酒店收发文件管理制度

第一章总则
第一条为规范酒店文件收发管理工作，确保文件传递迅速、准确、安全，提高工
作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店各部门的文件收发工作。

第三条文件收发工作应遵循统一领导、分级管理、规范操作、安全保密的原则。

第二章文件分类与归档
第四条文件分为内部文件、外部文件、函件、邮件、快递等。

第五条内部文件是指酒店内部各部门、各岗位之间相互传递的文件，包括通知、
报告、请示、函件等。

第六条外部文件是指酒店与其他单位或个人之间相互传递的文件，包括合同、协议、公函、邀请函等。

第七条函件是指酒店与其他单位或个人之间正式的书面通信，包括正式函、便函等。

第八条邮件是指通过邮政系统传递的文件，包括信件、包裹等。

第九条快递是指通过快递公司传递的文件，包括快递函件、快递包裹等。

第十条文件归档按照国家档案管理法规和酒店档案管理制度执行。

第三章收发程序
第十一条文件收发应指定专人负责，负责人员应具备良好的职业道德和业务能力。

第十二条收文程序：
（1）接收文件：接收人员应认真核对文件名称、数量、密级等信息，确认无误后
签收。

（2）登记：接收文件后，应在收文登记簿上登记文件名称、文号、接收日期、接
收人等信息。

（3）分送：根据文件性质和内容，将文件分送至相关部门或个人。

（4）批办：对需要领导审批的文件，按照规定程序办理审批手续。

（5）办理：对需办理的文件，指定专人负责办理，并及时反馈办理结果。

第十三条发文程序：
（1）拟稿：根据工作需要，由相关部门或个人拟写文件。

（2）审核：文件拟稿后，经部门负责人审核，必要时提交总经理审批。

（3）印刷：经审批后的文件，由办公室负责印刷。

（4）分发：将印刷好的文件分发给相关部门或个人。

（5）存档：文件分发完毕后，办公室负责存档。

第四章文件管理
第十四条文件管理应遵循以下原则：
（1）安全保密：对涉密文件，应按照国家保密规定进行管理，确保文件安全。

（2）准确无误：文件内容应准确无误，不得随意涂改、伪造。

（3）及时高效：文件传递应迅速、准确，提高工作效率。

（4）分类存放：文件应按照分类要求存放，便于查找和查阅。

第五章奖惩
第十五条对认真履行职责，工作成绩显著的收发人员，给予表扬或奖励。

第十六条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、延误等情况的，视情节轻重，给予通报批评、经济处罚或行政处分。

第六章附则
第十七条本制度由酒店办公室负责解释。

第十八条本制度自发布之日起施行。

注：本制度根据国家相关法律法规和酒店实际情况制定，如有变更，以最新版本为准。