(PMB-001-1A)采购管理程序

1.目的：為使本公司之採購作業有所遵循，以滿足生產作業及訂單交期之需求。

2.範圍：1.適用於生產所需材料之採購作業。

2.適用於非生產用物料或設備之採購作業。

3.權責：採購單位及總務單位。

4.定義：無。

5.生產所需材料之作業內容與管理重點：
5.1採購作業流程如附件。

5.2採購作業程序
5.2.1採購的依據
5.2.1.1需求單位以「部門請購單」提出物料需求，並經權責單位核准後，於IE系統中結轉「請
購單」，完成後將請購單號碼書寫於「部門請購單」上，交採購單位辦理採購作業。

「部
門請購單」一式三聯，一聯由需求單位自存，其餘轉採購單位，並於達交後回覆一聯予
需求單位存檔。

5.2.1.2採購單位依據需求單位經權責主管核准後提出的「部門請購單」，進行相關的採購作
業。

5.2.2詢、比、議價與交期確認作業
5.2.2.1採購人員對需求之材料項次，如為固定合作廠商，或為唯一廠商，則可依前次採購之
單價進行議價，但每年應定期做詢、比、議價作業，並記錄之。

5.2.2.2採購人員在詢、比、議價作業中，尚需與供應商確認其交貨日期，假如供應商的交期
無法符合需求單位要求的日期時，採購人員須告知需求單位，供應商預定的交期，以利
需求單位及早採取必要的相關因應措施。

5.2.2.3採購人員在核定最適當的合格供應商發行「訂購單」前，對首次採購之材料項次或首
次採購之供應商，得要求供應商提供估價單，以供存查。

5.2.2.4採購人員每年應定期作詢比議價作業，並紀錄報價之相關資料，以維料品採購之合理
價格。

5.2.3結轉訂購單
5.2.3.1採購人員就詢、比、議價的結果，並考量需求單位的需求日期，核定最適當的合格供
應商，並結轉「訂購單」。

5.2.4訂購單審核與分發
5.2.4.1 採購人員於「訂購單」上簽章後連同其它相關文件，依核決權限規定，送呈權責主管
簽核。

5.2.4.2 簽核後之「訂購單」，一式二聯，一聯傳真給供應商後存檔，一聯待請款時轉財務單
位，並請廠商於訂購單上簽章後傳回或以電話回覆並記錄於「訂購單」上，以為訂購憑
證。

如為進口作業，則應要求廠商寄送該訂購單之P/I(PROFORMA INVOICE)，以為雙方
交易訂購之憑證。

5.3交期管理作業
5.3.1採購人員依據所發出的「訂購單」上載明的交期作定期的跟催，並且考慮進料檢驗所需時
間要求廠商於交期前交貨完成檢驗入庫。

5.3.2假如供應商無法如期交貨時，採購人員必須在原訂交貨日期之前與供應商再議定一個新的
交貨日期，同時通知物管或其它需求單位。

5.4「訂購單」變更作業
5.4.1因應事實的需要，需求單位可能會對原先的需求提出變更，採購單位有義務配合此需求變
動而變更原有的「訂購單」，並須經權責主管核准。

5.4.2因應廠商、成本、市場供需等因素，採購單位對於需求單位的需求可以提出代用料品之變
更。

採購單位在取得QVL產品代用料表明細後，得要求需求單位先提出部門請購單變更通知，再由採購單位進行「訂購單」變更。

5.4.3對於「訂購單」料號、數量、提早交期而造成跨月提前付款等內容之修改，須經由需求單
位提出部門請購單變更通知，再由採購單位執行「訂購單」之訂單變更外，其餘交期等之修改則不另作變更。

5.4.4或由於其它採購條件變動時，採購單位亦需變更「訂購單」，以便採購單位與供應商，可
以順利履行該「訂購單」。

5.5特殊採購作業
若生管單位或其它需求單位需求日期緊急，且合格供應商無法供料時，採購單位得經製造處最高主管或管理代表核准後，可向非登錄的合格供應商採購，唯該材料項入廠時，須經品保單位檢驗合格後，方可允收使用。

5.6廠商材料圖面、規格表、承認書管理
採購單位發給供應商的相關材料之圖面、規格表、承認書...等文件資料，有任何變更或修正時，採購單位必須將新的文件資料交給廠商並確認之，以確保採購之材料的規格與品質。

5.7大陸廠商採購管理
5.7.1採購對於大陸供應商之採購作業，除由大陸廠庫存品調撥外，其採購程序比照台北正常採
購流程，採購單位依據物管或其它單位經權責主管核准後提出的「部門請購單」，並開立
訂購單予大陸供應商，台北採購單位得負責協調，由大大陸創聖品保單位先行代驗規格，
合格後由供應商運回台北廠，後依照台北廠內正常收料檢驗及驗收作業，廠商支付申請依
據台灣廠內驗收入庫單為憑，採購單位並以回運至台灣入廠的日期為準以為回覆物管單位
之交期。

5.8驗收作業
5.8.1廠商交貨時，應附上「送貨單」，並註明訂單號碼、料號、品名規格、數量，連同料品交
資材收料人員辦理暫收作業。

5.8.2資材收料人員依訂購單號查核「訂購單」內容與「送貨單」是否相符，並於IE系統轉出
「採購進料暫收單」並列印之，一式一聯，轉品保單位進行進料檢驗作業，檢驗作業完成
後再轉回資材收料人員。

5.8.3進料檢驗依「進料檢驗管制程序」執行之。

5.8.4資材收料人員於IE系統中核對庫位與數量無誤後，列印「採購驗收入庫單」簽名或蓋章後
完成入庫作業。

「採購驗收入庫單」一式二聯，一聯資材倉庫自存，另一聯連同發票及其它相關資料送交採購人員。

5.8.5採購人員收到「採購驗收入庫單」後，核對幣別、匯率、交易條件等相關資料，並輸入發
票號碼及金額後，於IE系統中列印「採購驗收日報表」一式二聯，依核決權限簽核後，一聯自存，另一聯連同發票及其它相關資料送交財務單位以便核帳付款。

6.請款作業：
6.1採購應於所購物料完成入庫驗收後，就數量、單價、料號、交期等仔細核對是否與核准之訂
購單相同，並開立採購驗收日報表，後依「付款管理辦法」程序，檢附相關憑證，依核決權限簽核後送財務單位請款。

6.2如為進口作業，採購人員應於收到供應廠商的P/I(PROFORMA INVOICE)後，填製「暫付款申
請單」並檢附供應廠商的P/I送權責單位簽核後，送交財務單位做付款之作業。

6.2.1採購人員應詳細將支付方式及日期填寫於「暫付款申請單」上，以利財務請款。

7.扣款作業：
7.1供應商有下列情形之一者，採購人員得進行索賠、扣款作業處理。

7.1.1凡供應商未依買賣雙方共同訂定之合同或契約書或訂購單內容規定履行義務者。

7.1.2供應商交貨之料品,經由品質檢驗程序而發現有瑕疵者,視情形予以〝特採〞方式處理或由廠
內人員進行"篩選"或"重工"，並計算折讓金額予以扣款。

7.1.3廠商未依期交貨而導致公司重大損失者，廠商得負賠償責任。

7.1.4凡其他任何損害公司權益者。

7.2採購確定廠商之扣款金額後，輸入相關資料含扣抵之發票號碼後，列印「採購退貨折讓單」。

一式二聯，採購自存一聯，另一聯並檢附「品質異常改進聯絡單」送交財務單位以為扣款及
開立「營業人銷貨退回進貨退出或折讓證明單」之憑證」。

8.對非生產用物料與設備之作業內容與管理重點：
8.1 依「非生產用物料或設備採購辦法」規定辦理(DP-01)-內部控制制度。

9.相關資料：
9.1供應商選擇及評估管理程序（PMB-002）。

9.2進料檢驗管制程序（PMQ-005）。

9.3文件及資料管制程序（PRD-001）。

9.4品質記錄管理程序（PMQ-002）。

9.5核決權限表作業細則（WAA-003）。

9.6付款管理辦法（DA-01B）。

9.7 非生產用物料或設備採購辦法(DP-01) –內部控制制度。

附件
作 業 項 目 負 責 單 位
採購/財務單位
採購單位主管或權責主管
採購單位
採購單位
採購單位
資材物管/其它需求
單位
採購單位/需求單位。