沈阳师范大学2008届毕业生档案派送实施办法

沈阳师范大学2008届毕业生档案派送实施办法
为顺利做好2008届毕业生档案的派送工作，确保毕业生顺利离校。

根据上级有关精神，结合我校实际，现特制定2008届毕业生档案派送实施办法。

具体实施细节安排如下。

一、2008年毕业生档案派送工作整体原则
我校2008届毕业生档案派送工作遵循分类整理，统一归档，学校统一派送的原则。

毕业生档案归档、派遣工作的整体时间拟定于2008年6月12日—2008年7月15日，共分三个阶段。

毕业生档案的清查、归档与转交工作由各学院全面负责。

二、毕业生档案的归档、派送工作时间安排
第一阶段：2008年6月12日---2008年6月13日，各学院主管毕业生档案派送工作的辅导员到学生处领取沈阳师范大学学生档案袋，及档案装填封条，档案派送编制表及分类汇总表。

准确核实毕业生离校人数，确认后签字领取。

档案派送编制表及分类汇总表的汇制要求详见附件。

第二阶段：2008年6月13日---2008年6月30日，各学院要认真做好毕业生档案的归案工作，毕业生档案是用人单位了解毕业生情况的重要依据，各学院负责人要根据学生实际情况确保档案材料装填完整、核实准确、快速高效。

严格填写相关明细信息，信息的填写一律用黑色铅字笔、圆珠笔或钢笔，铅笔填写无效。

核实无误后由主管2008年毕业生档案工作的负责人签字确认，并将明细表附寄粘贴在学生档案袋上。

学生档案材料装填完全后，要及时贴好档案封条，加盖印章。

对于已核对封好后的档案，各学院要进行严格档案材料归档登记工作，按要求汇总填写2008年毕业生档案派送编制表及分类汇总表（详见附件），任何个人不得随意替换或者遗漏具体相关学生归案材料。

第三阶段：2008年7月2日---2008年7月15日，各学院需上报2008年档案派送编制表及分类汇总表（每式电子档1份；文本档2份），并按照分类汇总表顺序分类捆绑学生档案，以此为主要信息依据进行档案的上交。

具体分类上交时间另行通知。

三、装填毕业生档案材料明细：
1、学生入学登记表、高考考生档案（各学院提供）；
2、普通高等学校毕业生登记表（学生处提供）；
3、毕业生就业报到通知书、报到证存根（招就处提供）；
4、学生在校学习期间历年学习成绩单（教务处提供）；
5、学位申请书（教务处提供）；
6、毕业体检表（校医院提供）；
7、学年鉴定表、综合素质测评表（各学院提供）；
8、毕业生实习鉴定（各学院提供）
9、学生加入中国共产党、共青团的材料（组织部、团委提供）；
10、奖学金登记表（各学院提供）；
11、学生在校期间获得国家级、省部级和校级各类奖励、表彰所形成的材料及登记表（各学院提供）；
12、学生在校期间受到处分材料（各学院提供）；
13、教师资格认定申请表（教师发展学院提供、师范类学生必须持有）；
14、参加社会实践登记表（各学院提供）；
15、国家助学贷款缴费通知书、助学贷款信用登记表（助学贷款中心提供）；
16、其他可供组织参考的有保存价值的归档材料（各学院提供）
四、毕业生档案派送实施办法
我校2008届毕业生学生档案派送工作实行学校统一派送的方法。

具体实施细则如下：
1、建立严格的学生档案归档制度。

学生档案归档工作主要由各学院主管学生工作领导及主管档案工作的负责人负责。

毕业生学生档案材料整理充分后，主要负责人需在档案袋上签字，标明具体归档的材料明细，粘贴项目明细，并建立档案派送编制表及分类汇总表。

档案派送编制表具体内容包括：所属学院、学生姓名、专业、派谴单位（详细地址）、学生本人签字（必须由本人填写）、辅导员或档案负责人签字（归档人）、主管学生工作领导（验收人）签字等内容。

各学院辅导员或主管档案工作的负责人需在档案派送编制表上对已归档完全的学生档案进行签字确认。

同时，应指导毕业生准确核实就业派遣的详细地址，确保档案能够
顺利派送，签字确认。

任何人不得私自代填，对于没有经学生本人准确核实而私自签字确认而影响档案的正常顺利派送的情况，追究部门负责人责任；对于因学生本人的核实不准确而造成影响不能正常顺利派送的情况，归属学生本人责任。

准确核实毕业生档案归案材料，准确填写毕业生档案材料明细表（详见附件）。

对于有缺漏的材料应及时补充，对于增改的项目应在备注一栏予以说明。

2、学生档案在学生毕业离校时由学校统一组织派送，并移交相关就业部门。

3、对于因欠缴学费、延长学制的学生或是其它原因不能正常顺利毕业的毕业生档案各学院应做存档保存，档案保留在学院，不予派送。

4、学生档案的转交与派送采取分类汇总的方法。

需要单独汇总整理的档案类别包括：
①需派送到省内各市教育局毕业生档案（学校派送）
②需派送到省内各市人事局毕业生档案（学校派送）
③定向毕业生档案（学校派送）
④办理华育代理的毕业生档案（学校派送）
⑤办理市人才就业代理的毕业生档案（学校派送）
⑥已签订就业协议的毕业生档案，全部采取学校统一邮寄的方式进行派送。

对于这部分毕业生档案的派送，本人需提供派谴单位或部门的详细地址，填写在档案派送编制及分类汇总表信息核对栏，认真填写、严格确认并签字，留下本人详细的联系方式。

学校将以此信息为依据进行档案的派送。

（学校邮寄）
⑦考取研究生学生档案和外省学生档案（没有就业协议）实行自带。

对于以自带方式进行派送的档案，学生本人需填写本人档案签收条，签字确认，即可领取个人档案，由本人转交相关部门。

五、几点需要说明的问题
1、档案派送工作是关系到学生顺利就业的重要方面，各学院主管档案工作负责人及主管学生工作领导应充分认识档案工作的重要性，本着认真负责、严格确认的态度开展档案派送工作。

2、学生档案的归档、整理、转交需经过主管档案工作负责人签字确认、学生本人签字确认及主管学生工作领导签字确认三方面签字确认程序方可完成。

任何学院不得疏漏某一环节的工作，影响档案的正常顺利派送。

对于已签字确认档案
派送详细地址而派送出去的档案，发生任何档案未能正常派送的情况全部归属学生本人责任。

3、各学院应在档案转接时，及时向学生处呈报学生档案派送编制表及档案派送分类汇总表（各电子版1份、文本版2份），以备学生处存档备案、核对信息及派送档案。

4、任何单位或个人不得私自增填或删减档案归档材料，对于误装或是漏装或是没有按规定程序签字确认而出现的影响档案正常派送问题，归咎各学院主管档案工作负责人及主管学生工作领导双重责任。

沈阳师范大学学生处
二○○八年五月三十日。