设备技术档案管理制度

设备技术档案管理制度
关键信息项：
1、设备技术档案的定义和范围
2、档案管理的责任部门和人员
3、档案的收集、整理、归档流程
4、档案的保管要求和期限
5、档案的查阅、借阅规定
6、档案的保密措施
7、档案的销毁程序
8、违反制度的处罚措施
11 目的
为了加强设备技术档案的管理，充分发挥设备技术档案在设备管理、维护、维修和技术改造等工作中的作用，特制定本制度。

111 适用范围
本制度适用于本单位所有设备的技术档案管理。

12 设备技术档案的定义和范围
设备技术档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、
维护、修理、改造、更新直至报废的全过程中形成的具有保存价值的
文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

包括但不限于设备的设计
文件、制造工艺文件、安装调试文件、使用说明书、维修手册、操作
规程、检验报告、运行记录、故障处理记录、技术改造方案和相关图
纸等。

13 档案管理的责任部门和人员
131 设备管理部门为设备技术档案管理的主管部门，负责设备技术
档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

132 各设备使用部门应指定专人负责本部门设备技术档案的日常管
理工作，包括档案的记录、整理和定期移交等。

14 档案的收集、整理、归档流程
141 设备购置时，设备管理部门应收集设备的相关技术资料，包括
设计文件、制造工艺文件、检验报告等。

142 设备安装调试过程中，安装调试人员应记录安装调试的过程和
结果，形成安装调试报告，并移交设备管理部门。

143 设备使用过程中，设备操作人员应按照规定填写设备运行记录、故障处理记录等，设备维修人员应填写维修记录和维修报告。

144 各部门定期将设备技术档案移交设备管理部门，设备管理部门
对移交的档案进行审核、整理和归档。

15 档案的保管要求和期限
151 设备技术档案应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、
防潮、防虫、防盗等设施，保证档案的安全。

152 档案应按照设备类别、型号等进行分类存放，便于查找和利用。

153 重要的档案应制作副本，分别存放，以防丢失。

154 设备技术档案的保管期限分为永久、长期（10 年以上）、短期（5 年以下），具体保管期限根据档案的重要性和使用价值确定。

16 档案的查阅、借阅规定
161 内部人员因工作需要查阅设备技术档案时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。

162 借阅档案时，应填写借阅申请表，经设备管理部门负责人批准后，办理借阅手续。

借阅期限一般不超过 15 天，如需续借，应办理续
借手续。

163 借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案，归还时应保证档案的完整性。

17 档案的保密措施
171 设备技术档案涉及单位的技术秘密和商业秘密，应严格保密。

172 对机密档案应采取特殊的保管措施，限制查阅和借阅人员的范围。

173 未经批准，任何人不得泄露档案中的机密内容。

18 档案的销毁程序
181 对超过保管期限的设备技术档案，应进行鉴定。

经鉴定确无保
存价值的档案，按照规定程序进行销毁。

182 销毁档案应编制销毁清单，由设备管理部门负责人审核，单位
领导批准后，指定专人负责销毁，并永久保存销毁记录。

19 违反制度的处罚措施
191 对未按照本制度要求收集、整理、归档设备技术档案的部门和
人员，给予批评教育，并责令限期整改。

192 对因工作失误造成设备技术档案丢失、损坏、泄露机密的人员，视情节轻重给予相应的处罚，直至追究法律责任。

110 附则
1101 本制度由设备管理部门负责解释。

1102 本制度自发布之日起施行。