SAP系统使用供应商须知

供应商须知
致各供应商：
为提升内部的管理和规范，我公司实施的ERP(SAP)系统将于20xx年xx月xx日正式上线，为此在如下方面将有新的要求和规定，请各供应商予以配合：
一、订单格式
我公司将使用新的采购订单格式（两种：A：带价格和总金额；B：不带价格和总金额），作为订货的依据。

其中
1．原料部分由珀莱雅集团的采购中心统一发出A种格式的采购订单；
2．包材部分由湖州工厂的供应链部门统一发出B种格式的采购订单，价格以采购中心和供应商签订的合同为结算的价格依据。

3．柜台和其他促销物料部分由珀莱雅集团的采购中心统一发出A种格式的采购订单。

二、送货要求
1．送货时间要求：
①我公司工厂正常上班周一至周六，周日休息（特殊情况有人值班）
②时间为：上午：8：00-12:00，下午：13：00-17:00。

③送货原则上在正常上班时间送货，特殊情况须提前协调沟通。

2．在送货单要求：
①送货单据上注明我公司的订单号、序号、物料编码和物料描述，数量，单位，
生产日期，生产批次号不在采购订单中,此信息需要供应商填写其真实的信息；
物料编码和品名描述严格按我公司采购订单上的信
息为准并填写完整。

②供应商送货时，随货需提供至少一式三联的送货单（两联给我公司仓库留底，
一联贵公司留底）。

③送货单原则用电脑打印，如手写，必须字迹清晰。

④原料的随货还必须附上该批产品的COA报告。

（*）
这里最好写明如果采购订单号码以及序号不对的仓库会拒绝收货。

3．送货实物标示要求：
①实物上要求作好标签标示，标示内容必须包括：我司订单号实物标签不需要订单号码，在送货单中表明订单号码即可，物料编码，物
料描述，单位，生产日期，贵公司的物料编码（如有）。

因为对品质的要求后续我们会启用批次管理，要求供应商配合批次管理，包材供
应商一种物料要求一天内一次送货，对其按照同一批次进行管理。

三、对账流程和要求
1．对账时间
我公司财务结算日以每月26日为结算日，即每月对账期间为上月26日至当月25日。

2．单据要求（4+1：即4单匹配+1张月结对账清单）
供应商对账需提供：
①经过双方签字的采购订单复印件；
② 经过我公司指定仓库收货人签字和盖章的送货单；
③ 正规发票，发票备注栏须注明我公司的采购订单号。

④ 月结对账清单（见附件二的规定格式）
3．对账流程
4．对账窗口
① 原料统一由采购中心负责从供应商核对收齐第2点要求的单据并提出付款申请。

② 包材统一由工厂供应链负责从供应商核对并收齐第2点要求的单据由采购中心提 出付款申请。

③ 柜台和其他促销物料部分统一采购中心负责从供应商核对收齐第2点要求的单
据
并提出付款申请。

xxxxxxxxxxxx 有限公司
20xx 年xx 月xx 日。