质量管理体系文件控制程序范本

文件控制程序
1．目的范围
为对公司与体系有关的文件进行控制,确保公司文件与资料按程序运作、发放、回收、更改，防止使用失效和作废的文件，使体系得以有效运作。

本程序适用于本公司与质量有关的各类文件和资料的控制。

2．管理职责
2.1总经理负责批准发布质量管理手册，管理者代表负责质量管理手册的审核。

2.2各部门负责相关文件的编制、使用和保管，并送行政部备案。

2.3行政部负责管理手册、程序文件及其相关文件的管理、控制，并负责组织对现有体系文件的定期评审工作。

2.4各部门负责本部门与体系有关的文件的收集、管理和归档等，防止丢失。

3．工作（管理）流程
作废
4．控制（管理）方法
4.1文件分类及保管
4.1.1质量管理体系方面的方针、目标、指标、管理方案、管理手册、程序文件由行政部备案保存。

其保存期限均为至文件换版。

4.1.2公司第二级体系文件分为两类：
a)部门工作手册，作为各部门运行管理体系的常用实施细则，包括：管理标准（部门管理制度等）、工作标准（岗位责任制和任职要求等）、技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）、环境/职安体系相关工作文件、部门记录文件等，由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；
b)其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由各相应的业务部门保存、使用。

4.1.3公司级管理性文件,如各种行政管理制度由综合部保存；部分外来的管理性文件，包括与体系有关的政策，法规文件和技术文件资料等，由技术管理部保存。

4.2文件的编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
a）管理手册：
公司代号FJ-体系代码QS-手册编号01手册中各章以章节号区分。

b)程序文件：
公司代号FJ-程序文件代号QP–程序文件序号01。

例如：FJ–QP-01
表示公司实施的质量/环境/职业健康安全管理体系中第1个程序文件。

c)记录：公司代号FJ-记录代码QR-编号001；
例如：FJ-QR-001
表示公司质量管理体系第1份管理记录。

d）三级文件：公司代号FJ-三级文件代码WI-编号001；
例如：FJ-WI-001
表示公司质量管理体系中第一份三级文件。

版本号：均有A0版开始，每次变更后则更改为A1、A2等
4.3文件的编写、审核、批准、发放
a)质量管理手册由行政部负责组织编写，程序文件由行政部牵头，各部门负责编写相
应程序。

管理手册由管理者代表审核，上报总经理批准发布。

程序文件由各部门经理或其授权人审核，管理者代表批准发布，独立使用；管理手册、程序文件由行政部负责登记、发放至二级部门，三级部门所需的程序文件由所属二级部资料员负责登记、发放；
b)各部门工作手册由各二级部门组织编写、汇总，三级经理审核，二级经理或其授权人批准，必要时报管理者代表批准，由相关二级部资料员负责登记、发放，报行政部备案。

跨二级部门使用的工作文件统一由行政部登记、发放至相关二级部，二级部资料员负责登记、发放至相关人员；
c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。

文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。

4.4文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。

所有受控文件必须在该文件封面上加盖表明其受控状态印章，并注明发放号，详细见管理手册附录文件《管理手册及程序文件分发清单》。

4.5文件的更改
a)管理手册由行政部组织更改，填写《文件更改申请》，说明更改原因，记录文件修改情况，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由行政部发放。

程序文件由管理者代表批准后更改，其余要求同管理手册。

行政部应保留文件更改内容的记录；
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》，说明更改原因，经原审批部门审批，由各相应二级部门资料员进行更改、发放、处理。

如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；
c)文件更改时应在版本号和修改状态中予以体现。

当文件变更时，状态号由0、1、2、3……依次递增，版本号由A、B、C……依次递增。

如需要作重大修改，则程序文件进版，其余小的变更只需变更状态号。

d)所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，并作好记录，以确保有效文件的唯一性。

4.6文件的领用
文件因破损或丢失而需要新文件时，需填写《文件借阅、复制记录》办理领用手续。

因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。

4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
a)与体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b)各部门文件由本部门资料员保管。

行政部定期对各部门文件保管情况进行检查；
c)对受控文件，各部门资料员应及时更新本部门使用文件的《部门受控文件清单》，将清单副本报行政部备案；
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.7.2资料员及时从所有发放或使用场所撤出作废文件，加盖“作废”印章，或在文件每页正面使用不可擦除的笔划“X”或“/”表示文件作废，确保防止作废文件的非预期使用；
a)因为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应盖“仅供参考”印章作出适当的标识；
b)对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》经管理者代表批准后，由相关部门进行处理。

4.8文件的借阅、复制
借阅、复制与体系有关的文件时，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后向相应资料管理人借阅、复制。

复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。

4.9外来文件的控制
4.9.1收到与产品技术有关的外来文件交行政部，由其控制分发以确保有效。

4.9.2收到与环境/职安有关的外来文件交行政部，由其控制分发以确保有效。

4.9.3行政部负责收集相关国家、行业国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。

详见《标准、外来技术文件资料的管理办法》。

4.9.4各职能部门负责向行政部报送本职能部门工作适用的法律、法规及其他要求；行政部负责汇总适用的法律、法规与其他要求，按各部门所需控制发放以确保有效。

详见《法律法规及其它要求控制程序》。

4.10行政部组织对现有管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改,执行4.5条款规定。

4.11对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4.12作为管理记录的文件应执行《记录控制程序》。

4.13设计、工艺文件的管理应执行《产品设计定型后的技术文件和资料管理办法》、《电源产品设计定型前的技术文件和资料管理办法》以及《客户定制的电源及其配套产品的设计与文件资料管理办法》。

5．相关文件
5.1《记录控制程序》
5.2《法律法规及其它要求控制程序》
5.3《标准、外来技术文件资料的管理办法》
6．形成记录
6.1文件发放、回收记录
6.2文件借阅、复制记录
6.3部门受控文件清单
6.4文件更改申请
6.5文件销毁申请。