收付款管理制度

收付款管理制度
一、目的及范围
本制度的目的是为了规范企业收付款管理的流程和操作，并确保资金的安全性
和合规性。

本制度适用于企业的所有部门和职员，包括财务部门、销售部门、采购部门等。

二、收付款管理流程
1. 收款管理
1.1 客户信息维护
•销售部门在与客户建立业务合作关系后，将客户信息录入客户信息管理系统，并定期进行更新和维护。

•客户信息包括客户名称、联系人、联系电话、开户银行等。

1.2 销售订单的开立和批准
•销售部门根据客户需求，开立销售订单。

•销售订单需经销售主管审批，并包含客户的详细信息、商品或服务的种类和数量、价格、交货期等。

1.3 发货和提供服务
•发货部门根据销售订单的要求和库存情况，及时发出商品或提供服务。

•发货部门需要在发货单上注明客户信息和发货日期，并送交相关部门进行确认。

1.4 发票开具和寄送
•财务部门根据销售订单和发货单信息，开具相应的发票。

•发票需经财务部门审核，并在规定时间内寄送给客户。

1.5 收款确认和登记
•收款部门根据客户的支付方式（如电汇、支票、现金等），及时确认客户的付款，并在财务系统中登记收款信息。

•收款信息包括收款日期、金额、付款方式等。

1.6 欠款催缴和处理
•收款部门定期对欠款客户进行催缴，并记录催缴过程和结果。

•如果客户长时间未付款或拒绝支付，将由销售部门与客户协商解决，并视情况采取法律手段。

2. 付款管理
2.1 供应商信息管理
•采购部门在与供应商建立业务合作关系后，将供应商信息录入供应商信息管理系统，并进行定期更新和维护。

•供应商信息包括供应商名称、联系人、联系电话、银行账户等。

2.2 采购订单的审批和签订
•采购部门根据业务需求和采购计划，编制采购订单。

•采购订单需经采购主管审批，并包含供应商的详细信息、商品或服务的种类和数量、价格、交付期等。

2.3 收货和验收
•仓储部门在收到供应商发货后，根据采购订单进行收货和验收。

•收货人员需核实商品的数量、质量和规格是否与采购订单相符，并及时通知采购部门。

2.4 发票收取和确认
•财务部门在收到供应商的发票后，通过对比采购订单、收货单和发票信息，核实发票的准确性。

•发票审核通过后，财务部门确认发票，并在财务系统中登记付款信息。

2.5 付款申请和审批
•采购部门根据确认的发票信息和付款条件，填写付款申请表，并提交给财务部门。

•付款申请需经部门负责人或财务主管审批。

2.6 付款执行和登记
•财务部门根据付款申请，及时执行付款，并在财务系统中登记付款信息。

•付款信息包括付款日期、金额、付款方式等。

2.7 欠款支付和处理
•财务部门定期对欠款供应商进行支付，并及时记录支付过程和结果。

•对于长时间未支付或拒绝支付的供应商，采购部门需要与供应商协商解决，并保留采取法律手段的权利。

三、管理标准
1. 内部控制
•各部门需建立健全的内部控制制度，确保收付款管理过程的合规性和透明度。

•相关职员需严格按照制度规定的流程和步骤操作，不得违规操作或私自处理资金。

2. 信息管理
•各部门需要建立并维护客户信息和供应商信息的数据库，确保信息的准确性和完整性。

•相关职员需要定期更新客户信息和供应商信息，确保信息的时效性。

3. 付款条件管理
•采购部门需与供应商协商确定合理的付款条件，并在采购合同中明确规定。

•财务部门需根据付款条件和实际支付情况，对付款申请进行审核和执行。

4. 催缴和风险控制
•收款部门需要定期催缴欠款客户，并记录催缴过程和结果。

•针对风险较高的欠款客户，可采取适当的措施，如限制交易、减少信用额度等。

四、考核标准
1. 流程遵循
•各部门职员需按照收付款管理流程的步骤和要求进行操作。

•对于违反流程规定或操作不当的情况，相关职员将受到相应的批评和纪律处分。

2. 数据准确性
•各部门需确保客户信息和供应商信息的准确性和完整性。

•财务部门需要保证收款信息和付款信息的准确记录和及时更新。

3. 风险控制
•收款部门需要妥善管理和催收欠款，确保风险控制措施的有效性。

•采购部门需要与供应商建立良好的合作关系，及时处理欠款供应商的问题。

4. 内部协作
•各部门之间需要密切协作，共同完成收付款管理的工作。

•需建立信息共享和沟通机制，以提高工作效率和工作质量。

五、附则
本《收付款管理制度》自颁布之日起执行，同时废止之前相关制度的适用部分。

本制度的解释权归企业职能部门所有，并保留最终修改和解释的权利。

制度的执行过程中如出现问题和困难，可及时向上级部门汇报并寻求支持与解
决方案。

编制部门：企业职能部门
审批部门：企业高级管理层
生效日期： 20XX年XX月XX日。