探讨如何加强中职学校学生档案管理工作

探讨如何加强中职学校学生档案管理工作
1.中职学校学生档案管理的必要性
1.1学生档案管理有助于中职学校教学体制推陈出新
中职学校是面向市场需求培养人才，所以必须以市场需求为导向。

因此，学校必然要在教学环节、教学计划、管理机构和功能等方面不断推陈出新，紧握时代脉搏。

但是，推陈出新肯定带来学生学籍管理、学生奖惩办法、就业分配制度等方面的改变，所以学生档案必须也从内容、形式到范围都随之改变，不能墨守成规，必须探索适应学校体制的新的学生档案管理之路。

1.2学生档案管理工作有助于提高学生思想认识，促进良好学风形成
学籍档案记录的内容是评价学生在校学习情况和表现的凭据。

所以，學生就读期间，通过学籍档案记录，可以规范自己的行为，明确努力的方向，并自觉遵守校纪校规，形成良好的学风。

考虑到学生档案管理在中职学校教学中的重要性，积极利用到这些对于中职生思想政治工作将具有重要作用。

1.3学生档案管理为学生走入社会提供历史依据
学生走向人才市场，毕业生能否为用人单位所接纳，除了看他所持的证件、学历以及谈吐举止外，无一例外地要参阅他本人的档案材料，档案记载是否详实，是否优秀很大程度上决定用人单位对学生的看法。

2、中职学校学生档案管理目前存在的问题
2.1领导不够重视
目前大部分学校的领导对学生档案管理不够重视，没有认识到学生档案管理的重要性。

而工作负责人员不仅事情繁琐、辛苦，还很清苦，如果劳动成果得不到肯定，会严重挫伤工作积极性，导致工作上失去进取心，责任心下降等思想的出现。

2.2管理体制不够完善，管理比较混乱
目前由于中职学校的档案管理受到忽视，所以导致管理体制不够完善，管理比较混乱。

比如没有把档案管理工作的质量好坏与绩效挂钩、没有专门的机构或
人员对工作情况进行考评、没有开展争优创先活动，没有制订各种完善工作措施的档案管理制度等等。

2.3 收集资料不够完整
学生学籍档案的建立从入学到毕业，周期有几年的时间，当中涉及的内容繁多，数量繁多，如果没有完善的制度、专门的机构、负责的人员往往造成学生档案收集不够完整，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性。

2.4 硬件设施达不到档案管理要求
目前很多中职学校的学生档案管理设施都达不到档案管理要求，学校不注重此方面的资金投入，导致不符合档案管理中恒温、恒湿、防盗、通风、防火的要求，不利于学生档案的长期存放。

3. 提高中职学校学生档案管理的途径
3.1加强宣传，提高档案管理认识
中职学校要深入开展依法治档，依法用档的学习宣传活动，让师生知道档案部门是做什么的、档案室里有什么、档案与我们的日常生活和切身利益有什么关系，从而认识到档案管理工作的重大意义。

都来关心档案工作，帮助协调解决各种问题。

3.2完善学籍档案管理体制，提高管理意识
必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。

一是要规范和建立学生档案资料归集制度；二是各部门要分工负责，各司其职，按时间完整、详实的收集交由档案管理部门汇总；三是要通过考核管理制度和激励机制来提高档案管理质量。

3.3建立归档材料收集制度，切实做好原始材料管理工作
中职学校学生档案材料的收集共分三个时期：一是入学时之前的档案资料，要在招生时就抓紧收集；二是要注重收集学生在校期间学习、参加各种活动、组织关系变化等相关资料；三是毕业时期，也是最关键的时期，这时要对一个学生整个在校期间的情况进行总结和评价。

3.4加大档案保管硬件设施建设
中职学校要加强对档案硬件设施的投入力度，一是要配备专门档案管理用房，做到了办公、储存、查阅的三分开。

二是对档案管理设备提档升级，购置档案密集架、档案柜、档案管理软件等设备，安装防盗门窗，配置档案专用电脑、除湿、消防等设施，使库房达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等“八防”要求，优化了档案室的储藏环境。

总之，做好中职学校的档案管理工作对促进教学体制改革、提高学生思想认识，促进良好学风形成、为学生走入社会提供历史依据具有十分重要的意义，我们必须高度重视目前所存在的问题，在今后的工作中加强宣传，提高认识，制订规范有效地管理制度，进一步提高学生档案的收集和管理质量，加大投入，用科技手段来提高录入和保管水平，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。