《实验室设备管理程序》SOP

有限公司
文件名称
替代文件 无
编制部门 分发部门采购部、工程部、实验室 文件编号 版本 2008-02生效日期
实验室设备管理程序
编制：_____ _____
审核：________________
批准：________________
目录
1.0 概述 (3)
2.0 目标 (3)
3.0 适用范围 (3)
4.0 修改记录 (3)
5.0 定义 (3)
6.0 责任和义务 (4)
7.0 程序 (4)
8.0 参考文件 (12)
9.0 附件索引 (12)
内容
1.0 概述
本程序描述了设备从采购、验收、出入库管理、维护、故障维修、转移转让、闲置暂存、报废、设备档案、备件管理等全过程的控制方法和要求。

该SOP适用于科研的各类仪器设备的流通运作。

为全公司科研工作提供合格设备是我们的宗旨。

2.0 目标
本程序的目的在于通过以下的方法，规范公司设备采购、验收、出入库管理、维护、故障维修、转移转让、闲置暂存、报废、设备档案、备件管理各环节中流程及相关人员的行为和责任。

对设备的整个生命周期实现科学有效的控制，从而延长设备寿命，保障设备精度，提高设备利用率，最大限度地发挥设备资源的经济效益。

3.0 适用范围
本程序适用于本公司设备库和所有设备使用部门、采购部、工程部。

4.0 修改记录
4.1与文件编号SOP-WL-01-018版本2005-01文件名为《设备操作流程管理》相比修改
如下：
4.2文件名修改为《实验室设备管理程序》；
4.3修改、增加术语和定义；
4.4修改职责与义务；
4.5增加流程图；
4.6修改设备验收、出入库管理、故障维修、报废程序，增加设备转移转让、闲置暂存、
设备档案、备件管理程序。

5.0 定义
5.1实验室设备：指用于科研生产的为合成、分析部门服务的各类实验与分析用设备。

包括个人配备的小型设备、实验室公用设备以及分析合成部门大型设备。

5.2个人配备的小型设备（以下简称小型设备）：是指实验人员日常科研和生产所必需的
基本小型实验仪器设备，如：强力搅拌器、磁力搅拌器、循环水泵、调压变压器、旋转蒸发仪共5种设备。

此类设备以个人名义领用，个人保管，责任人为设备领用（使用）人。

5.3实验室公用设备（以下简称公用设备）：指实验室合成人员由于科研生产需要而订购
的设备，此类设备可以和其他合成人员合用，实现资源共享。

如：真空油泵、天平、紫外分析仪、烘箱、机械搅拌、小型振荡器、10L旋转蒸发器主机、红外烘箱、家庭小型粉碎机、封闭式可调电炉、摇床、制冰机、防爆冰箱、冷柜等。

该类设备由设备的申领人或实验室主管进行管理，具体的责任人以领用单的签字为准。

使用人签收后，以订购人（使用人）名义建立设备帐户而进行跟踪管理。

5.4分析合成部门大型设备（以下简称大型设备）：指分析部门和合成分离部门用于生产
科研而专业配置的价值较高的大中型的设备，该类设备都在固定资产的范畴。

如：核磁共振仪、HPLC、液氮罐、气相色谱、高效液相色谱、质谱仪、多肽合成仪、平行合成仪、蒸发光散射检测器等。

这些设备是由使用实验室签收后以指定责任管理人，一般为签收人为责任管理人，仓库以指定责任管理人建立设备帐户而进行跟踪管理。

5.5进口设备：指从国外引进后分布于各个实验室并由进出口部参与管理的设备，其中
也属于以上4种设备。

5.6外修设备：鉴于本公司实验室设备种类繁多，工程部不能维修需要公司外部专业人
员维修某些专业性较强或国家法令、法规有特殊规定和要求的维护修理的设备。

比如进口设备、大型设备需要专业公司人员维修。

5.7设备外修员：由设备厂家、供应商、厂家特约维修商、国家规定的、及本公司聘请
的具有一定专业经验和操作资格的公司外部设备维修人员。

5.8固定资产设备：价值为2000元（含）以上，使用期限为一年以上，并具有独立使用
或生产功能的设备。

5.9备库设备：是指实验人员经常使用且价格不太高的设备。

备库设备包括小型设备和
公用设备中的真空油泵。

5.10闲置：由于实验的变化、设备的更新换代或公司决策而产生的，暂时或长期不用的
完好设备。

闲置设备应有标识。

5.11暂存：暂时存放在某地的待用、备用设备。

暂存设备应有标识。

5.12设备转移:当设备的性能不能满足现有的要求，或由于实验或其它条件的变化，使原
有设备无法使用，或由于设备过剩等原因引起的设备在公司内部部门之间设备的使用权转让。

5.13设备转让：当设备的性能不能满足现有的要求，或由于实验或其它条件的变化，使
原有设备无法使用，或由于设备过剩等原因引起的与公司外部进行设备产权的转让。

6.0 责任和义务
6.1设备库及人员：负责实验室设备的收货，设备编号，入库，领用人员资格审核，出
库，设备出库后信息系统维护，设备在库外跟踪、设备闲置暂存、设备报废、设备档案等设备管理工作。

6.2工程部及人员：负责实验室设备的一般故障维修，备库设备到货等安装调试、质量
检查，备库设备的退库时质量检查，真空油泵的日常维护，配合设备报废工作。

6.3使用部门及人员：负责申购设备质量检查，负责培训操作，正确使用设备及日常维
护保养工作，领用设备的保管，有关设备维修、闲置、报废等业务的联络与配合。

6.4安全监察部及人员：设备安全事项的制定。

6.5设备采购人：配合设备库人员设备验收工作，设备发生故障等必要时与供应商的联
系。

7.0 程序
7.1设备的采购
7.1.1详见采购部制定的《采购管理程序》。

7.1.2简要说明：非固定资产设备通过PO.exe程序申购，固定资产设备在公司内网采购部
网站固定资产系统里申购申请。

非备库设备由使用部门申购。

备库设备由设备仓库人员申购，申购时向设备采购人提供设备编号范围，编号范围为上批同类设备的编号流水号顺延，要求供应商在备库设备上打钢印和写编号，备库设备申购数量应根据每两星期人事提供的合成新员工数量及现有库存量订量，保证真空泵库存量为3-10台，其余备库设备每种现有库存量5-20台。

7.2设备的验收
7.2.1到货准备
7.2.1.1 参加验收人员至少2人。

7.2.1.2 设备采购人应及时提供《采购订单》、《固定资产验收单》给设备收货人（一般为设
备仓库人员），固定资产按《固定资产验收单》接货，非固定资产按《采购订单》接货，二手设备准备好购买清单，按购买清单验收。

备库设备参加验收人员为设备仓库人员、工程部。

非备库设备参加验收人员为申购人（或其指定人员）、设备仓库人
员。

在备库设备的《采购订单》、《固定资产验收单》背面按顺序写上编号范围。

7.2.1.3 到货日期一般为《采购订单》、《固定资产验收单》上的到货日期。

设备采购人跟踪
到货日期，到货日期有变化时，设备采购人应及时向设备仓库人员提供到货最新日期时间。

到货之前，送货人应给设备仓库人员打电话约定大约到货时间，方便双方交接。

如果在单据上到货日期下午4点还未到货，设备仓库人员应及时向设备采购人反映，以便催促供应商再约定时间送货。

7.2.1.4 备库设备及较小的公用设备货物到货放置地点为2-211房间仓库，如果2-211仓库放
不下货物，可有标识整齐集中摆放在玻璃耗材仓库后面的空地上。

7.2.1.5 较大的设备在2号楼的卸货平台拆箱，精密仪器则放到实验室后再拆箱，外包装为
木板等难拆卸的设备应在网上报修系统向工程部申请拆箱，工程部准备好拆箱工具，通知物流配送人员准备搬运设备。

如果设备需暂存的放在2号楼下的鼓德温（上海）阀门有限公司仓库里。

7.2.1.6 使用部门验收人员应对仪器性能有充分的了解，仔细阅读有关资料。

工程部人员应
当配合使用部门等验收人员，保证安放设备的实验室应符合设备要求的技术条件。

包括实验室的温度、湿度、电源的负荷及电压的稳定情况，设备运转所需要的设施，如实验钢瓶、冷却水、通风或空调设备等。

7.2.2资格审查与外观检查
7.2.2.1 设备到货后，设备仓库人员根据《采购订单》或《固定资产验收单》，审查送货人是
不是指定的送货人，送货单据是否正确，确保不致收错。

设备仓库人员包括去公司外提货的提运人应仔细对其包装、外观、标牌、有关标记及包装数量进行严格检查，确保不致收错或提错，确定设备在运输过程没有浸湿、变形、破损。

7.2.2.2 数量与《采购订单》或《固定资产验收单》相符，多退少补，并让送货人在送货单
写清并签字。

7.2.2.3 包装箱上有防倾斜和防震标记已显示倾斜或振动迹象，则拒收货物。

7.2.2.4 外包装有浸湿、变形、破损，及时通知设备采购人到现场，送货人应提供破损单。

如果没有破损单，应查明原因，严重的应拒收或缓提，如要签收并发现上述问题，应让送货人在送货单上写下详细记录并签字，取得可能办理有关索赔或退货、换货手续的必要证据。

7.2.3开箱检查
7.2.3.1在货物包装、数量与《采购订单》或《固定资产验收单》相符的情况下，设备仓库
人员对货物一一开箱检查，查看设备状况，检查有无磕碰损伤，缺少零部件，变形及受潮、腐蚀等情况。

设备材料等能用目测及尺寸大小等简单测量的项目须符合合同要求，如有装箱单，按装箱单核对随机带来的各种文件、图纸、说明书、工具、附件及备件等数量是否相符。

7.2.3.2如发现错发、损伤、锈蚀、使用过的迹象等问题，则和设备采购人及时联系做退换
处理，如短缺则和设备采购人协商做退换或补货处理，以上都要作好记录，并让送货人签字。

7.2.3.3备库设备开箱要对设备编号进行检查，对照《采购订单》、《固定资产验收单》背面
上编号范围，开箱后应一一检查，检查设备上的编号是否属于我们提供的编号范围，如不属于我们提供的编号范围则要求供应商拿回更正；箱体上设备编号是否和设备上的设备编号相符，如不符则划掉箱体上的编号在旁边改为设备上的编号；设备之间的编号是否重复，如重复则要求供应商拿回更正一个。

核对后的设备编号对应到单据背面的设备编号并打对勾，防止编号重复。

7.2.3.4非备库设备开箱检查合格后，设备仓库人员在送货单上签字，至少保留一份送货单。

备库设备还需质量检查合格后才能在送货单上签字。

非备库设备开箱检查合格后，尽快由设备仓库人员、物流配送人员将设备送到实验室里，是非固定资产的设备由申购人（或其指定人员）签写《仪器设备领用单》。

是固定资产的在送货单上签字作为领用。

二手设备在购买清单上签字作为领用。

7.2.3.5注意：精密仪器则要放到实验室后再拆箱。

有的设备供应商要求上门安装、调试设
备或有些提前支付货款的设备到货时，一般情况下设备仓库人员应携带支付货款时卖方开具的送货单，其中一联送货单给送货人，送货人见单据方能给货，货品应符合8.2.2要求，不能立刻开箱进行检查，收货后应妥善保管货物，一般是隔天专业人员上门安装、调试设备，这时再开箱检查。

7.2.4质量检查
7.2.4.1开箱检查合格后要做抽样质量检查。

7.2.4.2货物抽样标准为：n≤3，全检；4≤n≤300，取样量为√n+1；n＞300，√n/2+1且
取样量最低为18，取样量数值四舍五入取整数，n为单位数量。

7.2.4.3如果抽样中有一个不符合要求，则再增加相同抽样量，只要有2个抽样不符合要求
则全部退货，并及时通知设备采购人办理退货。

对质量检查周期长的项目，可先在送货单上签字，尽量安排实验室人员领用后做进一步测试，如有不合格再及时通知设备采购人向供应商办理退换、索赔手续。

7.2.4.4备库设备中调压器、旋蒸、真空油泵、循环水泵送到工程部维修处进行检查，工程
部验收合格后方能入库，磁力搅拌器由设备仓库人员检查。

验收合格后设备仓库人员才能在供应商提供的送货单上签字。

设备仓库人员必须保留至少一份双方签字的送货单。

7.2.4.5非备库设备由申购人（或其指定人员）在确认到货设备外观良好，品名、型号规格
等与申购设备相符的情况下，申购人（或其指定人员）应组织技术责任人对设备的功能、技术指标、参数进行调试，务求达到设备规定的全部功能、技术指标。

其中属于固定资产的设备，检查合格后由申购人（或其指定人员）在《固定资产验收单》上签字，签字后交给设备仓库人员。

如有不符，应作好详细记录，分析原因，分清责任，如属设备质量问题，申购人（或其指定人员）及时通知设备管理人和设备采购人向供货商办理退换、索赔等手续。

7.2.4.6大型设备的功能及技术指标不仅应完全符合合同要求，还应考核其可靠性，考核测
试结果的重现性和稳定性，如果结果可靠，才可通过质量检查。

7.3设备的入库
7.3.1非固定资产设备验收后，设备入库人员及时在ACCPAC系统采购订单模块中的交易
和右边窗口中的进货分录里做入库登记，输入采购订单号，并将该台设备的到货日期、地点、数量等信息记录到系统中，检查无误后，点击“过帐”按钮。

通过系统打印入库单和入库单交接签收表，把入库单最后一联交给设备采购人，设备采购人核对后在入库单交接签收表上签字，之后将入库单，采购订单、入库单交接签收表及送货单归档保存。

其中系统操作详见《设备信息管理操作方法》。

7.3.2固定资产设备以设备仓库人员在送货单上签字作为入库。

7.3.3备库设备和其他需暂存在设备仓库的，应摆放整齐，做好标记。

7.3.4备库设备的设备编号已由供应商写好。

非备库设备入库后需要在设备上贴设备标签，
固定资产设备还要贴固定资产标签，设备标签规定及标号规则详见《设备编号规则
及标签规定》。

7.3.5《设备编号规则及标签规定》简单说明：每台设备有唯一一个编号，编号规则是根
据上批同类设备的编号流水号顺延逐一对每台进行编号，首次新进的设备应根据该规定拟定一个。

编号样式为：xxx 0000-yymm，其中xxx表示设备名称为字母缩写，0000为设备的流水号用数字表示，yymm为设备入库的年月用数字表示。

一般保证在设备的明显较不易脱落的地方和不易脱落较明显的地方都有编号或标签。

7.4设备仓库管理要求
7.4.1鉴于公司设备仓库库位不足，有些设备会放在玻璃耗材仓库；由于运输通道狭小，
有的大设备无法进入公司里，此时应和2号楼下的鼓德温（上海）阀门有限公司沟通好暂存在一楼里。

设备仓库管理包括2-211设备仓库地点和上述地点的管理。

7.4.2设备仓库管理要求：
7.4.2.1存放设备要做到摆放整齐，周围清洁。

7.4.2.2存放设备要做好三防工作：一防潮湿锈蚀，二防盗窃，三防设备损伤。

7.4.2.3存放设备应有相应的标识。

7.5设备资料的整理和档案的建立
7.5.1设备库人员负责收集设备的装箱单、图纸、说明书等随机带来的各种文件、设备安
装调试文件、验收报告等文件，整理建立设备档案，由设备库统一登记、保管。

设备使用人索取资料必须借用，填写《设备档案借阅单》。

如果相同的设备有2台（含）以上时，相关文件由设备库保管一份外，其余的可以由设备使用人保管使用。

7.6设备的出库
7.6.1小型设备出库
7.6.1.1基本配置发放：
7.6.1.2小型设备基本配置是作为新员工第一次领用发放的，小型设备基本配置分为FTE和
CUSTOM类型，基本配置需求由新员工所属各实验室的组长代为申领，组长进入公司内网物流部页面，网址为：/lims/new/index.asp，组长登陆“网上申领”后填写配置要求，填写完毕提交后，系统会把组长填写信息自动发邮件给设备仓库人员，设备仓库人员据此备好领用配置，填好《新员工基本配置领用单》（见附件1），通知配送人员携单集中配送。

新员工收到设备核对后在领用单上签字，保存蓝色单据，其余交给配送人员，配送人员带回交到设备仓库人员，设备仓库人员根据该单据作为原始单据，建立领用人员的设备帐户。

7.6.1.3新增发放：
7.6.1.4新增是指基本配置中设备损坏或报废后需要增添新设备而重新领取，但设备数量完
全符合基本配置要求。

实验人员应办理完退库手续后，填写《小型仪器设备领用单》（见附件2）并标注领用原因“新增”，设备库人员审核单据后予以发放，并在领用人员的设备帐户上进行相应的更改，添加相关记录。

实验人员自己负责领用设备的运输
7.6.1.5超量发放：
7.6.1.6超量是指由于工作需要必须在基本配置基础上增加设备。

实验人员填写《小型设备
领用单》，并标注领用原因“超领”，经组长及以上签字后到设备仓库领取，设备库人员核实后发放并在领用人员的设备管理帐户上进行相应的更新。

实验人员自己负
责领用设备的运输。

7.6.1.7小型设备的系统出库：
7.6.1.8设备库人员每天收集一次当天发生的《新员工基本配置领用单》和《小型仪器设备
领用单》，并对单据进行编号，编号规则见8.16，按照单据编号先后在设备管理系统出库模块做出库操作。

7.6.2公用设备的出库：
7.6.2.1发放：
7.6.2.2由设备仓库人员、配送人员协助送货，申购人（或其指定人员）在《固定资产验收
单》上签字作为领用。

非固定资产的公用设备由申购人（或其指定人员）填写《小型仪器设备领用单》签字即可。

真空油泵属备库设备，填写《小型仪器设备领用单》即可。

7.6.2.3公用设备的系统出库：
7.6.2.4设备库人员每天收集一次当天发生的和当天其它的《小型仪器设备领用单》并按年
月日和流水号对单据进行编号，按照单据编号先后在系统出库模块做出库操作。

是固定资产的公用设备由申购人（或其指定人员）在《固定资产验收单》上签字即作为出库。

是非固定资产的公用设备申购人（或其指定人员）在领用单签字即为出库。

7.6.3大型设备的发放及出库：
7.6.3.1由设备仓库人员、配送人员运输发放。

申购人（或其指定人员）在《固定资产验收
单》上签字即作为出库。

7.7设备的使用、培训、维护
7.7.1设备操作规程、设备的使用、操作人员培训由设备领用人负责编写和指导，必要时
向设备供应商咨询。

7.7.2设备的日常维护和保养由设备领用人负责，设备使用人和工程部进行维护和保养，
也包括由设备供应商提供的定期维护和保养。

7.8设备的库外跟踪管理
7.8.1设备发放出仓库后设备库人员应根据“设备管理信息系统”中的信息周期性到实验
室跟踪设备的运行情况、使用人员情况、设备标号是否脱落、设备标号是否同领用
人员相匹配、设备是否闲置。

跟踪实际信息同系统信息不符时应同领用人协调查清
原因；实验室一旦出现设备流失或遗失，应立即通知设备库人员和实验人员的主任
并跟踪处理结果。

7.9备件管理
7.9.1备件计划的制订
由设备仓库人员对上期的备库备件进行统计、汇总成表，发给工程部。

工程部根据设备的技术要求、使用状况和历史维修情况规定出最高和最低库存量，将此信息交给设备仓库人员。

随着公司的发展和设备的数量，备库备件的统计应随之增减。

7.9.2备件的采购
7.9.2.1乡间采购部制定的《采购管理程序》，备库备件由设备库人员申购经部门主管批准后，
交付采购部进行采购。

备库备件入库前，由设备仓库人员和工程部对备件的数量，包装加以确认，发现问题时应及时通知设备采购人，设备采购人接到通知后，应负责及时与供应商联系处理。

非备库备件由采购部申购。

7.9.3备件的库存管理
7.9.3.1设备仓库人员应按照“专用备件按设备类别贮存，通用备件按品名分类贮存”原则
定点存放，加以标识以便查找。

7.9.3.2工程部维修人员领取备件时填写《备件领用记录》，如果是更换领用且价格≥50元的
备件则采取交旧换新制度，设备仓库人员将已损坏备件做好标记，不得流通，统计后报废处理。

7.9.3.3设备仓库每月向工程部提供1份备库备件盘存表，以便设备维修人员及时了解库存
情况。

7.10设备故障维修
7.10.1详见由工程部制订的《实验室设备维修管理制度》
7.10.2简要说明：设备发生故障，应立即停止作业，实验人员应第一时间在公司设备报修
网页上按要求填写，发送报修请求，在设备明显地方做好故障标识，工程部维修人员收到报修信息后及时上门进行维修，修好后，维修人员将维修信息写在公司报修网站上。

7.10.3工程部不能自行维修或不能及时维修而实验人员急用发生故障损坏的小型设备，可
以办理退库，实验人员可以再领同样设备，而较小的公用设备暂放在实验室里也可以暂放在设备仓库，而较大的公用设备及大型设备应暂放在实验室里，等待设备外修员维修。

工程部将无法维修的外修设备记录在报修网站上，系统自动向采购部人员发邮件作为提出设备外修申请，系统也自动抄送给设备库人员、报修人。

7.10.4采购部人员收到邮件后确定设备的保修期限，协调设备外修员上门维修，采购部人
员在报修网站上登记维修公司、维修人员、联系电话、上门维修时间等信息后系统自动发邮件告知设备报修人、设备库人员、工程部人员。

超过保修期的设备需要设备外修员的维修报价，经采购部主任批准，价格较高则由财务部审核总裁办批准后，方可确认由设备外修员进行维修。

7.10.5设备外修员到公司后直接和采购部人员联系，之后由工程部人员陪同维修设备，维
修合格后由报修人验收并在《设备外修记录单》签字确认，如果是电器方面等设备维修还须由工程部人员验收签字确认，签字后把《设备外修记录单》交给采购部人员，采购部人员在报修网站上登记维修合格，系统自动发邮件给设备报修人、设备库人员、工程部人员，维修完毕。

7.10.6如果设备外修员需将设备带走维修，则需在《设备外修记录单》记录保外维修，和
设备库人员、报修人三方签字确认，方可拿走设备，采购部留存单据原件，单据复印件交给设备库人员、报修人、设备外修员，采购部人员凭单在报修网站上登记该信息，负责跟踪。

设备外修员在《设备外修记录单》登记维修信息或提供其公司的维修报告。

设备外维修员修好设备后在《设备外修记录单》签字确认，报修人及工程部人员验收签字确认。

该单据交给采购部人员并记录在报修网站上，系统自动发邮件给设备库人员、工程部人员、报修人。

设备外修员也无法维修的设备则按以下
8.15做报废处理。

7.11设备事故处理
7.11.1在此所说的事故是指由设备引起导致公司财产和人员伤亡，分为一般事故、重大事
故、特大事故三类，事故处理办法由安全监察部制定。

事故发生后公司各部门参与协助安全监察部。