适用于中小企业的办公室管理规定

适用于中小企业的办公室管理规定Create self, pursue no self. This is a classic motto, so remember it well.
办公室管理制度
1.目的
为了明确公司制度,让公司员工行为规范有则可依,特制定本制度
2.适用范围
办公室工作人员
3.内容
上下班规定
3.1.1 上班时间为8:00-12:00 13:00-17:00,公司实行门卫考勤,请各位同事配合门卫工
作
3.1.2 上班须提前5分钟到岗,早餐在8:00前吃完
3.1.3凡迟到者遇以下情况均按缺勤半天处理：一个月内迟到时间在十分钟含以内的超
过三次或十分钟以上二十分钟含以内超过二次或二十分钟以上三十分钟含内超过
一次、全年共迟到次数不论时间长短达六次；迟到半小时以上半天以内按缺勤半
天处理；迟到半天以上按旷工处理.相关处罚可参见奖惩条例
3.1.4办公室人员应衣着整齐,不要求统一着工作服,特殊规定除外
3.1.5上班时所有来电须在铃响三声内最好第一声后接起,并称呼“你好”,讲完后轻放
电话.上班如有急事需打私人电话,要尽量少说,不得用电话聊天
3.1.6 为保持与上级、员工、客户之间的信息畅通,所有员工离开坐位时须将手机随身携
带,以方便联系
3.1.7 在上班时须说普通话,不得说家乡话
3.1.8 同事间称呼以全名、英文名或职务,称呼方式应文明、礼貌
3.1.9 不得在办公室嘻闹、喧哗扰乱办公秩序,上班时间不允许听MP3等做其他与工作
无关的一切事务
3.1.10上班时间除中餐时间可在食堂、会议室或会客室吸烟外,其他时间、其他地点均
严禁吸烟
3.1.11 公司员工应主动、及时向直属上级汇报工作进展情况,并主动反馈上级安排工作
的相关进度；遇到问题应及时向上级反馈,以求得到最快的解决方案
3.1.12 公司员工实行“问责制”,同事之间应该相互帮助,在工作中如遇到需要帮助的
同事应主动协助对方
3.1.13员工办公桌上应按“7S”要求保持整齐有序,请勿将除手机、水杯之外的个人物
品、食品放在桌上.所有办公用品尽量做到统一颜色,忌五颜六色,办公桌前的屏
风贴纸应及时整理原则上不超过四份文件,下班前应将桌面上所有文件物品整理
好
3.1.14办公室空调温度一般夏天设定值不得低于24℃,冬天不得高于28℃,由专人控制,
其他人员不得随意调整
3.1.15到下班时间大家应主动关闭窗、灯和机器电源,最后一个离开办公室的人员在确
认办公室电源、窗、灯在关闭的状态下后,方可关门离开
请假休假规定
3.2.1需请假含调休的人员到人力资源部领用请假单后并据实填写
3.2.2 一天含以内请假由部门负责人审批；一天以上三天含以内请假由部门主管或经
理审批,三天以上请假由副总经理审批
3.2.3 请假分事假和病假两种,事假将不予发放工资；病假凭病历和医生开具的休假单
可享有80%的工资
3.2.4 国家规定的相关法定假日,如元旦节、春节、劳动节、国庆节以及婚、产假等均
将按国家规定实行
加班规定
3.3.1公司每位员工须按时完成当天本职工作,不得以下班时间已到拖延工作,尤其是
有关外部联系的岗位,不得以下班为由让对方改时间
3.3.2 所有加班者应按规定填写加班申请单,加班者不享受加班工资,原则上予以调休
冲抵
电脑管理
3.4.1公司所有电脑编入固定资产管理并统一编号,每台个人电脑由使用人管理、使用
和保养
3.4.2个人电脑可设置用户密码,但须在人力资源部统一登记,登记后不得随意更改,若
有特殊情况需更改的应及时到人力资源部作修改
3.4.3所有电脑的桌面和屏幕保护程序统一采用公司的产品图片或空白,不得使用任何
带个人性质的图片
3.4.4公司实行权限上网制度,部分电脑可以上网,但不得利用网络做与工作无关的事
情,如、MSN聊天、搜索无关网页等.禁止电脑上安装游戏软件,发现有游戏软件
的应主动删除
3.4.5所有电脑均实行区域网络共享和打印机共享,如遇电脑出现硬件问题,使用人不
能解决的,由使用人负责填写请购单请购相应的硬件
3.4.6所有的电脑常用应存放在D盘实行电脑资料备份,每月初由人力资源部对其个人
使用的相关资料进行一次备份
3.4.7为了方便公司内部电脑信息资料的流通,公司发放优盘给部分员工使用,持有优
盘者均为暂时保管人；没有优盘而又需要借用的,可在专人处领取,借用的优盘
应当天借当天还；公司禁止使用非公司提供的优盘、移动硬盘或光盘.
文件管理
3.5.1 员工所用的文件夹均使用统一颜色,如生产部用文件夹统一为‘红色’,采购部
统一为‘绿色’,物控部统一为‘蓝色’,其他部门统一为‘黑色’
3.5.2 文档的排版均按统一格式,打印均统一字体和字号,如文档的标题统一为‘黑
体’,文档的内容统一为‘宋体和小四’,英文字体为‘Arail’
3.5.3 文件的打印或复印应以节约为原则.文件打印前,应先确定该文件是否必须打印,
在预览无误后再按下“打印”键,避免多次有误文件打印的情况造成纸墨浪费
3.5.4打印或复印文件时,能用二手纸的尽量使用二手纸,但财务、业务和采购等部门
涉及到公司机密的二手纸应由本部门人员及时销毁,不得再次利用办公室用品领用规定
3.6.1 办公室用品由专人负责管理
3.6.2 公司员工在领用办公用品后,请进行实名登记
3.6.3 办公用品采用个人使用、保管为原则,未经同意,请勿在未经他人同意的情况下使
用他人领用的物品,出现借用后应即时归还
图书借阅
3.7.1 为提高公司员工的学习积极性,同时提升专业知识和综合素质,公司有部分图书和
光盘可供公司员工借阅
3.7.2 公司图书和光盘由人力资源部专人负责管理,借阅人经登记后可带回家阅读,不
允许在上班时间阅读,借阅时间最长不超过一个月
3.7.3 公司图书或光盘一经借出,由借阅人负责保管,有损坏或遗失的情况,须按原价赔
偿
3.7.4 具体目录可另阅公司图书一览表
信息的保密
3.8.1公司实行工资保密制度,每位员工不得向其他人询问或透露收入情况,一经发现,
双方开除处理
3.8.2对于公司商业秘密的文件和资料不得以信件、电话、传真以及电子邮件等形式
向外传播. 未经授权,不得接受新闻媒体或其他调查询问涉及到公司商业秘密
以及未向外界公开的生产、经营、技术和管理情况等.如有违反立即开除,同时
公司有权落实相关责任并追索经济损失
公告栏
3.9.1公告栏由人力资源部负责张贴
3.9.2公司通过“公告栏”向员工宣传、解释、说明有关公司政策、制度以及政府法
规、政令、通告等
未尽事宜请参照公司其他规定,本制度最终解释权由人力资源部所有
我已认真阅读完办公室管理制度,对所述规定表示认可并签字同意:
协议书
本人已在入职前认真阅读完办公室管理办法,对其内容表示认可并签字同意.
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