驻外办事处合同管理规定

驻外做事处合同管理规定
1．目的
增强销售分企业驻外做事处合同的签署、保存、存档等
管理工作，减少失误，提升企业经济效益，保障企业经营工
作的健康发展。

2．合用范围
销售分企业驻外做事处
3．执行
销售分企业驻外做事处人员
4．职责
销售分企业驻外做事处的销售合同由业务员签署，驻外
做事处经理审察，销售分企业经理同意。

5．制度
销售分企业驻外做事处在签署销售合同前，一定仔细了
解对方当事人的状况，主要包含：对方当事人主体资格、经
营权限、履约能力、资信状况以及对方签约人的签约权限等。

做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和
能力，保证所签合同有效、有益。

营销人员应增强学习《合同法》、《民法公则》等。

签
订销售合同，一定严格恪守国家的法律、法例、政策及其余
相关规定。

签署合同时，一定以保护企业的合法权益和提升
经济效益为主旨，禁止借签署销售合同营私舞弊、损公肥私。

因合同签署的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应
按其过错或成心所造成的伤害结果，肩负相应的行政责任，
经济补偿责任甚至法律责任。

销售合同在正式签署前，一定按规定执行企业的合同
管理方法、程序与权限，以各样方式（书面、电话、传真、
电子邮件等）上报审察，经销售分企业经理同意后，方能正
式签署。

对合同所波及的信息费、佣金、回扣等花费的支付，
一定执行企业的《财务管理方法》。

4销售合同的签署必定要做到合法性、严实性和可行性。

签署合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的执行、款项的回收肩负责任，负责究竟。

责任人一定完好地收会合同执行过程中产生的所有书面凭据，并妥当保存。

如合同履约过程中出现困难或问题，需要更改、增补或排除的，一律采纳书面形式（包含当事人两方来往的函电等），执行合同签署的审批程序，获取同意后，方可执行。

如合同执行过程中，出现纠葛的，经两方磋商完成一致建议的，签署书面协议，由两方署名并加盖法人公章或合同专用章。

经磋商仍没法解决的，由企业指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法办理。

经济合同专用章应严格按受权范围使用，禁止滥用、代用或借用，禁止
在空白合同文本上盖印。

经济合同专用章应
由专人妥当保存，如有丢失，除立刻登报申明作废和向公安
机关报案外，还要追查相关责任人的经济责任和行政责任。

综合管理部按业务部门分别成立合同档案和用户/客户
档案。

每一份合同有一个企业一致的编号。

合同档案包含合
同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、更改、增补、
排除合同的协议（包含文本、函电）等，均应妥当保存，如
有丢掉，企业将追查相关人员责任。

用户/客户档案要包含
名称、地点、联系人、联系电话及用户的自然状况等。

管理
综合管理部按业务部门分别成立合同档案，由分企业一致编号，档案内容包含：合同正本、副本、附件。

文本签收记录。

更改、增补、排除合同的协议。

综合管理部/驻外做事处应按用户/客户成立用户档案，内容包含。

用户名称、地点、联系人、通信方式。

用户自然状况。

我企业供给产品/备件、日期、安装使用状况、售前、售中、售后状况。

执行合同状况
质量/技术问题办理状况（表格）
综合管理部按产品/备件成立管理台帐一式二份，一
份于次月5日前上报财务部，一份销售分企业保存备查，内容包含：
合同号
合同标的
签约日期，结算日期，经办人。

用户名称
产品/备件名称，数目 /明细
合同作为企业对外经济活动的重要法律依照和凭据，
相关人员应守旧合同奥密，禁止存心或无心愿外界泄漏合同信息。

合同档案和台帐应严格保密，未经同意，没关人员不得查阅。

企业按期对合同管理工作进行查核，并逐渐将合同签约率、合同文实质量、合同执行状况、合同台帐记录状况等归入企业对营销人员和驻外做事处的工作业绩查核范围。

任何人擅自转让合同，一经发现，企业对相关责任人赐予开除办理，并追查其法律责任。

7本规定公布之日起执行。