公寓物业项目部对外发文管理规定

公寓物业项目部对外发文管理规定
为规范项目部对外发文管理工作，现制定如下规定：
一、拟稿
1、正常工作业务范围内的发文，由项目部各部门自行负责起草；
2、项目部对外公关及礼仪性事务的发文，一般由总经理办公室负责起草；
3、法律性事务及其他涉及项目部重要经营性事务的发文，一般由公司负责起草。

二、格式
对外发文的对象分为合同合作单位和无合同合作单位两种，合同合作单位采用《工作联系单》的形式，无合同合作单位采用《项目部对外发文》的形式。

发文格式包括内容有：标题、发文编号、主送单位、正文、附件、落款（印章）、年月日、抄送部门，必要时增加密级、缓急程度等。

1、发文标题要求准确、简要概括文件主题，并标明文种（如发函、回函、通知、通报、申请等），公关性文函或其他简短的发文，可不写标题。

2、发文，原则上只允许有一个主送机关，如需要同时向几个业务单位发文，可以抄报或抄送形式，不得多头主送。

3、除综合性工作外，应执行一文一事，发文内容要力求简短，主题突出，用语严谨，对可能引起经济纠纷的部分要慎重考虑措词，避免引起误解及不必要的麻烦。

4、发文编号，一般以“润城发字[××年]第××号”形式登记。

5、公文中的数目字，除编号、统计报表、专用术语以及其他必须用阿拉伯数字的以外，一般都用汉字书写。

6、发文日期，需将年月日全部标出（必要的可加入当日具体时间）。

7、如有附件，应当写在正文之后，落款之前，并注明附件的名称和件数。

8、保密发文，应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。

9、紧急公文，应根据紧急程度，分别注明“特急”、“急”。

10、正式发文要求用A4纸打印。

三、类别
以上所述对外发文，包括纸版、传真、电子邮件等各类文件形式。

四、审批
正常业务类发文，应首先由承办部门负责人进行审核，再向各系统主管责任人最终审查批准。

五、发送
经审核批准的正常业务类发文，需办理盖章手续，由资料管理员统一进行编号，盖章后留存复印件，原件交承办部门发出，所有对外发文均需统一装入信封，以密封形式发出。

六、存档
正常业务类发文，承办部门需留复印件一份；
七、其它
1、各部门职责范围内起草的对外发文，由各部门负责人对其内容负责；
2、发文办理中遇有涉及其他部门的事项，应及时与相关部门沟通、协商，协商不能取得一致的，由综管部协调，处理不了的问题应及时报请上级领导决定；
3、各部门及有关人员，应严格执行保密及管理规定，不得私自公开对外发送文件的内容，严禁出现文件或资料泄密、损毁、丢失情况；
4、除项目部总经理特批外，所有对外发文在未办理审批或盖章手续前，均不得发出，
如出现员工个人对外发送文件的情况，则由发文人自行承担全部责任，必要时还将追究其法律责任。