物业档案管理制度及职责

一、目的
为了加强物业管理工作的规范化、科学化、信息化管理，确保物业档案的完整、准确、安全，提高物业服务质量，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于本物业管理公司所有物业项目的档案管理工作。

三、职责
1. 档案管理员职责
（1）负责物业档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

（2）负责编制档案目录、索引，确保档案资料的查阅方便。

（3）负责档案资料的保密工作，确保档案安全。

（4）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。

（5）负责与各部门沟通，及时了解档案需求，提供档案服务。

2. 部门负责人职责
（1）负责本部门档案的收集、整理、归档工作。

（2）负责监督本部门档案管理员的工作，确保档案资料完整、准确、安全。

（3）负责对本部门档案的借阅、销毁等工作进行审批。

（4）负责组织本部门档案的定期检查、清理和更新。

3. 物业经理职责
（1）负责公司档案管理工作的整体规划、组织、协调和监督。

（2）负责审核、审批重要档案的借阅、销毁等工作。

（3）负责组织公司档案管理制度的修订和完善。

（4）负责对公司档案管理工作进行考核和奖惩。

四、档案管理要求
1. 档案分类
（1）按档案性质分类：如行政管理档案、工程技术档案、财务档案、人力资源档案等。

（2）按档案来源分类：如内部档案、外部档案。

2. 档案收集
（1）档案管理员应主动收集各类档案资料，确保档案资料的完整。

（2）各部门应按照档案管理要求，及时向档案管理员移交档案资料。

3. 档案整理
（1）档案管理员应按照档案分类标准，对档案资料进行整理、归档。

（2）档案资料应按照时间顺序、重要程度等进行排列。

4. 档案保管
（1）档案资料应存放在专用档案柜内，确保档案安全。

（2）档案资料应定期进行清洁、防潮、防虫、防火等工作。

5. 档案借阅
（1）档案借阅需经档案管理员审核，并办理借阅手续。

（2）借阅档案应妥善保管，按时归还。

6. 档案销毁
（1）档案资料达到销毁期限，需经档案管理员审核，并办理销毁手续。

（2）销毁档案资料应按照国家有关法律法规进行。

五、奖惩措施
1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度，造成档案资料遗失、损坏、泄密等行为的个人和部门，进行批评教育，并依法依规进行处理。

六、附则
1. 本制度由物业管理公司负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。