第五章 access报表

4.1 创 建 窗 体
7.数据透视图窗体 用以显示数据表和窗体中的数据的图形分析窗体。允许通过拖动字段和 项或通过显示和隐藏字段的下拉列表中项，查看不同级别的详细信息或指定 布局。
4.1 创 建 窗 体
4.1.3 建立窗体
创建窗体的方法有多种，使用向导窗体的方法和使用快速创建窗体的 方法创建窗体，使用起来都比较简单。 1．使用“自动窗体”按钮创建窗体 使用“自动窗体”按钮可以创建一个显示选定表或查询中所有字段及 记录的窗体。每一个字段都显示在一个独立的行上，并且左边带有一个选项 卡。操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“表”或“查询”对象。 （2）单击作为窗体数据来源的表或查询，或者打开表或查询，如图41-4所示。
图5-1-17 和窗体同时创建的子窗体
也可在窗体设计界面下，鼠标拖动其他窗体名称到该窗体设计界面中， 这样就相当于将拖动的窗体作为子窗体在界面中创建了。
5．创建图表窗体
（1）创建数据透视表窗体
（2）创建数据透视图窗体
（3）创建图表窗体
6．创建图表窗体
4.2 窗体的设计
无论是否使用窗体向导建立新窗体，任何细节的修改与显示的控制，都 必须在窗体设计视图中进行。
图5-1-2 切换面板窗体
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（3）自定义对话框：是弹出式窗体中的一种，用来显示信息或提示用户输 入数据，而且它总是显示在所有已打开的窗体之上。图5-1-3所示，就是一 种自定义对话框。
图5-1-3 自定义对话框
4.1 创 建 窗 体
4.1.2 窗体的类型
7种类型的窗体，如下： 1.纵栏式窗体 该窗体将窗体中的一条记录按列显示，每列的左侧显示字段名，右侧显 示字段内容。
图5-1-9 数据表窗体
4.1 创 建 窗 体
3．使用窗体向导创建窗体 使用向导创建窗体可以对窗体中的字段，窗体的布局、样式等进行选 择。操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“窗体”对象，然后双 击“使用向导创建窗体”图标，调出“窗体向导”对话框之一，如图4-1-10 所示。 （2）单击“表/查询”文本框的向下箭头符号，会出现本数据库中所有 表和查询的列表，从中选择作为窗体数据来源的表或查询的名称。 （3）在“可用字段”列表框中有所选中的表或查询中所有的字段，选 中窗体中要出现的字段，单击按钮，将字段添加到“选定的字段”列表框。 （4）重复上一步操作，新字段将添加到当前字段的下方，全部完成后， 单击“下一步”按钮，调出“窗体向导”对话框之二，如图4-1-11所示。
在步骤（2）中如果选择“自动创建窗体：表格式”或“自动创建窗体： 数据表”选项，也可以直接创建窗体。图4-1-8所示为表格式窗体，从图中
可以看出每个记录占用一行，每个字段占用一个单元格；图4-1-9所示为数
据表窗体，这时的窗体以数据表视图的形式显示出来，但它是一个窗体。
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图5-1-8 表格式窗体
图5-1-14 完成的窗体设计
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4．使用窗体向导同时创建窗体和子窗体 在Access中经常要与相关表打交道，例如在显示某个编辑的信息的同时， 显示他所负责编辑的图书情况，这时可以使用子窗体。子窗体用于在窗体中 显示来自多个表的数据。在创建子窗体前一定要注意作为主窗体的数据源与 作为子窗体的数据源之间存在“一对多”的关系。下面以“罗斯文”数据库 为例，介绍同时创建窗体和子窗体的操作步骤。 （1）用前面所讲的方法调出“创建窗体”对话框之一，在“表/查询” 下拉列表框中选择不同的表，分别向“选定的字段”列表中添加字段，如图 4-1-15所示。 （2）单击“下一步”按钮，调出“窗体向导”对话框之二，选择“带 有子窗体的窗体”单选钮，如图4-1-16所示。 在这一步中如果选择了“链接窗体”单选钮，则可以创建弹出式子窗 体。
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4.主/子窗体 窗体中的窗体称为子窗体，包含子窗体的窗体称为主窗体。通常用此窗 体显示多个表或查询中的数据，这些表或查询中的数据具有一条一对多关系。 例如，在“选课”数据库中，每名学生可选择多门课程，这样，学生表和选 课成绩表间就存在一对多关系，“学生”表中的每一条记录都与“选课成绩” 表中的多条记录对应。此时，可以用主/子窗体结构显示“学生”表和“选 课成绩”表之间的一对多关系。
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（2）数据输入：用户可以根据需要设计窗体，作为数据库中数据输入 的接口，窗体的数据输入功能也正是与报表的主要区别。 （3）应用程序流程控制：在Access窗口中可以与函数、子程序相结合， 在每个窗体中，用户都可以使用VBA编写代码，并利用代码执行相应的功 能。 （4）显示信息：可以设计一种窗体，用来显示错误、警告等信息。 2．窗体的分类 按照窗体的作用分类，窗体可以分为数据输入窗体、切换面板窗体和自 定义对话框。 （1）数据输入窗体：这是Access 2003中最常用的一种窗体，一般被设 计为结合型窗体，它主要由各种结合型控件组成，这些控件的数据来源为这 个窗体所有的表或查询的字段，如图4-1-1所示。利用数据输入窗体可以添 加或删除记录，也可以筛选、排序或查找以及其他一些工作。在数据输入窗 体上，可以使用多种类型的控件，如单选按钮、复选框、命令按钮和列表框 等。
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图5-1-10 “窗体向导”对话框之一
图5-1-11 “窗体向导”对话框之二
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（5）选择窗体的布局，在左侧有这种布局的示例，满意后单击“下一步” 按钮，调出“窗体向导”对话框之三，如图5-1-12所示。 （6）选取窗体的样式，满意后单击“下一步”按钮，调出“窗体向导”对 话框之四，如图5-1-13所示。
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图5-1-4 “新对象”下拉列表
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（3）单击工具栏上的“新对象”按钮，调出它的下拉列表，如图5-1-4所 示，从中选择“自动窗体”按钮，系统自动创建一个窗体并打开，如图5-15所示。再打开创建这个窗体所基于的表，如图5-1-5所示。
图5-1-5 系统自动创建的窗体
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5.图表窗体 利用Microsoft Graph 以图表方式显示表中数据，可以单独使用图表窗体， 也可以在子窗体中使用图表窗体来增加窗体的功能。图表窗体的数据源可以 是数据表或查询。
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6.数据透视表窗体 是为了以指定的数据表或查询为数据源产生一个Excel的分析表而建立 的一种窗体形式。数据透视表窗体允许用户对表格内的数据进行操作；用户 也可以该表透视表的布局，以满足不同的数据分析方式和要求。例如，可以 重新排列行标题、列标题和筛选字段，直到获得所需的布局。每次改变布局 时，数据透视表都会基于新的排列立即重新计算数据。数据透视表窗体对数 据进行的处理时Access其他工具无法完成的。
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图5-1-15 “窗体向导”对话框之一
图5-1-16 “窗体向导”对话框之二
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（3）单击“下一步”按钮，调出“窗体向导”对话框之三，选择“表格” 单选钮。 （4）其他采用默认设置，单击“完成”按钮。 这时通过“客户1”窗体下方的记录浏览器浏览记录时，在“订单”子窗体 中会出现订单的情况。如图5-1-17所示。
第4章 窗
体
数据库的对话框在Access中被称为“窗体”，在前面的章节中介绍 过的“表”、“查询”、“窗体”这些都是数据库的对象。窗体也是 Access中的一种对象，起着联系数据库与用户的桥梁作用。由于很多数
据库都不是给创建者自己使用的，所以还要考虑到别的使用者的使用方便，
建立一个友好的使用界面将会给他们带来很大的便利，让更多的使用者都 能根据窗口中的提示完成自己的工作，而不用专门进行培训。
4.1 创 建 窗 体
2.表格式窗体 通常一个窗体在同一时刻只显示一条记录，若记录内容较少时，空间浪 费。此时，可建立一中表格式窗体，在一个窗体中同时显示多条记录内容。
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3.数据表窗体 外观上看与数据表和查询显示数据的界面相同，数据表窗体的主要功能 是用来作为一个窗3 “窗体向导”对话框之四
4.1 创 建 窗 体
（7）在“请为窗体指定标题”文本框中输入窗体的标题，选中“打开窗体 查看或输入信息”单选钮，单击“完成”按钮，完成窗体的创建。 完成后的窗体如图4-1-14所示，这个窗体以系统默认的名字保存在数据库窗 口的窗体面板中。
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（4）单击工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，在其中输入 新窗体的名称并单击“确定”按钮，完成新窗体的创建。 用这种方法创建的窗体是最简单的窗体，从图5-1-5中可以看出窗体上的字 段（控件）和表上的字段是一一对应的，而实际上窗体上不是必须显示表中 的每个字段，但在用这种方法创建的窗体中是不能实现的。本例中窗体中所 有的属性均与相对应的表相同，但窗体也可以设置它的属性，而且窗体的可 用属性比表要多。在用“自动窗体”按钮创建的窗体中不能进行这些设置。 2．使用窗体向导快速创建窗体 用“自动窗体”按钮创建窗体虽然简便，但窗体只有一种格式。如果使用窗 体向导还可以创建其他形式的窗体，具体操作方法如下。 （1）在数据库窗口中，单击“新建”按钮，调出“新建窗体”对话框，如 图4-1-6所示，选择单击“窗体”对象，然后再选择“自动创建窗体：纵栏 式”选项。 （2）单击“请选择该对象数据的来源表或查询”文本框的向下箭头符号， 可以从调出的下拉列表中选择创建窗体的表或查询。 （3）双击该选项或单击“确定”按钮，可直接创建窗体，效果如图4-1-7所 示。
4.1 创 建 窗 体
窗体主要用来作为人机对话的界面，可以在窗体中设计美观的背景图 案；设计文本框、列表框、组合框来向表中输入数据；创建按钮来打开其他 窗体或报表；创建自定义对话框以接收用户输入，并根据用户输入的信息执 行相应的操作。
4.1.1 窗体的作用和分类
作为Access数据库中的主要接口，窗体提供了新建、编辑和删除数据的 最灵活的方法。窗体和报表都用于数据库中数据的维护，但是其中的作用不 同，窗体主要用于数据的输入，报表则用来在屏幕上打印输出的窗体中查阅 的结果。 1．窗体的作用 虽然可以使用表视图和查询视图来输入数据，但窗体的长处是以一种 有组织、有吸引力的方式来表示数据，可以在窗体上安排字段的位置，以便 在编辑单个记录或者进行数据输入时能够按照从左到右、从上到下的顺序进 行。以下是关于窗体的几种功能。 （1）数据的显示与编辑：窗体的最基本功能是显示与编辑数据。窗体 可以显示来自多个数据表中的数据。此外，用户可以利用窗体对数据库中的 相关数据进行添加、删除和修改，并可以设置数据的属性。
4.1 创 建 窗 体
图5-1-6 “新建窗体”对话框
图5-1-7 纵栏式窗体
4.1 创 建 窗 体
从图中可以看出，每个记录的数据垂直显示，即每个字段独占一行。
（4）单击工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，在其中 输入窗体的名称并单击“确定”按钮，将窗体保存，这时可以在数据库窗口
的“查询”对象中看到所创建的窗体。
4.2.1 窗体的视图
与表等对象一样，窗体也有多种视图，每一种视图使用的场合各不相同。 1．窗体的5种视图 窗体共有5种视图，当打开一个窗体后，在工具栏的最左侧有一个视图 按钮，单击此按钮，可以调出它的下拉列表，如图4-2-1所示。单击其中的 任意一个按钮，都可以切换窗体的不同视图。 上一节中完成的窗体设计（见图4-1-14）就是窗体视图。在窗体视图中， 通常每次只能查看一条记录。 在数据透视表视图中，通过排列筛选行、列和明细等区域中的字段，可 以查看明细数据或汇总数据。 在数据透视图视图中，通过选择一种图表类型并排列筛选序列、类别和 数据区域中的字段，可以直观地显示数据。 在数据表视图中，可以查看以行与列格式显示的记录，因此可以同时看 到许多条记录。 在设计视图中可以创建窗体，本节中将介绍在设计视图中如何创建窗体。
4.1 创 建 窗 体
图5-1-1 数据输入窗体
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（2）切换面板窗体：这是窗体的特殊应用，它的主要作用是实现在各种数 据库对象之间切换。切换面板窗体如图5-1-2所示。在Access中很少单独创建 一个切换面板窗体，一般是在“数据库向导”新建数据库时，由向导自动建 立一个切换面板窗体，当然Access也提供了“切换面板管理器”创建并管理 切换面板的方法。