外派人员费用报销制度

唯晶外派人员费用报销制度
目的
明确报销程序及要求，确保支出合理、真实
1范围
适用公司全体人员。

2定义
3.1 审批：指在审批人权限范围内，未违反公司制度情况下的复核（审）作用，
有权对有争议的费用提出质疑，并提请更高一级领导裁决。

3.2 签批：是指对该项费用有最终决定权利签字。

3.3 合法凭证：指有效的发票及签认的单据。

3职责与权限
3.1申请人：索取真实、合法凭证；整理、粘贴、填写相关凭证交部门负责人审核；
3.2部门负责人：审核并确认申请人凭证的真实性及合理性
3.3管理部负责人：负责如办公场地的租金、水电费、管理费、后勤人员交通费、电
话费等；非业务类员工工资、业务类员工基本底薪等定额工资、五险一金。

3.4财务部负责人：根据公司财务制度、公司费用报销制度及相关规定，复核费用、
报销申请和支付费用的审批。

3.5总经理：费用额度、标准的核准审批，预算外、额度外费用的签批和特殊经费的
签批。

4费用报销标准、额度
4.1个人电话费补贴；
1、员工因工出差省（广东省）外，可向公司申请个人电话费补贴人民币200元/月。

2、审批通过后由部门助理统一填写报销单并负责在每月10日前收集话费发票，经管
理部主管审核，交财务部门复审，每月一次以补贴形式定期统一发放。

3、通讯补贴要求提供有效发票，无发票不予报销，超额部分不报销。

4.2当地市内交通补贴
车辆费用报销标准及相关规定
1)原则上当月报销上月的费用，每月报销一次，最迟在费用发生后的两个月内报销
完毕，否则过期不予报销。

2)为方便管理，报销单交到管理部的时间为每月15日、25日，其他时间不受理。

3)所有报销必须在OA系统录入报销单或邮件抄送，同步于线下也走纸质报销单，
报部门负责人审批，交管理部部进行审核，由管理部统一交给财务部进行报销。

4)路桥费、停车费等，凭出车记录及真实、合法票据报销，财务部负责核查票据日
期及加油情况是否与出车记录相符；司机填报出差补贴支付证明单时需经用车人
员签名，经车辆调配负责人审批。

（出车记录记载每次出车事项、时间、去向）无
出车记录者不予报销；
5)以上费用报销额度标准超出的，由使用人自付。

6)一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失，由责任者自付，公司不予报销；
4.3差旅费
出差前，需OA填报出差申请，按批准额度办理借款，出差返回七个工作日内办理报销还款手续；
出差补贴？？？？
备注：出差期间若发生应酬费，则当天的出差补贴相应扣减。

差旅费需及时报销，无特殊情况尽量在15天内完成报销。

4.4应酬费用管理规定
1、原则上，一切的应酬费开支必须事先经过OA申请审批流程通过，若特殊情况可
在后补OA流程后给予报销。

2、所有应酬费开支都需开具真实有效的发票，若因特殊情况产生无发票消费支出时，
必须说明情况报批总经理审批同意，补发票支出，无票一律不予报销。

3、大额应酬费支出，需在OA或邮件申请中写明：应酬理由、几人同行、消费地点、
预算额度等内容，经总经理批准后方可支出核销，凡未经批准或超额部份由个人
自行承担。

4、报销应酬费时须注明：应酬人员、应酬时间、应酬事项、应酬地点、应酬结果等
简要情况说明，交该上级领导和财务部审核
5、凡不属于公司的应酬费用，一律不予报销。

如有弄虚作假，一经发现则全额扣减
或限期退还公司，并视情节轻重给予经济处罚。

6、以上应酬费额度，不包括实物礼品、礼金赠予。

凡实物礼品和礼金赠予的公关费
用都必须先OA或邮件申请，经总经理审批同意后方可列支、报销。

4.5加班。

一般情况下，在境外出差的性质，不接受加班申请。

如遇特殊情况再根据业
务情况特批。

6费用审批流程:
6.1费用报销：
6.2借支、冲借支流程
1）借支流程：
冲借支流程：
6.3物品申购流程：
6.4送礼、招待费申请流程
（11）特殊申请流程
7报销需注意事项和对单据的要求
1、在支付证明单“科目”处填上费用发生公司名称。

2、报销事由须填写详细（发生日期/月份、事由），如X月话费费用，公司X月X日—
X月X日租金一定要注明清楚，并在备注栏填写附件（发票）张数；特别事项应以黄色告示贴写清楚贴在支付证明单上；
3、所有的签名需用中文全名；
4、不要涂改任何地方，金额处涂改无效；
5、大小写金额必须填写一致；
6、使用的支付证明单按公司提供样式购买；
7、固定费用（房租/管理费/税金/等）不可和其他日常支出填在同一张支付证明单上；
8、当月费用必须在次月报完，以发票日期为准，如超期，不给予报销。

如特殊情况无
钱垫付的费用，须填写借支单；
9、费用报销需凭合法凭证报销，发票内容完整。

发票抬头按公司全称打印。

原则上无
发票不能报销，如因特殊原因未取得发票需要报销的，由报销人自行负责提供相应的发票，再附上相关原始单据，并用“黄色告示贴”注明原因贴在单据上，证明人签字证明，或购买无发票的物品，必须有购买商家开具盖章的收据或者小票，财务才给予报销；
10、原始单据必须用胶水粘贴在支付证明单后面，个人的应酬费、差旅费、交通费等各
项支出，请报销人按填写顺序粘贴相关发票并在票据后作出相关说明事项，不得使用订书机装订；如所附发票太多，需分层次粘贴，且粘贴面积不要超过A5大小；
单据粘贴时，正面朝上，金额栏向右；
11、报销单，每周二日前将上周报销单送达财务部会计；
12、公司实行报销款打入工资卡，请在报销时将开户银行与账号写在支付证单背面和
OA指定的账号上；
13、如报销时不能提供发票，请先走借支流程，待发票回来以后冲减借支；
14、在出差行程中因非工作原因修改行程的，须先经OA申请，否则不予报销该行程费
用，并给予违规警告处分。

15、不符合以上规定的报销单据，一律不予报销，退回报销人重新整理。

8财务人员审批、支付费用报销单规定
1、会计审核费用报销单时，必须核查费用报销是否在规定的标准内，核查报销金额是
否准确，发票是否符合报销业务要求、是否真实，无发票的报销单有否备注说明。

对不符合要求的费用报销单必须告之报销人退单理由；
2、费用报销如属于冲借支的，必须核查所冲借支是否与实际借支相符合，如有不符财
务审核人员有权提出异议；
3、出纳不得支付未经审批核准或审批核准手续不全的报销单；
4、财务人员坚持原则，不符合规章制度的支出必须坚决予以抵制，对有疑问的支出交
.
财务上级审核处理，审批后方予以付款。

9附则
1、本制度自公布之日起开始实施，由财务部负责解释；
2、本制度如有变动以公司另行公布为准。

财务部/管理部
2013年7月15日。