学院系学生会日常工作制度

学院系学生会日常工作制度
第一章公物管理制度
一、本会公物是指归属本会管理、使用和维护的各种物品，包括本会的办公用房、印章、
办公工具和用品等。

二、本会干部应珍惜爱护公物，正确、合理地使用公物。

三、本会公物仅限于处理本会工作之用，任何集体或个人不得使用公物进行与工作无关的
活动。

在办公用房内应保持清洁，本会办公用房禁止任何人喧哗、吸烟和进行各种不文明活动。

四、除指定部门管理的公物外，本会公物由办公室统一管理、安排使用和维护。

五、需要使用非本单位管理的公物，使用单位须向管理部门协商使用事宜，并办理使用登
记手续，例行工作需要周期性使用办公用房的，须在学期初办理使用登记手续，临时需要使用办公用房的单位，应提前至少一天向管理部门协商并办理使用登记手续。

使用登记办法由办公室另行制定。

六、公物的管理部门应定期整理所管理的公物，办公用房的管理部门应定期清洁办公用房，
办公用房的使用单位应在使用后对办公用房进行清洁。

公物的管理和维护情况由办公室不定期检查。

七、印章、会徽、会旗等涉及本会名义的公物的使用，须经主席批准。

本会印章只能用于
各种通知、证书、文件和信函等事务性文书。

八、使用本会公物需要借出的，必须在向办公室提出申请，说明用途、使用时间，填写出
借单，并由使用单位负责人签字。

九、借出物品必须按时归还，并保证其完好，借用办公用房的，使用后借用单位应做好清
洁、锁门等善后工作。

若物品因使用不当而造成损坏和不能正常归还的，负责人或当事人负责赔偿，并申报原因；故意损坏的，通报批评或处分。

十、滥用或侵占公物的，按法律法规和校规校纪对当事人进行处分。

第二章文档管理制度
一、文档是指文书、档案等原始的或电子的材料，包括的内容如下：上级部门下发的有关
文件；学生会组织的章程、制度；学生会下发的各类文件；学生会成员的详细档案，个人简历及小结；学生会及各部门的工作计划、总结和重大活动的方案（活动形式、内容、时间、地点、参加人员、效果等）；学生会及各部门的会议记录、工作摘要及工作大事记；学生会及各部门的各种简报、情况通报、通知；宣传板与海报的底稿或样本；学生会及各部门的公共财务登记情况；考勤、考核的有关材料；兄弟系或院下发的有保存价值的各种材料；学代会的有关资料；各类活动图片资料；其他有价值的资料。

二、本会人事档案的管理由办公室负责，其他文档的管理也由办公室负责，各部门允许保
存与本部门工作相关的文档的副本。

办公室应做好文档的分类、保存等工作。

三、本会干部任职开始时，办公室应为其设立人事档案。

人事档案作为干部考核的参考材
料。

四、各部门和各活动项目的承办单位应为本会文档管理做基础工作，重视文件资料管理工
作，指定专人负责文件资料管理工作。

五、各部门和各活动项目的工作计划和总结是本会文档的重要组成部分。

各部门应在每学
期开学四个星期内把学期（学年）工作计划送档，应在每学期最后三个星期前把学期（学年）工作总结送档。

我会主办的各活动项目的承办单位应在活动项目结束后一个星期内把活动项目的计划和总结一并送档。

送档的资料须是主席团批复的资料。

六、送档的资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整誊写。

七、主席、副主席、办公室主任可直接查阅文档，其他人员在上述干部在场时可以查阅文
档。

八、因工作需要外借文档的，时间最长不超过一个月，要求继续使用的，应办理续借手续。

经办人应作借出登记，归还时撤销登记。

借用人在日用过程中应保证文档完好无缺，到期归还或续借。

九、每学期末，文档管理部门应清点文档，督促借出人归还。

十、各部门送档的资料作为年度评优等工作考评的参考材料。

第三章例会制度
一、会议的召集和周期
1、全委会议由主席、秘书长决定召集，必须在每学期期初和期末各召开一次。

2、主席团会议由主席决定召集，每两周召开一次。

3、部长会议由主席决定召集，每两周召开一个。

4、院学生会全体成员例会由办公室负责召集，每月召开一次。

5、全体学生干部会议由主席团决定召集，至少每学期召开一次。

6、部门会议由部长决定召集，每月一次以上。

二、会议的职权和内容
1、全委会根据章程的授权行使学生代表大会闭会期间的议事和决定权，审批工作计划和总结、重大人事安排以及各项规章制度等。

根据少数服从多数的原则，超过全体委员五分之四以上出席的全委会议上，超过半数委员同意的议案成为委员会决议。

全委会的会议内容由办公室协助主席统筹安排，也可以由委员在会议上动议。

2、主席团会议内容为作出工作计划和总结、重要事情决策等。

3、主席团会议内容为讨论、布置工作。

4、部长会议内容为通报工作动态，布置工作任务，各部门汇报工作，交流工作经验和
信息等。

5、全体干部会议的内容为学期（或学年）工作动员和总结，通报和传达重大信息等。

6、部门会议的内容为本部门工作动员和总结，通报工作动态，布置工作任务，交流工作经验和信息等。

7、XX系学生会应每两周召开一次全体干部例会。

（1）会议由主席团和正副部长参加；
（2）会议每周一18：00在学生会活动室（食堂三楼）。

8、XX系学生会全体成员例会的内容为布置工作与阶段性总结；
9、任何人不得无故不参加例会。

凡因故不能参加会议，需向自律部事先请假（副主席需向主席请假）未事先请假而迟到或早退者记一次无故不到。

每学期累计三次无故不到者按动退出学生会处理。

10.会议开始前由自律部点名。

缺席、迟到或者早退者均在点名册上注明。

11.参加例会的全体成员应严格遵守会场纪律，未经允许，不得随便走动，不得大声喧哗。

12.各部门应保持每月一次以上的部门内部例会。

会议由本部门部长和全体干事参加。

并做会议记录，会议时间和地点由本部门自行决定。

第四章信息宣传制度
一、定义：信息资源包括学生会系统所开展的各种活动信息，学生会内部联系交流信息，
学生会对外联络交流信息，学生会与校外公司企业以及其他单位交流合作及开展活动的信息
二、来源：信息源包括学生会系统内部（办公室、记者团及其他部门），学校有关部门，
外部公司、企业以及其他学校、单位，以及通过其他各种渠道反映上来的信息。

三、管理：
1、学生会各部门应本着认真负责的态度，及时收集、整理、保存、使用好各种信息
资源。

2、各部门要充分利用各种信息资源，如涉及其他部门的，可与其他部门协调，合作
使用。

如涉及学生会整体的，应及时上报主席团，由主席团根据实际协调处理。

3、各部门应在学生会工作电脑以及在各部门的文件柜中建立专门的信息专用文件夹。

四、各部门及时按照规定将各种活动信息(如活动申请、活动简介、活动总结等)交到办公
室负责整理，编辑部负责发布。

五、对于比较大型的活动，宣传部、办公室应充分利用自身反应快的特点，及时作好信息
采集工作，并迅速及时地通过各种渠道向外界发布。

六、各部门要注意信息资源的保存与积累，以利于以后工作的开展。

七、办公室要及时整理并向主任汇报,主任负责向主席团汇报.
第五章财务管理制度
XX系学生会财务属XX系集体所有，经费主要用于各部门开展活动和学生会本身的办公开支。

经费使用应做到认真预算，厉行节约，妥善保管，规范结帐。

具体细节如下：
一.学生会活动经费院团委统一管理；
二. 每项活动开展之前，相关部门必须本着节约的原则对活动中的经费支出状况作出严格
的预算，并将具体金额写入活动计划书，经部长、分管主席签字后交办公室，由办公室主任上报院团委批准。

三. 活动结束后，各部必须由专人根据经费实际支出状况，凭有效票据（发票发面必须由
经手人签字并写上经费用途）到办公室报销。

各部一律凭有效报销凭证（发票）统一报帐。

发票应写清明细，报帐时发票背面注明详细用途和经手人。

如有特殊情况只能用收据报帐时，需有主席亲笔签名。

日常工作中不报销交通费、通讯费及工作餐费，如有特殊情况需报销者需由主席签字批准。

四. 学生会的各项经费，由办公室进行严格的财务登记。

设立学生会总帐户。

所有帐目、
现金及报销凭证由学生会办公室保存。

办公室另设各部明细帐目，随时记录各部收支状况。

五、学生会报帐周期为一个月，在举行学生会主席团例会时统一报销。

六、任何人不得转借挪用学生会活动经费。

七、各部创收过程中，应向付款企业开具加盖学生会公章的收据，收据由主席签发。

八、各部设立本部帐户，并由部长负责记帐、报帐和上交收入。

九、各部取得资金收入结算后，必须三天内向主席团汇报并将现金上交学生会办公室入帐。

其他活动收入必须全数上交，不得作任何形式的扣除。

十、举办大型活动应先作出经费预算并报主席团做最后审批。

举办活动如需提前垫付大
额现金（200元以上），应事先请示主席，审批通过后方可支取现金。

活动结束后应立即上交金额发票。

十一、主管财务的办公室应每月小结财务收支情况，交主席团例会审议。

为了增加活动经费的透明度，学生会办公室定期制作财务清单，向学生会内外公布，每个学期末向全校同学公开财务使用情况。

以加强各方面的监督。

第六章活动申请审批制度
一、为了规范学生会活动的申报和审批程序，保证学生会的各项活动健康有序地进行，同
时也为了更好地理顺学生会工作思路，积累学生会工作的经验，完善学生会文档资料的管理，特制定本制度。

二、各部门于活动开展前一至两周到办公室主任处领取《活动申请登记表》和《活动简介
表》，并至少于活动开展前一周将《活动简介表》交到办公室主任处。

至少于活动开展前五天先交主管主席，再由指导老师审批。

三、对于涉及校外单位及校外单位赞助的大型活动，负责部门必须至少于活动开展前半个
月到办公室领表并登记（程序参照第二条），同时必须与活动策划书将活动的详细情况交由主管主席，送交主管老师审批。

各部门无权开展未经审批的活动（日常活动除外）。

四、如无特殊情况，各部门必须严格按照审批活动的范围和权限开展活动。

如遇特殊情况，
活动主要负责人必须及时将情况报告主管主席。

如须更改活动计划的由主管主席批准。

更改计划中涉及经费问题的由主管主席审批后通报主席团。

五、对第四条涉及的情况主管主席能够及时解决的应及时解决，但须将情况通报主席团。

如主管主席不能及时解决的，必须立刻交由主席团讨论决定。

六、如遇紧急情况，活动项目的负责人有权根据实际情况处理活动过程中的突发问题，但
事后应将详细情况向主管主席汇报，主管主席向主席团通报。

七、活动结束后五天之内，活动的相关部门必须及时做好活动的总结，并及时将《活动申
请登记表》交到指导老师处，由指导老师签署最终意见。

八、活动结束后一周内将完整的登记表交到办公室主任处备案，由主任签发文档入库收据。

原则上凭该收据报销活动经费。

九、《活动申请登记表》和《活动简介表》参见附表
第七章学生会值班制度
一.值班是每一个学生会成员都履行的职责，每一个学生会成员都应认真对待。

二.从周一到周五安排至少三名XX系学生会所属成员在办公室(8415)值班。

三.值班时间：周一到周五7：30～12：00,14：30～18：00
四.值班人员准时到岗值班，不迟到，不早退。

五.值班人员必须在签到本上签到，否则以缺席处理。

六.每天的值班人员要注意卫生，在下班前将办公室打扫整理，以保持干净、整洁的工作
环境。

七.认真对待每一位访者，做好值班记录，有礼貌地接听每个电话，并尽力为同学服务。

八.办公室人员每天对值班情况进行统计，并作书面记录，以评优评差。

九.值班请假必须由部门部长同意，并安排好替班人员，且须有书面假条。

第八章工作流程制度
一各部门在依职权开拓工作空间、主旨校园文化活动时，应提前向主席团提出书面请示，从而将部门的思路融入整个学生会发展大局。

活动书面策划经主席团审批后，在活动之前，必须根据活动需要制定活动分工职责进度表。

二在活动完毕后，各部门及时向主席团总结，汇报工作，并将活动有关资料在部内保存的基础上一式二份交主席团和办公室存档。

三活动完毕后，各部门应及时召开部门会议，总结工作，交流思想。

四各部门应及时完善部门工作制度，切实执行，并建立有效的内部监督制度，以保证正常运行工作高效规范开展。

第九章卫生保洁制度
一当周值日部门必须每天清扫办公室，保持地面整洁无污垢。

二保持墙壁的整洁，无乱画乱贴现象，无蜘蛛网。

三定期清洁窗户和清洗窗帘，保持玻璃的明亮和窗台的整洁。

四定期清洁日光灯及电风扇，保持其无蜘蛛网、无积灰。

五定期对室内盆栽进行养护，做好环境美化绿化工作。

六禁止在办公室内吸烟、随意吐痰、乱扔瓜果皮核和纸屑等杂物。

遇此情况，学生会任何成员都有责任有义务进行制止。

七禁止在办公室内存放垃圾，值日人员应及时清理垃圾。

八保持垃圾箱周围整洁、无蝇。

九室内桌椅要摆放整齐，无灰尘，无杂物堆放。

十工作资料，办公用品要摆放整齐。

重要文件要妥善保管，谨防丢失。

十一做好电脑、电话机的清洁和保养维护工作。

十二每学期开学、放假前都要进行一次大扫除。

十三各部门如因工作所需借用办公室，必须提前与办公室主任协商并登记，使用后务必打扫干净，将桌椅及其他物件摆放整齐。

十四各部门须建立值日制度，自律部负责不定时抽查。

评分方式：按10分计，分五方面进行检查评分。

1. 地面3分，有灰尘、烟头、纸团等杂物扣1-2分；
2. 墙壁2分，有蜘蛛网、乱贴乱画现象扣1分；
3. 办公用品1分，摆放不整齐不清洁酌情扣0.5-1分；
4. 门窗玻璃2分，不清洁酌情扣0.5-1分；
5. 桌椅灯扇2分，有灰尘、污垢酌情扣0.5-1分。

第十章海报管理制度
一校园海报分类：
1、XX系学生会活动海报、通告
2、XX系学生会商业活动的海报、通告
3、XX系通知，表彰
4、XX系公示
二校园海报张贴点：
西区： 1．书山广场
2．宿一～宿四宣传板
3．宿五、宿六宣传板
4．宿八宣传板
5．食堂入口
东区： 1、食堂门口
2、宿九宣传板
3、其他可张贴海报地点；
三具体执行细则：
1.活动的海报、通告若要张贴于校园公共海报栏，由系学生分会对其内容进行审核后
方能张贴。

2. XX系商业活动的海报需由系办对其内容审核后方可张贴。

第十一章钥匙管理制度
一 XX系活动室门钥匙由办公室统一管理，交由主席团、副主任、各部部长掌握使用。

各部门档案柜、抽屉钥匙由部长掌管，采用个人负责制。

二办公室须做好新任干部钥匙的配发、离任干部钥匙的上缴，以及钥匙的使用、丢失和补发情况的登记工作。

三未经主任同意，任何部门、个人不得将钥匙私自转借。

如有发现将严肃处理。

四未经主席团同意，任何部门、个人不得私配钥匙，一经发现，由办公室收回原钥匙及私配钥匙，并报主席团严肃处理
五不慎丢失钥匙者请速报办公室，查明属实后由办公室负责重新配发，费用由丢失者承担。

第十二章请假制度
一、请假规则
1、请假分事假、病假、公假三种。

事假，因私人或家庭亲属的重大事件确无法按时
参加学生会活动或会议而提出的请假，一般情况下不得请事假；病假，因身体健康原因确无法按时参加学生会活动和会议而提出的请假；公假，因参加学院组织的考试或
班级有课程安排，确无法按时参加学生会活动和会议而提出的请假。

2、学生会干部因病、因事、因社会工作等原因不能按时参加学生会活动和会议，必
须办理请假手续，否则通报批评，并按《学生会成员奖罚制度》处理。

二、请假程序
学生会干部请假，应事先写好请假条，说明请假的原因和时间，请假要有充足理由，一般应从严掌握；写好后请假条，交送XX系学生办公室张老师。

三、准假权限
1、学生会成员请假，应由办公室主任负责把关。

2、任何人不得带他人请假。

3、假条要由本人亲自交与张老师，并当面说明情况。