协同办公系统及内部邮箱使用管理手册

OA协同办公系统使用管理手册
一、总则
为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设保障文件和各种信息快递快捷畅通，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化，标准化和规范的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。

二、组织职责
OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。

职责如下：
1、综合部门是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。

主要职责为：
⑴、负责制定OA系统规章制度；
⑵、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；
⑶、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；
⑷、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；
⑸、负责OA系统内容各大功能模块信息内容更新的监督；
⑹、负责对系统内的保密设置进行定期检查；
2、OA系统管理员负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。

主要职责为：
⑴、负责OA系统软件的配置升级管理；
⑵、负责OA系统的数据备份；
⑶、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；
⑷、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；
⑸、负责系统用户注册、注销等管理；
⑹、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。

3、信息人员负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。

主要职责为：
⑴、负责现有用户、及新增用户的审核；
⑵、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。

三、基础管理
1、试用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。

每天最好上班期间登陆进OA办公。

2、表单处理流程所涉人员，在接收后待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。

如有特殊情况造成无法使用OA系统的情况下，必须将所有或部分权限给关联人员，保证各类业务正常流转。

3、每位OA用户的登录名和密码应予以严格保密，以防他人盗用账户。

4、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。

在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

5、OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新；人事公告和日常行政公告由综合部统一发布管理。

四、应用管理
流程模块的使用，各流程节点的办理人应及时审批出来流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人办理。

五、安全保密
1、OA系统的所有用户，不得利用利用OA系统从事危害集体和他人利益的活动，不得制造和输入病毒以及其他危害系统安全的数据。

2、OA系统中所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。

不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

3、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA 系统中的内容，更不许下载受控的内容。

六、网络维护
为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；
1、公共OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；
2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；
3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；
4、不得对网络运行进行人为设限。

七、附则
1、本制度由公司总经理批准后执行。

2、本制度未尽事宜按公司有关规定执行。

3、本制度完整适用于企业内部邮箱
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批准：。