记录控制制度

记录控制制度
为规范记录管理，保障体系的建立、实施和持续改进，依据
神华集团《煤化工企业安全风险预控管理体系要求》及乌海能源公司相关规定，制定本制度。

本制度规范了记录的设置、标识、发放与填写、保存、处置、
检查与考核。

本制度所称“记录”是为安全风险预控管理体系的连续运行
和结果提供证据的文件。

本制度合用于公司各部门及生产厂(以下简称各单位)。

公司安健环部负责规定体系记录控制的具体要求。

各单位根据本制度，统一规范开展记录管理工作；各单位负
责本业务领域记录的设置、标识、发放与填写、保存、处置、检查与考核。

记录是相关制度得到规范执行的具体体现，记录要具有针对性、实用性，惟一性及其与制度的关联性。

记录的信息应具备对所描述客观事实的完整的可追溯性，记录内容应包括标题、日期、内容、相关人员签字等栏目。

记录类型包括记录、表格、合同、报告、通知、文件等形式。

记录的批准、修改等执行《内蒙古利民煤焦有限责任公司文件制定及控制管理制度》。

形成《记录清单》(见附件 1 ) ，为记录提供查询索引。

记录表样应附于其所属的相关制度后。

统一按如下规则确定记录的编码：
WHNYLM/ * * － XX －JLXX
记录编号
制度的编号
制度
乌海能源公司利民公司简称* *: ZD 代表制度。

示例： WHNYLM/ZD－01－JL01表示：利民公司第一个制度的第一
个记
录。

各单位业务部门负责发放本业务领域的记录。

记录的填写要保证客观、及时、完整和准确。

记录填写要字迹清晰、避免涂改，如浮现填写错误，需在
涂改处加盖更改章。

记录填写过程中浮现的空白项，统一打“/”号代替。

制度中要明确规定记录的保存地点、期限，记录的保存期
限应与其重要程度相符。

应按月、季度、年等时间顺序及时采集整理记录，并分类
装订成册，编制目录，记录的保存应遵守公司档案管理的相关规定。

保存记录的环境要适宜，应防潮、防火、防蛀，防止损坏
和丢失；以电子媒体形式存在的记录应采取防病毒、防磁化或者做备份等方式进行保护，以防止丢失或者损坏。

各单位根据相关规定，自行落实记录的查阅、超期限记
录的处置等工作。

各单位根据本制度要求，落实相关工作。

公司安健环部联合相关职能部门，对各单位执行本制度
情况进行监督考核。

本制度由公司安健环部负责解释。

本制度自二O一五年五月一日起施行。

附件： 1.WHNYLM/ZD－008－JL01 记录清单
附件
记录清单
编号： WHNYLM/ZD－008－JL01
记录名称相关制度记录编号
保存
地点
备
注保
存
期
序号。