工的出差次数和费用，并制作报表反馈给相关部门。

5.协调沟通：负责总工办公室与其他部门之间的协调和沟通工作，
保证信息流通畅通，工作进展顺利。

三、任职要求
1.本科及以上学历，工程管理或相关专业优先考虑。

2.具备良好的沟通能力和团队协作能力，能与不同部门的成员进行
有效沟通和合作。

3.具备较强的组织和协调能力，能够有效处理多项任务和工作压力。

4.熟练掌握办公软件，如Word、Excel、PPT等，具备良好的文字
处理和表格制作能力。

5.具备较强的学习和适应能力，能够快速掌握公司相关业务和工作
流程。

6.有相关岗位工作经验者优先考虑。

四、绩效考核标准
1.文件管理：按时、准确地完成文件管理工作，共享文件和资料的
整理和归档。

2.会议组织协调：成功组织召开各类会议，并顺利完成会议前的准
备工作。

3.行程安排和出差协调：准确安排总工的工作行程和出差安排，保
障行程的顺利进行。

4.信息统计和汇总：高效收集和处理信息，准确制作报表，及时向
相关部门提供信息反馈。

5.协调沟通：及时解决各类沟通问题，保障与其他部门的协作顺利
进行。

五、岗位发展机会
该岗位是总工办公室的重要一员，有机会与公司高层领导及各个部
门进行紧密合作，提升自身的协调能力和沟通能力。

在总工办公室的
工作经验，还可以为今后晋升管理岗位打下良好的基础。

总工办公室助理岗位是一个重要且有挑战的职位。

通过有效的协调
和组织工作，助理可以确保总工办公室的高效运作，进而推动公司的
发展。

希望有志于此岗位的人员能够根据上述要求和绩效考核标准，
合理安排自己的工作，努力提高自己的能力，为公司的发展贡献力量。