基金会档案管理规定

基金会档案管理规定
基金会档案管理规定
为加强对基金会各项活动的记录和管理，保障基金会活动的规范化、有序化和可持续性，提高基金会工作的效率和透明度，我们制定了以下基金会档案管理规定：
一、档案的定义和分类
1. 档案：指基金会在运营和管理过程中产生的所有书面、电子和非书面记录，包括资料、文件、信函、会议记录、出版物、照片、音像资料等。

2. 档案分类：按照档案的内容和形式，将档案分为机要档案、管理档案和历史档案三类。

（1）机要档案：指基金会重要机密资料和重要保密工作的原始记录、计划、人员名单、运作方式、工作实施过程、结果、研究成果等。

（2）管理档案：指基金会与各类合作伙伴、项目、员工等相关的工作记录、工作计划、业务流程、审批流程、工作报告、市场分析、公关宣传、财务文件等。

（3）历史档案：指基金会业务成果、工作经验、各类活动、合同、协议、会议记录、招聘人事管理等。

二、档案的收集、整理和鉴定
1. 档案来源：基金会档案的来源包括基金会内部和外部，包括基金会工作和活动过程中产生的原始记录和成果报告，合同和协议、改进计划、评估等。

2. 档案整理：按照文件编号、文件时间、文件标题、文件手续等标准对档案进行分类、编目、整理、装订、装订号管理等操作，严格遵循档案保管规定。

3. 档案鉴定：按照档案管理规定，由责任人和专门鉴定机构进行档案的鉴定，发现存在问题的档案需要进行整改和归档。

三、档案的保管和利用
1. 档案保管：基金会档案应妥善保管，按照储存要求进行分类、装订、封存和存储。

档案的原件、备份和配套材料应分别存储，便于管理和维护。

2. 档案利用：基金会档案应遵守信息保护和管理规定，对于公开信息的档案，捐赠人和利益相关方可以依法使用，对于不公开信息的档案，只能在相关机构授权的情况下进行使用，严禁泄露。

四、档案的销毁和转移
1. 档案销毁：基金会档案存续期限结束后，经过鉴定确认的档案可以进行销毁，销毁应经有权机构批准，并按照规定的销毁
期限进行销毁，销毁工作应有人记录并保存。

2. 档案转移：机要档案在提交证券监管机构的情况下进行转移，经审计所审核后，保留一定年限后再进行销毁或档案转移。

五、档案管理的责任和制度
1. 档案管理的责任：基金会各级领导、业务部门负责人、档案管理员等都应对基金会档案的管理负责，制定并实施对应的管理制度与程序，对档案在储存、保管、利用、鉴定等方面进行有效的管理。

2. 档案管理制度：基金会档案管理制度应当包括档案编制、档案保管、档案鉴定、档案整理、档案借阅、档案合作、档案转移、档案销毁等内容，做到规范、具体、可操作。

结论
基金会是为社会公益而存在的机构，他们的运作和管理需要规范和有序，档案管理是基金会运作和管理的重要内容之一，需要制定出行之有效的档案管理规定策略，加强对基金会档案管理的规范化和制度化，以保障基金会活动的有序性、透明度和可持续性，更好地为公众服务。